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Cómo analizar documentos

Debe inspeccionar la documentación que su empleado presente para completar la Sección 2 del Formulario I-9. No es necesario que usted sea un experto en documentos. Debe aceptar documentos que razonablemente parezcan ser genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta. Sin embargo, si sus nuevos empleados proporcionan un documento que razonablemente no parece ser genuino o

estar relacionado con ellos, debe rechazar dicho documento y solicitar otro documento que cumpla con los requisitos del Formulario I-9.El estándar utilizado para determinar si un documento es o no genuino es si una persona sensata podría darse cuenta de que el documento es fraudulento.

 

Si su empleadoUsted debeConsejos
Proporciona documentación que se encuentra en la Lista de Documentos aceptables y que razonablemente parece ser genuina y estar relacionada con su empleado.Aceptar la documentación.HELP
Proporciona un documento que no se encuentra en la Lista de Documentos Aceptables o que razonablemente no parece ser genuino y estar relacionado con su empleado.

Rechazar la documentación y solicitar otros documentos que cumplan con los requisitos del Formulario I-9.

Solo debe rechazar documentos que razonablemente no parezcan ser genuinos y estar relacionados con su

empleado o que no se encuentren en la Lista de Documentos Aceptables.
Escribe más de un apellido en la Sección 1 pero presenta un documento de la Lista de Documentos Aceptables que solo tiene uno de esos apellidos.Solicitar al empleado que explique el motivo de la diferencia de apellidos. Si razonablemente parece ser genuino y estar relacionado con el individuo, usted puede aceptarlo.Adjunte al Formulario I-9 una nota que explique la discrepancia.
Presenta un documento de la Lista de Documentos Aceptables en el que su nombre está escrito un poco diferente al nombre que escribió en la Sección 1.

Solicitar a su empleado que explique cuál es el

motivo por el cual nombres están escritos de manera diferente. Si razonablemente parece ser genuino y estar relacionado con el individuo, es posible aceptarlo.

Solicite a su empleado que use su nombre legal completo en la Sección 1.

Solicite a su empleado que siga uno de los pasos que se indican a continuación: corregir el Formulario I-9 y poner sus iniciales en el cambio; proporcionar un documento diferente en donde aparezca escrito de manera correcta; o proporcionar un documento corregido.
Proporciona un documento en el que el nombre que escribió su empleado en la Sección 1 sea completa o sustancialmente diferente al nombre en el documento.

Solicitar a su empleado que explique el motivo del cambio de nombre.

Si su empleado sostiene que el nombre en la Sección 1 es su nombre legal y usted está seguro de que el documento razonablemente parece estar relacionado con el empleado, puede aceptar el documento.

Adjunte al Formulario I-9 una nota que explique la discrepancia.

Si su empleado proporciona de manera voluntaria evidencia del cambio de nombre, debe conservar una copia de dicha evidencia adjunta a la nota.

Proporciona un documento que razonablemente no parece ser genuino o estar relacionado con

el individuo o este no puede presentar otros documentos para cumplir con los requisitos del Formulario I-9.

Finalizar la relación laboral.HELP

Nota:

Esta tabla solo  aplica a empleados contratados recientemente.

Los empleadores que se asocian con el Programa IMAGE reciben capacitación y educación por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) de Estados Unidos sobre los procedimientos de contratación adecuados, la detección de documentos fraudulentos y las leyes contra la discriminación. Los empleadores también pueden visitar la Oficina de Asesoría Especial para obtener más información sobre las leyes contra la discriminación y la verificación de empleo.

Última Revisión/Actualización: 03/08/2013