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Preguntas frecuentes sobre cómo almacenar el Formulario I-9

P:  Los empleadores, ¿deben conservar los Formularios I-9 originales con las firmas originales escritas a mano? ¿O se aceptan fotocopias?

    R:  Si el empleador completa y conserva un Formulario I-9 en formato de papel únicamente, éste debe conservar el Formulario I-9 original junto con las firmas originales escritas a mano durante tres años posteriores a la fecha de contratación o durante un año posterior a la finalización de la relación laboral con una persona, cualquiera de las fechas que sea posterior. No se aceptan fotocopias de los Formularios I-9 completados.

P:  Las reglamentaciones de la Ley de Secreto Bancario exigen que mi empresa conserve Formularios I-9 y documentación de respaldo durante un mínimo de cinco años, independientemente de los requisitos de retención establecidos por la IRCA. ¿Cómo hago para cumplir a su vez con los requisitos del Formulario I-9?

     R:  Debe asegurarse de cumplir con las reglamentaciones de la Ley de Secreto Bancario, según corresponda, así como también con los requisitos del Formulario I-9. Por lo tanto, si el Formulario I-9 del empleado es un documento de respaldo en un informe de actividad sospechosa, éste se debe conservar según lo exige la Ley de Secreto Bancario. También debe asegurarse de cumplir con los requisitos reglamentarios y normativos del Formulario I-9 al conservar una copia del Formulario I-9 del empleado durante tres años posteriores a la fecha de contratación o durante un año posterior a la finalización de la relación laboral con dicho empleado, cualquiera de las fechas que sea posterior, y facilitar el formulario a los funcionarios que realicen la inspección cuando se lo solicite.

P:  Mi empresa desea dejar de conservar copias de documentación de todos los empleados. ¿Cómo debemos implementar este cambio? ¿Debemos destruir todas las copias conservadas anteriormente?

     R:  Las reglamentaciones del Formulario I-9 les permiten a los empleadores elegir si desean o no conservar copias de documentación presentada por los empleados para completar el Formulario I-9. Por lo tanto, usted puede decidir en cualquier momento empezar a conservar copias de documentos o bien dejar de hacerlo, siempre y cuando haga esto con las copias de todos los empleados, sin importar el origen nacional o la condición de ciudadanía, sino podría infringir la ley de antidiscriminación.

No debe destruir las copias de documentos conservadas previamente. Las reglamentaciones de DHS establecen que una vez que se realizan copias de los documentos, éstas se deben conservar junto con los Formularios I-9.

P:  ¿Se ha realizado algún cambio en las reglamentaciones con respecto a conservar fotocopias de documentos presentados por los empleados para evidenciar la autorización de empleo?

     R:  Las disposiciones de verificación de elegibilidad de empleo y sanciones al empleador en la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA, por sus siglas en inglés) siempre han establecido que los empleadores pueden elegir hacer copias de documentos: “Sin perjuicio de cualquier otra disposición de la ley, la persona o entidad puede realizar una copia de un documento presentado por una persona en conformidad con esta subsección…” (INA, Sección 274A[b][4], 8 USC §1324a[b][4]). Sin embargo, una vez que un empleador saque fotocopias de un documento presentado por un empleado, el empleador debe conservar las fotocopias junto con el Formulario I-9 o almacenarlas con los registros del empleado. Consulte 8 CFR 274a.2(b)(3). La opción de almacenar copias con los registros del empleado es una opción relativamente nueva que se agregó a las reglamentaciones en 2010. Consulte 75 Registro Federal 42575-01 (22 de julio de 2010).

P:  Si los Formularios I-9 almacenados por una empresa se destruyen a causa de un desastre natural o cualquier otro acontecimiento impredecible, ¿qué debe hacer la empresa?

     R:  Los empleadores a los que se les hayan perdido o destruido los Formularios I-9 debido a un desastre natural deben completar Formularios I-9 nuevos en la medida de lo posible para dichos empleados y adjuntar una nota que explique la razón por la cual se volvieron a completar.

Última Revisión/Actualización: 09/30/2012