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Cómo completar el Formulario I-9

P:  Soy empleador y debo introducir el nombre de la empresa en el Formulario I-9, ¿cual escribo?: ¿el nombre legal o el nombre comercial (DBA)?

    R:  Los empleadores deben registrar el nombre de la empresa en el Formulario I-9. USCIS recomienda que el empleador utilice el nombre legal de la empresa y si tiene un nombre comercial (DBA, por sus siglas en inglés), también lo debe incluir en el formulario. El empleador debe introducir los mismos nombres en todos los Formularios I-9. Los empleadores que utilicen E-Verify pueden introducir tanto el nombre legal como el comercial (DBA) de la empresa en el sistema. 

P:  ¿Se pueden agregar anotaciones adicionales en un Formulario I-9 completado? Por ejemplo, a fin de completar el formulario, ¿se puede escribir el nombre del empleado en el margen del formulario para poder completarlo fácilmente?

     R:  Los empleadores deben asegurarse de que la información de los Formularios I-9 almacenados sea legible. Cualquier anotación adicional que se agregue en el Formulario I-9 que no sea la información requerida no debe imposibilitar la lectura de la información en dicho formulario a un funcionario del gobierno autorizado.

P:  Las casillas de correo (P.O. Box), ¿siempre se consideraron inaceptables como direcciones en los Formularios I-9?

     R:  Sí. En cada versión del Formulario I-9 se especifica, tanto en la Sección 1 como en la Sección 2, que los campos de Dirección requieren nombre de la calle y número. Las secciones de Dirección deben contener la ubicación real de residencia del empleado y la ubicación real en la que el empleador contrató al empleado. En caso de que un empleado viva o trabaje en un área que no tiene número de vivienda ni nombres de calles, se debe redactar una descripción de la ubicación en las secciones de Dirección.

P:  ¿Cómo documenta un redactor que ayudó a corregir un error en el Formulario I-9 de uno de mis empleados?

     R:  Un redactor o un traductor pueden ayudar a los empleados que necesitan asistencia a corregir la Sección 1. El redactor o el traductor deben hacer lo siguiente:

  • Realizar la corrección o ayudar al empleado a realizar la corrección al trazar una línea sobre la información incorrecta e introducir la información correcta.
  • Indicar al empleado que escriba sus iniciales y la fecha de la corrección.
  • Colocar sus iniciales y la fecha de la corrección al lado de las iniciales del empleado.

Si el redactor o traductor que ayudan en la corrección completaron la casilla de certificación correspondiente al redactor y el traductor cuando el empleado completó el Formulario I-9 en un principio, éstos no deben completar nuevamente la casilla de certificación. Si el redactor y el traductor no completaron anteriormente la casilla de certificación, éstos deben hacer lo siguiente:

  • Completar la casilla de certificación.
  • Si la casilla de certificación se completó anteriormente por un redactor y un traductor diferentes, deben introducir la información de los nuevos redactores y traductores en el margen.

P:  Mi empresa designa a un notario para completar la Sección 2 del Formulario I-9 cuando un miembro del personal de RR. HH. o un empleado interno no se encuentran en el área donde trabajará el nuevo empleado. ¿Cuál es la mejor forma de realizar una corrección si el notario comete un error en el formulario de un empleado?

     R:  El notario actúa como agente del empleador. Por lo tanto, el notario o el empleador pueden corregir los Formularios I-9 según sea necesario. Para realizar correcciones, usted o el notario pueden trazar una línea sobre la información incorrecta, introducir la información correcta y colocar las iniciales y la fecha del cambio.

P:  Mi empleado quiere saber qué significa “bajo pena de perjurio”. Necesito ayuda para responder.

     R:  Cuando un empleado declara su condición de ciudadanía o inmigración “bajo pena de perjurio” y firma y coloca la fecha en la Sección 1 del Formulario I-9, el empleado establece que la información proporcionada es verdadera. Las consecuencias de perjurio pueden incluir multas y encarcelamiento.

P:  Los empleados, ¿pueden colocar la casilla de correo (P.O. Box) como dirección en la Sección 1?

     R:  No; los empleados no pueden utilizar sus casillas de correo como direcciones en el Formulario I-9. Los empleados deben introducir la dirección física de residencia en la Sección 1 (p. ej., “1234 Verification Street”). Si el lugar de residencia del empleado no tiene una dirección física, se debe introducir una descripción de la ubicación de dicho lugar. A continuación, se muestra un ejemplo de una descripción aceptable: “18 millas al sudoeste del depósito Anytown, cerca del molino de viento”.

P:  El Formulario I-9, ¿se debe completar con un color de tinta específico?

     R:  No. El Formulario I-9 no se debe completar con un color de tinta específico. No obstante, la información introducida en el formulario se debe poder leer fácilmente durante todo el período de conservación del formulario.

P:  Un empleador, ¿puede completar previamente (por adelantado) la Sección 2 con el nombre y la dirección de la empresa u organización y el cargo del representante de la empresa?

     R:  Sí. Los empleadores pueden completar previamente las casillas de “Nombre en letra de imprenta”, “Cargo” y “Nombre y dirección de la empresa u organización” de la Sección 2 del Formulario I-9.

P:  Un empleador, ¿puede incluir el Formulario I-9 en un paquete de solicitud de empleo?

     R:  No. Un empleador no puede requerir que un empleado complete el Formulario I-9 antes de que el empleado haya aceptado una oferta de trabajo. Sin embargo, el empleador puede informar a los solicitantes que deben completar el Formulario I-9 tras la contratación.

P:  Un notario público, ¿puede adjuntar una declaración al Formulario I-9 en vez de firmar en la casilla de firma de la Sección 2?

     R:  No. La Sección 2 es una revisión de los documentos que el empleado presenta y debe estar firmada. Si no se firma esa sección, el Formulario I-9 no está completo.

P:  Un menor, ¿puede actuar como redactor o traductor de un empleado para completar el Formulario I-9?

     R:  Aunque las reglamentaciones no prohíben explícitamente que un menor actúe como redactor o traductor para completar el Formulario I-9, USCIS recomienda que los empleadores hagan uso de su criterio para determinar si el menor tiene la edad suficiente como para comprender las repercusiones legales que implican firmar la Certificación del redactor y el traductor.

P:  ¿Quién es el responsable de verificar la condición de un empleado nuevo: la agencia de empleo o la empresa a la que se asignó el trabajador? Si la empresa contrata un empleado de manera permanente, ¿esta empresa verifica la condición del trabajador en ese momento? ¿Qué fecha debe introducir la agencia de empleo en el campo de Fecha de contratación en la Sección 2?

     R:  La entidad responsable de verificar la condición de un trabajador nuevo es la entidad responsable de completar el Formulario I-9 de dicho trabajador. Los requisitos del Formulario I-9 se aplican tras la contratación de una persona por parte de otra persona o entidad para trabajar en Estados Unidos. Una “contratación” se lleva a cabo cuando se inicia el empleo a cambio de salarios u otro tipo de remuneración. Por lo tanto, si el trabajador nuevo es un empleado de la agencia de empleo, de modo que aparece en la nómina de la agencia de empleo y recibe cheques de dicha agencia, la agencia de empleo tiene la responsabilidad de completar y conservar el Formulario I-9. Si el trabajador nuevo es un empleado de la empresa, de modo que aparece en la nómina de la empresa y recibe cheques de dicha empresa, la empresa tiene la responsabilidad de completar y conservar el Formulario I-9. Si el trabajador nuevo es un empleado de la agencia de empleo, y la empresa a la que la agencia de empleo asignó al trabajador decide contratar a este trabajador y pagarle directamente a él, el empleado se considera una nueva contratación de dicha empresa, y la responsabilidad de completar el Formulario I-9 para el trabajador se transfiere a esta empresa a partir de la fecha de contratación.

En el caso de una agencia de empleo, la aceptación de una oferta y el ingreso al grupo de tareas pueden considerarse equivalentes a una oferta y aceptación de empleo, después de lo cual se puede completar el Formulario I-9. La agencia no necesita postergar la verificación hasta que el trabajador haya aceptado una tarea en particular. La fecha que la agencia de empleo debe indicar en el campo de “Certificación” en la Sección 2 del Formulario I-9 es la fecha de aceptación de una oferta y el ingreso al grupo de tareas.

P:  Un extranjero con una visa B-1 tiene una pasantía/capacitación de tres meses en Estados Unidos como parte del aprendizaje/la pasantía que realiza en nuestra empresa. Nuestra empresa proporciona a esta persona el dinero para las comidas y la gasolina, de modo que pueda conducir desde su apartamento hasta nuestras instalaciones hasta que finalice la pasantía. ¿Debemos completar el Formulario I-9 para esta persona?

     R:  El titular de una visa B-1 puede recibir pago por gastos nominales durante la actividad elegible permitida por la visa B-1, como la capacitación que describió. Debido a que la actividad permitida por la visa B-1 no se considera un empleo, no se debe completar el Formulario I-9 por dicha actividad.

P:  ¿Debo completar la sección de Redactor/Traductor si la empresa completa automáticamente la Sección 1 para un empleado nuevo?

     R:  Sí; si una persona que no sea el empleado nuevo redacta la Sección 1, se debe completar la sección de Redactor/Traductor. 

P:  Mi empleado agregó la frase “firmado bajo coacción” (signed under duress) y las siglas A.R.R. (representante autorizado, authorized representative) debajo de la firma del empleado en el Formulario I-9 y afirma que es un miembro de una tribu que no está reconocida por el gobierno federal. ¿Puedo aceptar estas anotaciones adicionales?

     R:  Si su empleado firmó el Formulario I-9, puede aceptar las anotaciones adicionales. Le recomendamos que adjunte una nota al Formulario I-9 donde explique la situación y las siglas. Asegúrese de firmar y colocar la fecha en la nota. 

P:  ¿Puedo aceptar copias de Formularios I-9 que me enviaron por fax?

     R:  Una copia enviada por fax no es un documento válido. Si la empresa completa y conserva los Formularios I-9 en formato de papel únicamente, ésta debe conservar los Formularios I-9 originales junto con las firmas originales escritas a mano durante tres años posteriores a la fecha de contratación o durante un año posterior a la finalización de la relación laboral con una persona, cualquiera de las fechas que sea posterior. Si el empleador que utiliza un sistema de almacenamiento en formato de papel únicamente ha destruido los Formularios I-9 originales con las firmas originales escritas a mano, el empleador y el empleado deben realizar el proceso del Formulario I-9 nuevamente: el empleado deberá completar y firmar la Sección 1 de un nuevo Formulario I-9, y el empleador deberá revisar los documentos aceptables que presente el empleado y firmar la Sección 2. El empleador tendrá que adjuntar entonces un fax del formulario destruido al formulario nuevo, con una nota acerca de lo que ocurrió con el original.

P:  Un boletín de seguridad del Departamento de Defensa establece que está prohibido hacer copias de identificaciones militares. Debo hacer copias para presentarlas con el Formulario I-9. ¿Qué debo hacer?

     R:  El empleador puede sacar una fotocopia de la tarjeta de identificación militar para completar el proceso del Formulario I-9. Según la Ley de Inmigración y Nacionalidad que rige el proceso del Formulario I-9, se permite realizar copias de documentación. Específicamente, esta disposición establece lo siguiente: “Sin perjuicio de cualquier otra disposición de la ley, la persona o entidad puede realizar una copia de un documento presentado por una persona en conformidad con esta subsección y puede conservar la copia, pero sólo (a menos que así lo permita la ley) a los fines de cumplir con los requisitos de esta subsección”. Además, la prohibición de copias de identificaciones militares en el Título 18 del Código de EE. UU., Parte 1, Capítulo 33, Sección 701 al que la pregunta hace referencia no corresponde si esto está “autorizado por reglamentaciones que están en conformidad con la ley”.

Última Revisión/Actualización: 10/01/2012