Cuando complete un Formulario I-9, debe poner a disposición de su empleado las instrucciones del formulario y la Lista de Documentos Aceptables. Su empleado recientemente contratado debe completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 con anterioridad al primer día de trabajo remunerado.
Puede hacer que su empleado complete el Formulario I-9:
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El primer día de trabajo remunerado.
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Antes del primer día de trabajo, si le ha ofrecido un trabajo al individuo y éste ha aceptado el ofrecimiento.
Los empleados pueden obtener asistencia para completar la Sección 1, incluyendo los servicios de un traductor.
Responsabilidades del empleado para la Sección 1
Los empleados deben proporcionar:
o Si el empleado tiene dos apellidos, incluir ambos. Si tiene dos nombres, incluir ambos.
o Si los nombres o apellidos del empleado llevan guiones, incluir el guión entre ellos.
o Incluya la inicial del segundo nombre, si corresponde.
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Apellido de soltera, si corresponde
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Dirección actual, incluidos el nombre y el número (n° del apartado de correo), ciudad, estado y código postal
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Fecha de nacimiento
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Ciudadanía o estatus de inmigración con autorización de empleo y, si corresponde, número de Registro de Extranjero/USCIS o Formulario I-94 de admisión y la fecha de vencimiento de la autorización de empleo
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Firma y fecha
Además, los empleados pueden proporcionar:
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Número de Seguro Social (esto es opcional a menos que el empleado utilice E-Verify y se haya emitido un número para el individuo)
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Número de teléfono
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Dirección de correo electrónico
Su empleado debe firmar el formulario incluso si cuenta con la asistencia de un asesor o traductor. El asesor o traductor que ayuda a su empleado debe proporcionar su nombre, dirección, firma e incluir la fecha en el formulario.
La fecha de la firma de su empleado debe coincidir con la fecha de la firma del asesor o traductor.
Responsabilidades del Empleador para la Sección 1
Usted debe:
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Revisar la información que su empleado brindó en la Sección 1.
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Asegurarse de que su empleado proporcione la información de todos los campos obligatorios.
(Nota: Sus empleados no necesitan proporcionar un número de Seguro Social en la Sección 1. Sin embargo, es posible que se requiera un número de seguro social si usa E-Verify).
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Asegúrese de que su empleado firme y ponga la fecha en el formulario.
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Si su empleado recurrió a un asesor o traductor, asegúrese de que se haya completado la sección Asesor/Traductor, y que se la haya firmado y fechado.
Asimismo:
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Debe observar si las autorizaciones de empleo de sus empleados en la Sección 1 están por caducar.
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Es posible que necesite verificar nuevamente la autorización de sus empleados cuando caduque la autorización de empleo. Tal vez deba prevenir a sus empleados con al menos 90 días de anticipación al vencimiento de sus autorizaciones de empleo, y recordarles la necesidad de presentar un documento de la Lista A o Lista C para mostrar su autorización de empleo continua a los fines de efectuar una nueva verificación. Su empleado debe presentar estos documentos el día que caduque su autorización de empleo actual o antes.
Observe que la fecha de vencimiento de la autorización de empleo provista por su empleado en la Sección 1 puede coincidir o no con la fecha de vencimiento del documento de la Lista A o Lista C que su empleado presente para la Sección 2,
Revisión y verificación del empleador. A los fines de la nueva verificación, se debe utilizar la fecha anterior para determinar cuándo es necesario realizar efectuar una nueva verificación.
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