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Errores comunes que todo empleador debe evitar

Debe revisar los Formularios I-9 inmediatamente después de completarlos para asegurarse de que no cometió estos errores comunes:

En la Sección 1, los errores que comúnmente cometen los empleados incluyen:

  • Falta de nombre impreso, apellido de soltera (si corresponde), dirección o fecha de nacimiento
  • Falta de número "A" para el empleado que selecciona "Residente legal permanente"
  • Falta de número "A" o del número de admisión del Formulario I-94 para el empleado que selecciona "Extranjero autorizado a trabajar hasta"
  • Falta de la firma del empleado o de la fecha de testimonio
  • No haber completado la Sección 1 cuando el empleado comenzó a realizar el trabajo remunerado
  • No haber hecho una marca de verificación para indicar que el empleado da testimonio de ser un ciudadano o nacional de los Estados Unidos, un residente legal permanente o un extranjero autorizado a trabajar hasta una fecha especificada; o haber hecho varias marcas de verificación para indicar más de una de las opciones mencionadas anteriormente
  • Falta del nombre, dirección o firma del asesor o traductor (si corresponde)
  • Falta de la fecha en la casilla de certificación del asesor o traductor (si corresponde)

En la Sección 2, los errores que comúnmente cometen los empleadores incluyen:

  • Falta de un documento aceptable de la Lista A o de documentos aceptables de la Lista B y la Lista C registrados en el formulario
  • Falta del título del documento, de la autoridad emisora, los números o la fecha de vencimiento de la documentación presentada
  • Falta del título, nombre o dirección comerciales
  • Falta de la fecha en que se comenzó el trabajo
  • Falta del nombre impreso, la firma del empleador o la fecha de testimonio
  • No haber completado la Sección 2 para el tercer día laboral posterior a la fecha en que el empleado comenzó a realizar el trabajo remunerado o si se contrató al empleado durante tres días laborales o menos para el momento en el que el empleado comenzó a realizar el trabajo remunerado

 

En la Sección 3, los errores que comúnmente cometen los empleadores incluyen:

  • Falta del título del documento, del número o fecha de vencimiento de la documentación presentada
  • Falta de la fecha de la nueva contratación, si corresponde
  • Falta del nombre nuevo, si corresponde
  • Falta de la fecha o firma del empleador
  • Completar la sección 3 después de que la autorización de empleo del empleado haya caducado.

 

Consejos generales para completar los Formularios I-9

Al completar el Formulario I-9, debe asegurarse de que:

  • La información en el formulario sea clara y pueda leerse bien.
  • La fecha ingresada en la Sección 2 como la fecha en que el empleado comenzó a realizar el trabajo remunerado coincida con la fecha que figura en los registros de la nómina.
  • Las marcas para resaltar, perforaciones y grapas no interfieran con la habilidad del funcionario autorizado para leer la información en el formulario.
  • Las copias de la documentación que se conservan con el Formulario I-9 sean legibles, en el caso de que se realicen copias de la documentación.
  • Las abreviaturas usadas se comprendan ampliamente. No use una abreviatura a menos que se comprenda ampliamente.
  • Todas las secciones aplicables del formulario estén completas.
  • Se use la versión actual del Formulario I-9.
  • La versión en inglés del formulario esté completa, a menos que el formulario se complete en Puerto Rico. (Allí se puede completar la versión en español).
Última Revisión/Actualización: 03/08/2013