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Completando la Sección 1, Información y Verificación del Empleado

Cuando complete un Formulario I-9, debe poner a disposición de su empleado las instrucciones del formulario y la Lista de Documentos Aceptables. Su empleado recientemente contratado debe completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 con anterioridad al primer día de trabajo remunerado.

Puede hacer que su empleado complete el Formulario I-9:

  • El primer día de trabajo remunerado.
  • Antes del primer día de trabajo, si le ha ofrecido un trabajo al individuo y éste ha aceptado el ofrecimiento.

Thursday Rule Timeline

Los empleados pueden obtener asistencia para completar la Sección 1, incluyendo los servicios de un traductor.

Responsabilidades del empleado para la Sección 1

Los empleados deben proporcionar:

  • Nombre legal completo

o Si el empleado tiene dos apellidos, incluir ambos. Si tiene dos nombres, incluir ambos.

o Si los nombres o apellidos del empleado llevan guiones, incluir el guión entre ellos.

o Incluya la inicial del segundo nombre, si corresponde.

  • Apellido de soltera, si corresponde
  • Dirección actual, incluidos el nombre y el número (n° del apartado de correo), ciudad, estado y código postal
  • Fecha de nacimiento
  • Ciudadanía o estatus de inmigración con autorización de empleo y, si corresponde, número de Registro de Extranjero/USCIS o Formulario I-94 de admisión y la fecha de vencimiento de la autorización de empleo
  • Firma y fecha

Además, los empleados pueden proporcionar:

  • Número de Seguro Social (esto es opcional a menos que el empleado utilice E-Verify y se haya emitido un número para el individuo)
  • Número de teléfono
  • Dirección de correo electrónico

Su empleado debe firmar el formulario incluso si cuenta con la asistencia de un asesor o traductor. El asesor o traductor que ayuda a su empleado debe proporcionar su nombre, dirección, firma e incluir la fecha en el formulario.

   Image of Section 1 of the Form I-9

La fecha de la firma de su empleado debe coincidir con la fecha de la firma del asesor o traductor.

Section 1 Preparer Translator figure

Responsabilidades del Empleador para la Sección 1

Usted debe:

  • Revisar la información que su empleado brindó en la Sección 1.
    • Asegurarse de que su empleado proporcione la información de todos los campos obligatorios.

(Nota: Sus empleados no necesitan proporcionar un número de Seguro Social en la Sección 1. Sin embargo, es posible que se requiera un número de seguro social si usa E-Verify).

  • Asegúrese de que su empleado firme y ponga la fecha en el formulario.
    • Si su empleado recurrió a un asesor o traductor, asegúrese de que se haya completado la sección Asesor/Traductor, y que se la haya firmado y fechado.

Asimismo:

  • Debe observar si las autorizaciones de empleo de sus empleados en la Sección 1 están por caducar.
  • Es posible que necesite verificar nuevamente la autorización de sus empleados cuando caduque la autorización de empleo. Tal vez deba prevenir a sus empleados con al menos 90 días de anticipación al vencimiento de sus autorizaciones de empleo, y recordarles la necesidad de presentar un documento de la Lista A o Lista C para mostrar su autorización de empleo continua a los fines de efectuar una nueva verificación. Su empleado debe presentar estos documentos el día que caduque su autorización de empleo actual o antes.

Observe que la fecha de vencimiento de la autorización de empleo provista por su empleado en la Sección 1 puede coincidir o no con la fecha de vencimiento del documento de la Lista A o Lista C que su empleado presente para la Sección 2 Revisión y verificación del empleador.  A los fines de la nueva verificación, se debe utilizar la fecha anterior para determinar cuándo es necesario realizar efectuar una nueva verificación.

Última Revisión/Actualización: 03/08/2013