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¿Quién necesita utilizar el Formulario I-9?

¿Quién necesita utilizar el Formulario I-9?

Todos los empleadores deben completar y conservar los Formularios I-9 de cada empleado contratado después del 6 de noviembre de 1986 en los Estados Unidos, siempre que dicha persona trabaje por una remuneración económica u otros beneficios.

En la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI por sus siglas en inglés), los empleadores deben completar el Formulario I-9 CNMI para cada empleado contratado para trabajar en la CNMI desde el 28 de noviembre de 2009 hasta el 27 de noviembre de 2011 y el Formulario I-9 estándar para aquellas personas contratadas a partir del 28 de noviembre de 2011, inclusive.

Los empleados pertenecientes a ciertas categorías pueden requerir que busque asesoramiento adicional para completar el Formulario I-9. En general, estos empleados incluyen:

  • Empleados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte:  personas contratadas para empleos en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte.
  • Empleados de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall y Palau:  personas contratadas para empleos que sean de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall y Palau.
  • Trabajadores domésticos: personas que brindan servicios de cuidado de niños, realizan tareas domésticas o trabajos de mantenimiento del hogar o del patio circundante de manera frecuente y que no proporcionan servicios de manera esporádica, o bien para contratistas independientes o empresas por separado.
  • Menores: una persona que tiene menos de 18 años.
  • Empleados con discapacidades: personas con discapacidades físicas o mentales que limitan en gran medida una o más actividades cotidianas principales y que ocupan un puesto en una organización o asociación sin fines de lucro, o como parte de un programa de rehabilitación.
  • Beneficiarios del Estatus de Protección Temporal: el gobierno federal puede otorgar el TPS a personas de países extranjeros específicos que se vean afectados por condiciones extraordinarias y temporales, como desastres naturales o guerras civiles.
  • Asilados y refugiados: aquellos que no son ciudadanos estadounidenses y que por lo general han dejado sus propios países y no pueden o no quieren regresar debido a persecución o un miedo con fundamento válido de persecución por su raza, religión, nacionalidad, participación en un grupo social específico u opinión política.
  • Estudiantes extranjerospersonas que ingresan a Estados Unidos de manera temporal para realizar un programa de estudios completo mediante un programa aprobado, ya sea en su institución vocacional o académica, o una institución no académica reconocida. (Las instituciones académicas incluyen las facultades, las universidades, los seminarios, los conservatorios, los colegios secundarios académicos, las escuelas, otro tipo de instituciones y los programas de capacitación en idiomas).
  • Visitantes de intercambio: personas que visitan Estados Unidos de manera temporal como participantes de programas de intercambio administrados por el Departamento de Estado de EE. UU.
  • Titulares de visas de categoría Ecomerciantes e inversores que vienen a Estados Unidos en virtud de un tratado de comercio y de navegación entre Estados Unidos y el país en el cual tienen nacionalidad o ciudadanía. Esta categoría también incluye a trabajadores australianos de profesión especializada.
  • Titulares de visas (TN) NAFTA: el Tratado de Libre Comercio de América del Norte (NAFTA, por sus siglas en inglés) propicia relaciones comerciales y económicas especiales entre Estados Unidos, Canadá y México. La condición de no inmigrante TN le permite a los profesionales de Canadá y México trabajar en Estados Unidos.
  • Trabajadores no inmigrantes temporales: personas que ingresan a Estados Unidos de manera legal como no inmigrantes para trabajar temporalmente en Estados Unidos.
  • Fusiones y adquisicionespersonas que adquieren otra empresa o se fusionan con otra empresa.
  • Empleados que retoman su trabajo después de un receso temporal en el empleo: se puede considerar que un empleado sigue trabajando (no se requiere el Formulario I-9 nuevo) si, por ejemplo, se le otorga una licencia remunerada o no remunerada, o si lo han despedido.

En algunos casos, los empleadores no deben completar o conservar un Formulario I-9. 

Excepciones al requisito de completar y conservar el Formulario I-9

Usted necesita completar y conservar el Formulario I-9 para cada empleado contratado en los Estados Unidos, excepto:

  • Individuos contratados antes del 6 de noviembre de 1986, inclusive, que continúan trabajando y tienen una expectativa de trabajo razonable en todo momento. (Pueden aplicarse algunas restricciones a esta excepción). También se exceptúan los individuos contratados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI) antes del 27 de noviembre de 2009, inclusive.
  • Los individuos empleados para el trabajo doméstico ocasional que trabajan en casas privadas de forma esporádica, irregular o intermitente.
  • Los contratistas independientes o individuos que le ofrecen trabajo y están empleados por un contratista que ofrece servicios de contratación (por ejemplo, agencias de trabajo temporal o de arrendamiento de empleados).
  • Individuos que no están trabajando físicamente en los Estados Unidos.

La ley federal prohíbe a los individuos y negocios contratar a un contratista independiente si tienen conocimiento de que dicho contratista independiente no está autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

Contratado en o antes del 6 de noviembre de 1986

Si contrató un empleado antes del 6 de noviembre de 1986, inclusive, y continúa empleando a dicha persona, generalmente no es necesario que complete el Formulario I-9 para el empleado en cuestión. En el caso de los empleados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI), no se requiere el Formulario I-9 para los empleados contratados en la CNMI antes del 27 de noviembre de 2009, inclusive.

Si su compañía se asocia con otra compañía, tal vez necesite completar el Formulario I-9 para un empleado de la compañía recientemente adquirida que se contrató originalmente antes del 6 de noviembre de 1986, inclusive. Para obtener más información sobre asociaciones y adquisiciones, haga clic aquí:

Servicios domésticos casuales

"Servicio doméstico ocasional" se refiere a los individuos (como los encargados de mantenimiento, las niñeras o el personal de limpieza) que reciben una remuneración económica de parte suya por ayudarle en su casa privada y cuyos servicios provistos son:

  • Esporádicos, es decir, que ocurren ocasionalmente, individualmente o en instancias irregulares o aleatorias
  • Irregulares, es decir, cuando el hecho o la actividad carece de continuidad o regularidad
  • Intermitentes, es decir, que no ocurren de manera continua, sino que tienen lugar durante intervalos.

No se requiere completar el Formulario I-9 para los servicios domésticos ocasionales.

Contratistas Independientes

Un contratista independiente no se  considera un empleado y no necesita completar un Formulario I-9.

Many factors are considered when determining whether or not an individual or entity is an independent contractor. Independent contractors are individuals or entities that may: 

  • Contract to do a job according to their own means and methods
  • Supply their own tools or materials
  • Offer their services to the general public
  • Work for a number of clients at the same time
  • Have an opportunity for profit or loss as a result of labor or services provided
  • Invest in facilities to do all or part of the work
  • Direct the order in which the work is to be done
  • Determine the hours during which the work is to be done
  • Are subject to control only as to results

The individual or business contracting the independent contractor is not required to complete Form I-9 for the contractor.

Agencias de empleo o trabajo temporal

En la mayoría de los casos, si su compañía recurre a una agencia de empleo o trabajo temporal para conseguir trabajadores, dichos trabajadores son empleados de dicha agencia y brindan un servicio a su compañía como contratistas independientes. La agencia completa un Formulario I-9 para cada trabajador que proporciona a su compañía, ya que a los trabajadores se los considera contratistas independientes de su compañía. Una agencia puede completar el Formulario I-9 antes que uno de sus trabajadores acepte realizar una tarea determinada, incluso si:

  • Al trabajador aún no se le ha ofrecido una tarea real y no ha aceptado realizarla.
  • Existe la posibilidad de que no surja ningún trabajo real a partir del acuerdo.

 

Empleado no presente físicamente en los Estados Unidos

Los empleadores no están obligados a completar el Formulario I-9 para empleados que no trabajan en los Estados Unidos.

Última Revisión/Actualización: 03/08/2013