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Cómo almacenar el Formulario I-9

El Formulario I-9 requiere información personal acerca de cada empleado. Los empleadores deben tener esto en cuenta al determinar la forma en que conservarán y almacenarán los Formularios I-9 completados, de modo que la información personal no caiga en las manos equivocadas. Los empleadores deben almacenar los Formularios I-9 completados y cualquier copia de los documentos de una forma que satisfaga las necesidades de la empresa y cumpla con el requisito de facilitar los Formularios I-9 para una inspección. Comúnmente, los empleadores almacenan los Formularios I-9 completados y los documentos adjuntos:

  • en una instalación de almacenamiento dentro o fuera del sitio;
  • con registros del personal o separados de los registros del personal;
  • en un solo formato o una combinación de formatos:
    1. papel
    2. microfilm o microficha
    3. archivo electrónico

Los funcionarios del Departamento de Seguridad Nacional, los empleados de la Oficina del Consejero Especial sobre Prácticas Injustas en el Empleo Relacionadas con la Condición de Inmigrante en el Departamento de Justicia (DOJ) y los empleados del Departamento de Trabajo (DOL) pueden solicitar la inspección de estos formularios.

Independientemente de la forma en que elija almacenar los Formularios I-9, debe poder presentarlos a los funcionarios del gobierno para la inspección dentro de los tres días a partir de la fecha en que se solicitaron los formularios.

Cómo almacenar los Formularios I-9 originales en papel

El Formulario I-9 contiene información personal acerca de los empleados. Cuando almacene estos formularios (independientemente del formato que elija), USCIS recomienda que los empleadores proporcionen las medidas preventivas adecuadas para proteger la información del empleado. Si un empleador decide guardar copias de papel de los documentos que los empleados presentan, dicho empleador puede almacenarlas con los Formularios I-9 de los empleados o con los registros de los empleados. Sin embargo, USCIS recomienda que los empleadores conserven los Formularios I-9 separados de los registros del personal para facilitar la solicitud de inspección.

Cómo almacenar Formularios I-9 en microfilm o microficha

Los empleadores pueden conservar copias de los Formularios I-9 firmados originales en microfilm o microficha. Se debe seleccionar una película fotográfica que preserve la imagen y se debe permitir el acceso a ésta y su uso durante todo el período de retención.

El formato en microfilm o microficha debe

  • proporcionar un nivel alto de legibilidad y facilidad de lectura cuando se muestre en un lector (proyector) o cuando se reproduzca en papel;
  • incluir un índice detallado de todos los datos, de modo que se pueda acceder de inmediato a cualquier registro particular.

Si un funcionario notifica al empleador que se realizará una inspección, el empleador debe proporcionar los archivos en formato microfilm o microficha y un lector o una impresora que

  • incorporen características de seguridad;
  • estén limpios, tengan el mantenimiento adecuado y funcionen correctamente;
  • y puedan proyectar e imprimir una página completa de información.

Una vez que los empleadores conserven los Formularios I-9 en microfilm o microficha, pueden destruir las versiones originales en papel.

Cómo almacenar el Formulario I-9 electrónicamente

Los empleadores pueden usar un sistema de papel, un sistema electrónico o una combinación de ambos sistemas para almacenar Formularios I-9. Un sistema de almacenamiento electrónico debe:

  • incluir controles que garanticen la integridad, la precisión y la confiabilidad del sistema de almacenamiento electrónico;
  • incluir controles para detectar y prevenir la creación, adición, alteración o supresión de información en un Formulario I-9 almacenado electrónicamente o su deterioro, que no estén autorizados o se realicen de manera accidental, incluida la firma electrónica si hubiere;
  • incluir controles para garantizar un registro de auditoría de modo que cualquier alteración o cambio que se realice al formulario desde su creación se almacene electrónicamente, y que la agencia gubernamental correspondiente que inspeccione los formularios pueda acceder electrónicamente a éste;
  • incluir un programa de control de calidad e inspección que evalúe de manera asidua el sistema de generación o almacenamiento electrónico y que incluya controles periódicos de Formularios I-9 almacenados electrónicamente, incluida la firma electrónica si hubiere;
  • incluir un índice detallado de todos los datos, de modo que se pueda acceder de inmediato a cualquier registro particular;
  • proporcionar un nivel alto de legibilidad y facilidad de lectura cuando se muestre en un proyector de video o cuando se reproduzca en papel.
Última Revisión/Actualización: 10/01/2012