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Completando la Sección 3, Actualizando y volviendo a verificar

Los empleadores pueden completar la Sección 3 cuando:

  • La autorización de empleo de su empleado o la documentación de la autorización de empleo haya caducado.
  • Se contrató nuevamente a su empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha en la que se completó originalmente el Formulario I-9.
  • Su empleado cambia su nombre.

Nueva verificación

Cuando la autorización de empleo de su empleado o la documentación de la autorización de empleo (en la mayoría de los casos) caduca, debe realizar una nueva verificación para asegurarse de que su empleado aún está autorizado para trabajar.

Es posible que la fecha de vencimiento de la autorización de empleo proporcionada por su empleado en la Sección 1 no coincida con la fecha de vencimiento del documento que usted registró en la Sección 2. A los fines de la nueva verificación, se debe utilizar la fecha anterior para determinar cuándo es necesario realizar efectuar una nueva verificación.

Le recomendamos que le recuerde a sus empleados, con al menos 90 días de anterioridad a la fecha en la que es necesario efectuar la nueva verificación, que ellos necesitarán presentar un documento de la Lista A o la Lista C que muestre su autorización de empleo continúa en la fecha que caduca su documentación o autorización de empleo. Si su empleado tiene un Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo pendiente con USCIS, y la solicitud ha estado pendiente durante 75 días, su empleado puede comunicarse telefónicamente con el Centro Nacional de Ayuda al Cliente o programar un cita con INFOPASS en la oficina local para solicitar un procesamiento acelerado.

Los empleadores no deben verificar nuevamente:

  • Ciudadanos estadounidenses
  • Residentes legales permanentes (LPR) que presentaron una Tarjeta de Residencia Permanente (Formulario I-551) en la Sección 2
  • Documentos de la Lista B

A menos que no corresponda realizar una verificación (como se indicó anteriormente), cuando la autorización de empleo de su empleado o la documentación de la autorización de empleo caducan, su empleado debe presentar documentación vigente de la Lista A o la Lista C que demuestre que aún está autorizado para trabajar.

Para completar la Sección 3, usted debe:

  • Examinar cada documento para determinar si razonablemente parece ser genuino y parece relacionarse con el empleado que los presenta. Si cree que el documento no parece ser razonablemente genuino ni relacionarse con su empleado, debe permitir a su empleado presentar otra documentación de la Lista de Documentos Aceptables.
  • Registre el título y el número del documento y su fecha de vencimiento, si la hubiese.
  • Firme y feche la Sección 3.

Si anteriormente completó la Sección 3, o si la versión del formulario que utilizó para la verificación anterior ya no es válida, debe completar la Sección 3 del nuevo Formulario I-9 utilizando la versión más reciente y adjuntarla al Formulario I-9 completado anteriormente.

Nueva contratación

Si contrata nuevamente a su empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha en la que se completó inicialmente el Formulario I-9, puede completar un nuevo Formulario I-9 para su empleado o completar la Sección 3 del Formulario I-9 completado anteriormente.

Para completar la Sección 3 con el fin de realizar nuevas contrataciones, usted debe:

  • Confirmar que el Formulario I-9 original se relaciona con su empleado.
    • Revisar el Formulario I-9 original para determinar si su empleado aún está autorizado para trabajar y aclarar si la documentación de la autorización de empleo presentada en la Sección 2 (Lista A o Lista C) ha caducado. Siga las pautas para determinar si corresponde realizar una nueva verificación.
    • Si su empleado aún está autorizado para trabajar y su documentación de autorización de empleo aún es válida, registre la fecha de la nueva contratación en el espacio provisto en la Sección 3.
    • Si su empleado ya no está autorizado a trabajar o su documentación de autorización de empleo ha caducado y requiere una nueva verificación, solicite que el empleado presente un documento vigente de la Lista A o la Lista C. No verifique nuevamente un documento (de identidad) de la Lista B del empleado. Registre la información de la documentación y la fecha de la nueva contratación en los espacios provistos en la Sección 3. Si la versión actual del Formulario I-9 es diferente al Formulario I-9 completado anteriormente, debe completar la Sección 3 en la versión actual.
    • Firme y feche la Sección 3.

Ingreso de datos en la Sección 3

La Sección 3 incluye dos espacios donde usted debe registrar una fecha:

  • La fecha en la que se contrata nuevamente a un empleado anterior: Ingrese la fecha en que su empleado comienza a realizar el trabajo remunerado o una fecha futura, si es necesario.
  • La fecha del testimonio para la Sección 3: Ingrese la fecha registrada para la nueva contratación o complete la parte correspondiente a la nueva verificación de la Sección 3 y firme el testimonio.

Image of Section 3 of Form I-9

Registro de cambios de nombre y otra información de identidad para los empleados actuales

Se debe actualizar el Formulario I-9 cuando su empleado cambie su nombre legalmente. Sin embargo, le recomendamos que mantenga información correcta en los Formularios I-9 y que tenga en cuenta cualquier cambio de nombre en la Sección 3. Las normas del Formulario I-9 no exigen que su empleado presente documentación ante usted con el fin de demostrar que ha cambiado de nombre. Debe tomar medidas para asegurarse de manera razonable que la identidad de su empleado es correcta y que el cambio legal de nombre de su empleado es preciso. Un cambio de este tipo puede poner en duda su constante habilidad para confiar en que los documentos presentados por su empleado cuando tenía el nombre anterior se relacionan con dicha persona.

Cuando un empleado cambia su nombre:

  • Tenga en cuenta el cambio realizado en la Sección 3 del Formulario I-9.
  • Tenga en cuenta el motivo del cambio de nombre en el formulario, en el caso de que su empleado haya dado un motivo para hacerlo.
  • Guarde cualquier evidencia del cambio de nombre que su empleado haya brindado de manera voluntaria junto con el formulario.

Para el Formulario I-9, no se exige que su empleado proporcione evidencias del cambio de nombre.

Además del cambio legal de nombre, puede encontrarse con otras situaciones en las que su empleado le informe que su identidad es diferente a la identidad utilizada anteriormente para completar el Formulario I-9. Si su empleado le informa que su nombre, fecha de nacimiento o número de seguro social son considerablemente diferentes de aquellos provistos anteriormente en el Formulario I-9 y no puede proporcionar evidencia que relacione la información nueva con la identidad utilizada anteriormente, usted debe:

  • Completar un nuevo Formulario I-9.
    • Escribir la fecha de contratación original en la Sección 2 y adjuntar el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 que se completó anteriormente.

Si la información de la Sección 1 no ha cambiado considerablemente pero el empleado ha ofrecido evidencia diferente de la autorización de trabajo, debe examinar la documentación para determinar si parece ser genuina y si parece relacionarse con el empleado que la presenta. En ese caso, complete la Sección 3 del Formulario I-9 anterior.

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Última Revisión/Actualización: 03/08/2013