Print  Imprima el Manual

Handbook for Employers M-274

Guidance for Completing Form I-9 (Employment Eligibility Verification Form) | Current as of April 2020

How to Download Our Manuals in PDF (PDF)

Last Reviewed/Updated Date

1.0 Los Empleadores deben Verificar la Autorización de Empleo y la Identidad de los Nuevos Empleados

En 1986, el Congreso reformó las leyes de inmigración estadounidenses a fin de conservar la tradición de la inmigración legal, e intentar cerrar la puerta a la entrada ilegal de inmigrantes. Las disposiciones de penalidades al empleador, que se encuentran en la sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA, por sus siglas en inglés), fueron añadidas por la Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA, por sus siglas en inglés) de 1986. Estas disposiciones cambiaron aún más con la aprobación de la Ley de Inmigración de 1990 y la Reforma de Inmigración Ilegal, y la Ley de Responsabilidad del Inmigrante (IIRIRA, por sus siglas en inglés) de 1996.

El empleo es a menudo el incentivo que atrae a las personas a residir ilegalmente en Estados Unidos. El propósito de la Ley de Penalidades al Empleador es remover ese incentivo, al requerir a los empleadores contratar sólo a personas que pueden trabajar legalmente en este país: ciudadanos estadounidenses, nacionales no ciudadanos, residentes permanentes legales, y extranjeros autorizados para trabajar. Para cumplir con la ley, los empleadores deben:

Al tiempo que creó las penalidades a empleadores, el Congreso también prohibió la discriminación en el empleo basada en la ciudadanía, estatus de inmigración y origen nacional. Esta parte de la ley se conoce como las disposiciones contra la discriminación. Vea la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas, para más información sobre la discriminación ilícita.

Este manual proporciona orientación sobre cómo completar correctamente el Formulario I-9, el cual le ayuda a verificar que sus empleados estén autorizados a trabajar en Estados Unidos. Después del 6 de noviembre de 1986, usted debe completar un Formulario I-9 por cada nuevo empleado que contrata, y partir del 28 de noviembre de 2009, por los nuevos empleados contratados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI, por sus siglas en inglés). Esto incluye ciudadanos estadounidenses y nacionales no ciudadanos que automáticamente son elegibles para empleo en Estados Unidos.

Puede descargar el Formulario I-9 y las instrucciones en el sitio web de USCIS uscis.gov/es/central-I-9. También puede solicitar formularios impresos en uscis.gov/formularios/formularios-por-correo o solicitarlos por teléfono al Centro de Contacto de USCIS al 800-375-5283 (TTY: 800-767-1833). Debe usar la versión actual del Formulario I-9 que se encuentra en uscis.gov/es/formularios/i-9. Una fecha de revisión con una "N" al lado indica que todas las versiones anteriores con fechas de revisión anteriores ya no son válidas.

El Formulario I-9 está disponible en inglés y español. Los empleadores en Estados Unidos y los territorios estadounidenses pueden utilizar la versión en español del Formulario I-9 como guía de traducción para los empleados de habla hispana, pero deben completar y retener la versión en inglés. Los empleadores en Puerto Rico pueden utilizar la versión en español y en inglés del Formulario I-9.

1.1 La Ley de Seguridad Nacional

La Ley de Seguridad Nacional de 2002 creó un departamento ejecutivo que combina varias agencias federales con una misión dedicada a la seguridad nacional. El 1 de marzo de 2003, las autoridades del antiguo Servicio de Inmigración y Naturalización (INS, por sus siglas en inglés) fueron transferidas a tres nuevas agencias del Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) de Estados Unidos:

  • Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés);
  • Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos (CBP, por sus siglas en inglés), y
  • Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés).

Los dos componentes de inmigración de DHS más involucrados en los asuntos discutidos en este manual son USCIS y ICE. USCIS es responsable de la mayoría de la documentación de autorización de empleo para extranjeros, y también administra el Formulario I-9 y el programa de verificación de elegibilidad de empleo E-Verify. ICE es responsable de la aplicación de las disposiciones de penalidades de la sección 274A de INA, y de otras medidas de aplicación de los requisitos de inmigración dentro de Estados Unidos.

Bajo la Ley de Seguridad Nacional, el Departamento de Justicia de Estados Unidos (DOJ, por sus siglas en inglés) también retuvo ciertas responsabilidades importantes relacionadas con el Formulario I-9. En particular, la Sección de Derechos del Inmigrante y el Empleado (IER, por sus siglas en inglés) de la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia es responsable de hacer cumplir la disposición contra la discriminación en la sección 274B de INA, mientras que la Oficina Ejecutiva de Revisión de Inmigración (EOIR, por sus siglas en inglés) es responsable de la adjudicación administrativa de casos en virtud de las secciones 274A, 274B y 274C (fraude de documentos civiles) de INA.

1.2 E-Verify: El Complemento de Verificación basado en Internet del Formulario I-9

El Formulario I-9 ha sido la base del proceso de verificación desde 1986, cuando los empleadores comenzaron a verificar la autorización de empleo e identidad de los nuevos empleados bajo IRCA. Para asegurar la precisión e integridad de este proceso, USCIS opera un sistema electrónico de verificación de elegibilidad de empleo llamado E-Verify.

E-Verify es un sistema basado en Internet que permite a los empleadores y otros participantes confirmar la elegibilidad de sus empleados recién contratados para trabajar en Estados Unidos, al comparar electrónicamente la información contenida en el Formulario I-9 del empleado con los registros disponibles en la Administración del Seguro Social y DHS.  E-Verify es gratuito y puede ser utilizado por los empleadores en los 50 estados, así como el Distrito de Columbia, Puerto Rico, Guam, las Islas Vírgenes Estadounidenses y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte.

Los empleadores que participan en E-Verify deben completar el Formulario I-9 por cada empleado recién contratado en Estados Unidos. Los empleadores en E-Verify pueden aceptar cualquier combinación de documentos de las Listas de Documentos Aceptables para propósitos del Formulario I-9, pero si el empleado elige presentar una combinación de las Listas B y C, el documento de la Lista B (identidad solamente) debe tener una fotografía.

Si participa en E-Verify, después de completar el Formulario I-9 de su nuevo empleado usted debe crear un caso en E-Verify que incluya información de las Secciones 1 y 2 del Formulario I-9 del empleado. Después de crear el caso, recibirá una respuesta de E-Verify con respecto a la autorización de empleo del empleado. En algunos casos, E-Verify proporcionará una respuesta que indica una No Confirmación Tentativa (TNC, por sus siglas en inglés). Esto no necesariamente significa que el empleado no está autorizado para trabajar en Estados Unidos. Significa que E-Verify no puede confirmar inmediatamente la autorización de empleo del empleado. En caso de una TNC, usted debe notificar al empleado. Si el empleado decide tomar acción para resolver un resultado de TNC, debe contactar a la agencia apropiada (DHS o la Administración del Seguro Social) dentro del período establecido en la Confirmación de Fecha de Referido que usted le proporcionará, tal y como se describe en el Manual del Usuario de E-Verify (en inglés).

Al utilizar E-Verify los empleadores participantes también deben seguir ciertos procedimientos que fueron establecidos, a fin de proteger a los empleados de las prácticas injustas en el empleo:

  • Usted debe utilizar E-Verify para todas las nuevas contrataciones, tanto para ciudadanos estadounidenses como para no ciudadanos, y no puede utilizar el sistema de manera selectiva;
  • No puede utilizar E-Verify para verificar previamente a los solicitantes de empleo, verificar a aquellos empleados contratados antes de que la compañía se convirtiera en participante de E-Verify (excepto contratistas con un contrato federal que requiera el uso de E-Verify), o volver a verificar a empleados que tienen una autorización de empleo temporal, y
  • No puede despedir o tomar otra acción adversa contra un empleado a base de una TNC.

E-Verify fortalece el proceso de verificación de elegibilidad de empleo del Formulario I-9 que todos los empleadores deben seguir por ley. Al agregar E-Verify al proceso actual del Formulario I-9, los empleadores pueden tener el beneficio de saber que han tomado un paso constructivo adicional para mantener una fuerza de trabajo legal.

Para obtener más información sobre E-Verify, incluida la inscripción, visite e-verify.gov/es o comuníquese con E-Verify al 888-464-4218.

Contratistas Federales

El 14 de noviembre de 2008, el Consejo de Adquisición de Agencias Civiles y el Consejo de Reglamentos de Adquisiciones de Defensa emitieron una regla final que modifica el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR, por sus siglas en inglés) (caso FAR 2007-013, Verificación de Elegibilidad de Empleo). Esta reglamentación requiere que los contratistas que tienen un contrato federal que contiene una cláusula FAR de E-Verify utilicen E-Verify para sus nuevos empleados y todos los empleados (actuales y nuevos) asignados al contrato. Los contratos federales emitidos a partir del 8 de septiembre de 2009, así como los contratos más antiguos que se hayan modificado, pueden contener la cláusula FAR de E-Verify.

Los contratistas federales que tienen un contrato federal que contiene la cláusula FAR de E-Verify deben seguir reglas especiales al completar y actualizar el Formulario I-9. Para más información, por favor vea la Guía Suplementaria de E-Verify para Contratistas Federales disponible en e-verify.gov (en inglés).

2.0 Quién Debe Completar el Formulario I-9

Usted debe completar el Formulario I-9 cada vez que contrata a una persona para realizar labores o brindar servicios en Estados Unidos por salario u otra remuneración. Remuneración es cualquier cosa de valor dada a cambio de trabajo o servicios, incluidos alimentos y alojamiento. El requisito de completar el Formulario I-9 aplica a los nuevos empleados contratados en Estados Unidos después del 6 de noviembre de 1986, así como a los nuevos empleados contratados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte a partir del 28 de noviembre de 2009.

Asegúrese de que el empleado complete la Sección 1 del Formulario I-9 al momento de la contratación. “Contratación” significa el comienzo del empleo por salario u otra remuneración. El momento de contratación se anota en el formulario como el primer día de empleo. Los empleados pueden completar la Sección 1 antes del momento de la contratación, pero no antes de la aceptación de la oferta de trabajo. Revise el (los) documento(s) del empleado y complete la Sección 2 en su totalidad dentro de tres días hábiles desde la contratación. Por ejemplo, si el empleado comienza en el empleo el lunes, debe completar la Sección 2 en o antes del jueves.

Puede designar, emplear o contratar a cualquier persona que elija para completar, actualizar o hacer correcciones a la Sección 2 o 3 en su nombre. Esta persona se conoce como su representante autorizado. El representante autorizado debe realizar todas las tareas del empleador descritas en este manual y completar, firmar y fechar las secciones 2 o 3 en su nombre. Usted es responsable de cualquier violación en relación con el formulario o el proceso de verificación, incluidas las violaciones de las leyes de penalidades al empleador cometidas por su representante autorizado.

Los empleados no pueden actuar como representantes autorizados para presentar su propio Formulario I-9. Por lo tanto, los empleados no pueden completar, actualizar o hacer correcciones a la Sección 2 o 3 por sí mismos, o dar fe de la autenticidad de la documentación que presentan.           

Si a una persona trabajará por menos de tres días hábiles, las Secciones 1 y 2 deben completarse en su totalidad al momento de la contratación (o sea, el primer día de empleo).

No complete el Formulario I-9 para empleados que:

  • Son contratados en o antes del 6 de noviembre de 1986, (o en o antes del 27 de noviembre de 2009 si el empleo está en CNMI, continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento;
  • Son empleados para trabajo doméstico ocasional en una residencia privada de manera esporádica, irregular o intermitente;
  • Son contratistas independientes;
  • Son empleados por un contratista que proporciona servicios por contrato (como contratación de empleados o agencias temporales) y le están proporcionando servicios, o
  • No están trabajando físicamente en suelo estadounidense.

Si trabaja por cuenta propia, no necesita completar el Formulario I-9 para usted mismo, a menos que sea un empleado de una entidad empresarial separada, como una corporación o sociedad. En ese caso, usted y cualquier otro empleado deben completar el Formulario I-9.

Nota: Usted no puede contratar a una persona a sabiendas de que no está autorizado para trabajar en Estados Unidos.

3.0 Cómo Completar la Sección 1 del Formulario I-9

Indíquele al empleado que complete la Sección 1 al momento de la contratación (el primer día de su empleo remunerado) con la información correcta, firma y fecha en que presentó el formulario. Si el empleado ingresa la información a mano, asegúrese de que el empleado escriba la información claramente.

Un preparador y/o traductor puede ayudar a un empleado a completar la Sección 1. Usted es responsable de revisar la información y asegurar que su empleado (y sus preparadores / traductores, si corresponde) completen la Sección 1 de manera completa y correcta.

M-274 Infographic titled Completing Section 1: Employee Information and Attestation.  Infographic shows completed Section 1 as well as numbers that correlate to the instructions that follow.
Figura 1: Completar la Sección 1: Información del Empleado y Certificación
 

Los empleados deben ingresar su nombre legal completo y otros apellidos que hayan utilizado en el pasado o presente (como un nombre de soltera), si corresponde.

  • Los empleados que usan dos apellidos (apellidos familiares) deben incluir ambos en la casilla “Last name” (Apellido). Si el nombre de su empleado incluye un guion o un apóstrofe, inclúyalo. Algunos ejemplos de apellidos ingresados correctamente son De La Cruz, O'Neill, García López y Smith-Johnson.
  • Los empleados que tienen un solo nombre deben ingresarlo en la casilla “Last name” (Apellido) e ingresar “Unknown” (Desconocido) en la casilla “First Name” (Primer Nombre). Los empleados no pueden escribir " Unknown” (Desconocido) en ambas casillas “Last Name y First Name” (Apellido y Primer Nombre) simultáneamente
  • Los empleados con dos primeros nombres (nombres de pila con primer y segundo nombre) deben incluir ambos nombres en la casilla “First Name” (Primer Nombre). Si el nombre de su empleado incluye un guion o un apóstrofe, inclúyalo. Algunos ejemplos de nombres ingresados correctamente son Mary Jo, John-Paul, Tae Young y D’Shaun.
  • Los empleados deben ingresar la inicial del segundo nombre en la casilla “Middle Initial” (Inicial del segundo nombre). Ingrese "N / A" si el empleado no tiene una inicial del segundo nombre.
  • Los empleados deben ingresar su apellido de soltero(a) o cualquier otro apellido legal que hayan utilizado en la casilla “Other Last Names Used” (Otros Apellidos Utilizados). Ingrese “N / A” si el empleado no ha usado otros apellidos. empleado no ha usado otros apellidos.
 

Los empleados deben ingresar su dirección con el número de apartamento (si aplica), ciudad o pueblo, estado y código postal. Los empleados que no tienen un número de apartamento deben ingresar "N/A" en ese campo. Los empleados que no tienen una dirección deben ingresar una descripción de la ubicación de su residencia, como "dos millas al sur de la I-81, cerca de la torre de agua".

 

Los empleados deben ingresar su fecha de nacimiento en formato de mes de dos dígitos, día de dos dígitos y año de cuatro dígitos (mm/dd/aaaa) en esta casilla. Por ejemplo, el 8 de enero de 1980 debe ingresarse como 01/08/1980. (El formato requerido es mes, día y año.)

Los empleados pueden proporcionar voluntariamente un número de Seguro Social, o dejar esta casilla en blanco. Sin embargo, si usted está inscrito en E-Verify, sus empleados deben proporcionar un número de Seguro Social.

Los empleados que aún no han recibido un número de Seguro Social y que cumplen con los requisitos del Formulario I-9 pueden trabajar mientras esperan su número de Seguro Social. Pídales que ingresen su número de Seguro Social en la Sección 1 tan pronto lo reciban.

No puede solicitar a los empleados proporcionar un documento específico con su número de Seguro Social. Hacerlo puede constituir una discriminación ilícita. Para obtener más información sobre E-Verify, consulte la Sección 1.2, E-Verify: el Asistente de Verificación Basado en Internet del Formulario I-9. Para obtener más información sobre la discriminación ilícita, consulte la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas.

No es necesario que el empleado proporcione una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en la Sección 1. Si el empleado proporciona una dirección de correo electrónico, asegúrese de que ingresada en el formato nombre@lugar.dominio. Los empleados que no deseen ingresar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono deben ingresar "N/A" en estas casillas.

 

Los empleados deben leer la advertencia sobre las penalidades bajo la ley federal y certificar su estatus de ciudadanía o inmigración al marcar una de las siguientes casillas del formulario:

  1. A citizen of the United States (Un ciudadano de Estados Unidos)
  2. A noncitizen national of the United States (Un nacional no ciudadano de Estados Unidos): una persona nacida en Samoa Americana, algunos ciudadanos del antiguo Territorio del Fideicomiso de las Islas del Pacífico y algunos hijos de nacionales no ciudadanos nacidos en el extranjero.
  3. A lawful permanent resident (Un residente permanente legal): Una persona que no es ciudadano estadounidense y que reside en Estados Unidos bajo un estatus de residente permanente legal y que está reconocido y registrado legalmente como inmigrante. Este término incluye a los residentes condicionales. Los asilados y refugiados no deben seleccionar este estatus, sino que deben seleccionar “A lawful permanent resident” (Un extranjero autorizado para trabajar), más abajo. Los empleados que seleccionen esta casilla deben ingresar su Número de Registro de Extranjero (Número A) que consiste de siete a nueve dígitos o Número de USCIS en el espacio proporcionado. El número de USCIS es el mismo que el número A sin el prefijo "A".
  4. An alien authorized to work: (Un extranjero autorizado para trabajar): Una persona que no es ciudadano o nacional de Estados Unidos, o un residente permanente legal, pero que está autorizado para trabajar en Estados Unidos. Por ejemplo, los asilados, refugiados y algunos ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall o Palaos deben seleccionar este estatus.
 

Los empleados deben firmar y fechar el formulario con la fecha en la Sección 1 en formato de mes de dos dígitos, día de dos dígitos y año de cuatro dígitos (mm/dd/aaaa). El formato requerido es mes, día y año.

 

Si el empleado utilizó un preparador y/o traductor para completar el formulario, el preparador y / o traductor debe certificar que ayudó al empleado y completar la casilla de “Preparer and/or Translator Certification” (Certificación del Preparador y/o Traductor). Si el empleado no utilizó un preparador y/o traductor, indíquele que marque la casilla “I did not use a preparer or translator" (No utilicé un preparador o traductor). Si el empleado utilizó uno o más preparadores o traductores y completa el Formulario I-9 de forma impresa, imprima el Suplemento del Formulario I-9, Sección 1, Certificación del Preparador y/o Traductor. Si el empleado utilizó uno o más preparadores y/o traductores y completa el Formulario I-9 por computadora, marque la segunda casilla "A preparer(s) and/or translator(s) assisted the employee in completing Section 1” (Un  preparador(es) y/o traductor(es) ayudó al empleado a completar la Sección 1) y seleccione el número de preparadores o traductores que el empleado utilizó en el recuadro desplegable junto a “How many?” (¿Cuántos?).

Usted debe asegurarse de que todas las partes del Formulario I-9 estén debidamente completadas; de lo contrario, podría estar sujeto a penalidades bajo la ley federal. El empleador debe completar la Sección 1 a más tardar al final del primer día de empleo del empleado. No puede pedirle a una persona que no haya aceptado una oferta de trabajo completar la Sección 1. Antes de completar la Sección 2, usted debe revisar la Sección 1 para asegurarse de que el empleado la completó correctamente. Revise cualquier posible error con el empleado. Si encuentra algún error en la Sección 1, pídale al empleado que corrija los errores confirmados, escriba sus las iniciales y la fecha en que e hizo la corrección.

4.0 Completar la Sección 2 del Formulario I-9

Dentro de tres días hábiles a partir de la fecha de inicio en el empleo, el empleado deberá presentarle a usted o su representante autorizado un documento original o documentos (o un recibo aceptable) que demuestren su identidad y autorización de empleo. Por ejemplo, si un empleado comenzó en el empleo un lunes, usted debe revisar la documentación del empleado y completar la Sección 2 en o antes del jueves de esa semana. Sin embargo, si contrata a una persona por menos de tres días hábiles, debe completar la Sección 2 a más tardar al finalizar el primer día de empleo. Usted debe permitirle al empleado elegir qué documento presentará de las Listas de Documentos Aceptables del Formulario I-9. Usted no puede especificar qué documento(s) de la lista presentará un empleado.

Examine físicamente cada documento original que el empleado presente para determinar si el documento parece razonablemente genuino y estar relacionado con la persona que lo presenta. Usted o su representante autorizado deben examinar estos documentos en presencia del empleado que los presenta. Examine un documento seleccionado de la Lista A, o una combinación de un documento seleccionado de la Lista B y un documento seleccionado de la Lista C. Si un empleado presenta un documento de la Lista A, no solicite al empleado presentar documentos de la Lista B o de la Lista C. Si un empleado presenta los documentos de la Lista B y la Lista C, no solicite al empleado presentar un documento de la Lista A. Si usted participa en E-Verify y el empleado presenta una combinación de documentos de la Lista B y Lista C, entonces el documento de la Lista B debe contener una fotografía. Para más información, visite www.e-verify.gov/es.

Ciertas tarjetas de Seguro Social están restringidas y no son documentos aceptables de la Lista C si en la tarjeta aparece:

  • “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION” (Válido para Trabajar Solo con Autorización DHS)
  • “NOT VALID FOR EMPLOYMENT” (No es Válida para Empleo)
  • “VALID FOR WORK ONLY WITH INS AUTHORIZATION” (Válido para Trabajar Solo con Autorización de INS).

Si su empleado presenta una tarjeta de Seguro Social restringida, pídale que le proporcione un documento diferente de la Lista C o un documento de la Lista A.

Debe aceptar cualquier documento de las Listas de Documentos Aceptables que parezcan razonablemente genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta. Puede despedir a un empleado que no presente un documento o documentos aceptables (o un recibo aceptable de un documento) dentro de tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio en el empleo. Si usted no completa correctamente el Formulario I-9, corre el riesgo de violar la sección 274A de INA, y estar sujeto a penalidades monetarias civiles.

Ingrese título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de caducidad (si corresponde) en la Sección 2, con la información de los documentos originales que presentó el empleado. Si elige hacer copias de los documentos, debe hacerlo para todos los empleados, independientemente de su origen nacional o estatus de ciudadanía, o de lo contrario podría violar las leyes contra la discriminación. Sin embargo, si participa en E-Verify y el empleado presenta un pasaporte de Estados Unidos, una tarjeta de pasaporte, una tarjeta de residente permanente (Tarjeta Verde o Green Card) o una tarjeta de autorización de empleo, debe retener una copia con el Formulario I-9. Devuelva los documentos originales a su empleado.

La misma persona que examinó los documentos del empleado también debe completar las casillas en la parte de certificación, y luego firmar y fechar la Sección 2, como se muestra en las figuras que siguen.

Figura 2: Sección 2: Revisión de Documentos y Verificación del Empleador o Representante Autorizado

M-274 Infographic titled Section 2: Employer or Authorized Representative Review and Verification. Infographic shows completed Section 2 as well as numbers that correlate to the instructions that follow.

En la parte superior de la Sección 2, ingrese el apellido, el nombre y la inicial del segundo nombre del empleado exactamente como aparece en la Sección 1. Ingrese el número que coincide con la casilla de ciudadanía o inmigración que el empleado seleccionó en la Sección 1.

Ingrese el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de caducidad de los documentos originales que presentó el empleado. Puede usar abreviaturas comunes para el título del documento o la autoridad emisora, por ejemplo, "DL" para la licencia de conducir y "SSA" para la Administración del Seguro Social, o las sugeridas en las instrucciones del formulario.

El espacio “Additional Information” (Información adicional) es para las anotaciones del Formulario I-9, tales como:

  • Anotaciones que describen extensiones de la autorización de empleo o la fecha de caducidad de un documento para personas en ciertas categorías de no inmigrantes, o bajo el Estatus de Protección Temporal (TPS, por sus siglas en inglés). Para obtener más información, consulte la Sección 4.4, Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo (EAD, por sus siglas en inglés) en ciertas circunstancias, y la Sección 6, Evidencia de Estatus para Ciertas Categorías.
  • Información de documentos adicionales que los empleados no inmigrantes F-1 o J-1 pueden presentar, incluido el número de estudiante y visitante de intercambio (SEVIS, por sus siglas en inglés)) y la fecha de finalización del programa del Formulario I-20, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Estudiante No Inmigrante, o DS-2019, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Visitante de Intercambio (J-1), según se requiera.
  • Información del documento de reemplazo si se presentó previamente un recibo.
  • Discrepancias que los participantes de E-Verify deben tener en cuenta al participar en el programa IMAGE(en inglés).
  • Cualquier otro comentario o anotación opcional necesaria para su proceso empresarial, como las fechas de terminación de empleo, las fechas de retención de formularios y los números de verificación de casos de E-Verify.

Ingrese el primer día de empleo remunerado u otra remuneración en el espacio “The employee’s first day of employmet” (Primer día de empleo del empleado; mm/dd/aaaa). El formato requerido es mes, día y año. Los reclutadores y los agentes que refieren por pago no ingresan el primer día de empleo del empleado.

Las agencias de empleo pueden optar por usar la fecha en que un empleado es asignado al empleo, o la fecha en que el nuevo empleado ingresa en el grupo de trabajo, como el primer día de empleo.

El empleador o el representante autorizado firma y fecha la Sección 2 en los espacios proporcionados, para dar fe de haber examinado físicamente los documentos que presentó el empleado. Ingrese también el título, apellido, nombre y el nombre de la empresa u organización del empleador.

Ingrese la dirección, ciudad o pueblo, estado y código postal de la empresa.

4.1 Menores (personas menores de 18 años de edad)

Los menores pueden completar el Formulario I-9 como se describe en la Sección 4.0, al completar la Sección 2 del Formulario I-9 y presentar un documento de Lista A o una combinación de documentos de las Listas B y C. Si un menor no puede presentar un documento de identidad de la Lista B, un padre o tutor legal puede demostrar la identidad del menor por medio del Formulario I-9 como se muestra en la Figura 3.

Nota de E-Verify: Si usted como empleador participa en E-Verify, los padres o tutores legales no pueden demostrar la identidad de un menor como se describe anteriormente. El menor debe presentar un documento de la Lista A o una combinación de un documento de la Lista B que contenga una fotografía y un documento de la Lista C.

Figura 3: Completar la Sección 1 del Formulario I-9 para Menores de Edad sin Documentos de la Lista B

M-274 Infographic titled Completing Section 1 of Form I-9 for Minors without List B documents. Image shows Section 1 completed by a minor’s parent of legal guardian. It contains numbers that correlate with the guidance that follows.

El padre o tutor legal del menor completa la Sección 1 e ingresa "individual under age 18” (menor de 18 años de edad) en la casilla de firma;

El padre o tutor legal completa la casilla “Preparer and/or Translator Certification” (Certificación del Preparador y / o Traductor).

Figura 4: Completar la Sección 2 del Formulario I-9 de Menores de Edad sin Documentos de la Lista B

M-274 Infographic titled Completing Section 2 of Form I-9 for Minors without List B documents. Image shows how an employer must complete Section 2 when minor’s parent of legal guardian completes Section 1. It contains numbers that correlate with the guidance that follows.

En la parte superior de la Sección 2, ingrese el apellido, nombre e inicial del segundo nombre del empleado exactamente como aparece en la Sección 1. Ingrese el número que coincide con la casilla de ciudadanía o inmigración que el empleado seleccionó en la Sección 1.

Ingrese “Individual under age 18” (Persona menor de 18 años de edad) en la Lista B e ingrese el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de caducidad (si corresponde) con la información del documento original de la Lista C que presentó el menor.

Ingrese la fecha de comienzo en el empleo.

El empleador o el representante autorizado firma y fecha la Sección 2 en los espacios provistos para dar fe de haber examinado físicamente los documentos que presentó el empleado. Ingrese también el título, apellido, nombre y el nombre de la empresa u organización del empleador.

Ingrese la dirección, ciudad o pueblo, estado y código postal de la empresa.

4.2 Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo (EADs) en Ciertas Circunstancias

Extensiones Automáticas Basadas en una Solicitud de Renovación Oportuna de un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766)

Los nacionales extranjeros en ciertas categorías de elegibilidad de empleo que presenten una solicitud de renovación de un EAD que va a caducar pueden recibir extensiones automáticas del EAD por hasta 180 días. La extensión comienza en la fecha en que vence el EAD  y continúa por hasta 180 días, a menos que se rechace la solicitud de renovación. Una extensión automática de un EAD depende de que se cumpla con los siguientes  requisitos:

  • El empleado debe haber presentado oportunamente una solicitud para renovar su EAD antes de que éste venciera(excepto ciertos empleados que recibieron el Estatus de Protección Temporal (TPS, por sus siglas en inglés)), y la solicitud permanece pendiente;
  • La categoría de elegibilidad en la parte frontal del EAD tiene el mismo código de categoría de elegibilidad de la Notificación   de Acción del Formulario I-797C, que el empleado recibió de parte de USCIS notificándole recibo de su solicitud de renovación (excepto empleados con TPS que pueden tener una combinación C19/A12 ); y
  • La categoría de elegibilidad aparece en uscis.gov como elegible para las extensiones automáticas del EAD. A partir de la fecha de publicación de este M-274, Manual para Empleadores, los códigos de categorías de elegibilidad para una extensión automática de 180 días son A03, A05, A07, A08, A10, C08, C09, C10, C16, C20, C22, C24 , C31 y A12 o C19.

El EAD vencido perteneciente al empleado, en combinación con la Notificación  de Acción del  Formulario I-797C que muestra que la solicitud de renovación de EAD fue  presentada oportunamente y que muestra la misma categoría de elegibilidad cualificada que la del EAD vencido, es un documento aceptable para el Formulario I-9. Esta combinación de documentos se considera un Documento de Autorización de Empleo vigente (Formulario I-766) de la Lista A.

Para encontrar el código de la categoría de elegibilidad en el documento de autorización de empleo de su empleado, vea la Figura 3 a continuación:

Figura 3: Documentos de Autorización de Empleo Extendidos Automáticamente
Encontrar la Notación de Categoría y la Fecha de Vencimiento en un EAD

La notación de categoría aparece en la parte frontal del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) bajo “Category” ("Categoría").

La fecha de vencimiento aparece en parte frontal  del Documento de Autorización de Empleo (I-766) a la derecha de “Card Expires” ("Tarjeta Vence").

Encontrar la Fecha de Vencimiento del EAD Extendido Automáticamente en el I-797C: Ejemplo 1

M-274 Infographic titled Completing Section 1 of Form I-9 for Employees with Disabilities (Special Placement). Image shows how a representative of the nonprofit organization, association, or rehabilitation program; or the parent or legal guardian of the employee with a disability completes Form I-9 for such an employee. It contains numbers that correlate with the guidance that follows.

 

El número de recibo aparece en la parte frontal de la Notificación de Acción del I-797C en la casilla ‘Receipt Number” ("Número de Recibo").

La fecha de presentación es la fecha en que USCIS recibió la solicitud y aparece en la casilla “Received Date” ("Fecha de Recibo"). Esta fecha debe ser en o antes de la fecha de vencimiento en la parte frontal del Documento de Autorización de Empleo.

El código de categoría puede aparecer en la cara de la Notificación   de Acción del I-797C en la casilla "Clase Solicitada". Si no ve esta casilla, vea la Muestra 2 a continuación.

Encontrar la Fecha de Vencimiento del EAD Extendido Automáticamente en el Formulario I-797C: Ejemplo 2

M-274 Infographic titled Completing Section 2 of Form I-9 for Employees with Disabilities (Special Placement). Image shows how employers complete Section 2 for such employees. It contains numbers that correlate with the guidance that follows.

El número de recibo aparece en la cara de la Notificación   de Acción del I-797C en la casilla “Receipt Number” ("Número de Recibo").

La fecha de presentación es la fecha en que USCIS recibió la solicitud y aparece en la casilla “Receipt Date” ("Fecha de Recibo"). Esta fecha debe ser en o antes de la fecha de vencimiento que aparece en la parte frontal del Documento de Autorización de Empleo.

El código de categoría puede aparecer en la cara de la Notificación   de Acción del I-797C en la casilla "Categoría Elegible". Si no ve esta casilla, vea el Ejemplo 1 anterior.

Extensiones Automáticas del EAD para Beneficiarios de TPS

Los beneficiarios de TPS pueden presentar un Documento de Autorización de  Empleo (Formulario I-766) que aparece como vencido en su parte frontal con un código de elegibilidad C19, pero con un Aviso de Acción del Formulario I-797C que indica el código de categoría de elegibilidad A12. Por lo tanto, sólo para los beneficiarios de TPS, los códigos de categoría de elegibilidad no tienen que ser los mismos, pero pueden ser C19 o A12.

Los beneficiarios de TPS pueden recibir una extensión automática de su Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) si presentan su solicitud de renovación de acuerdo con la Notificación del Registro Federal aplicable sobre procedimientos para renovar la documentación de empleo relacionada con TPS, que puede o no requerir que la solicitud sea presentado antes de la vencimiento del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766).

Los beneficiarios de TPS tienen otras formas de recibir una extensión automática de su EAD. En muchas circunstancias, su EAD puede extenderse automáticamente de acuerdo con un aviso publicado en el Registro Federal basado en una extensión de la designación del país al TPS. En estos casos, DHS informará al público mediante la Notificación del Registro Federal de que se extenderá el estatus de TPS y la autorización de empleo para los beneficiarios de TPS. Usted no puede requerir que los empleados demuestren que son nacionales de un país que ha sido designado para TPS.

Orientación sobre Cómo Completar el Formulario I-9

Para un empleado actual, actualice la Sección 2 del Formulario I-9 con la nueva fecha de vencimiento como sigue:

  • Trace una línea a través de la fecha de vencimiento anterior y escriba la nueva fecha de vencimiento en el margen de la Sección 2;
  • Escriba EAD EXT en la Sección 2;
  • Escriba sus iniciales y feche la corrección.

La nueva fecha de vencimiento a ingresar es la fecha que marca 180 días a partir de la fecha que vence la tarjeta, que es la fecha que está en la parte frontal del EAD vencido. Los empleados cuya autorización de empleo fue extendida automáticamente junto con su EAD (como los solicitantes de ajuste de estatus, pero no los asilados que son autorizados para empleo según su estatus) deben tachar la fecha que aparece en “Employment Autorized Until ("empleo autorizado  hasta") en la Sección 1, escribir la fecha que es 180 días a partir de la fecha en que expira su EAD actual, escribir sus iniciales y fechar el cambio.

Los nuevos empleados pueden presentar el EAD vencido y la Notificación de Acción del Formulario I-797C que indica  que USCIS recibió la solicitud de renovación presentada oportunamente por el empleado. Al completar la Sección 1, el empleado debe ingresar la fecha que marca 180 días desde la fecha de “card expires” ("tarjeta expira") de su EAD vencido en la casilla "autorizado para empleo hasta el mm/dd/aaaa".

Al completar la Sección 2, el empleador debe ingresar en la casilla “Fecha de Vencimiento” la fecha en que expira el período de extensión automática, no la fecha de vencimiento en la parte frontal  del EAD vencido. La fecha de vencimiento de la extensión automática es la fecha de 180 días a partir de la fecha  que indica la casilla “card expires” ("tarjeta vence") del EAD. Tenga en cuenta que esta fecha de vencimiento puede ser cambiada si la solicitud de renovación del empleado se deniega antes de que venza el período de 180 días. El empleador deberá ingresar el número de recibo de la Notificación de Acción del I-797C como el número de documento en el Formulario I-9.

Nueva verificación

Se requiere una nueva verificación cuando termina la extensión automática del empleado, a más tardar 180 días después de la fecha de vencimiento del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766). La nueva verificación también se puede hacer antes del final del período extendido de 180 días, al recibir cualquier documento que muestre la autorización de empleo actual, tal como cualquier documento de la Lista A o Lista C.

4.3 Recibos Aceptables

Usted debe aceptar un recibo en lugar de un documento de la Lista A, B o C si el empleado presenta uno, a menos que el empleo se extienda por menos de tres días hábiles. Los nuevos empleados que elijan presentar un recibo deben hacerlo durante tres días hábiles a partir de su primer día de empleo.

La Tabla 1 proporciona una lista de recibos aceptables que el empleado puede mostrar. Ingrese la palabra “Receipt” (Recibo) seguida del título del documento en la Sección 2, bajo de la lista que se relaciona con el recibo. Al completar el formulario por computadora, desplácese hacia abajo en la lista correspondiente para seleccionar el recibo presentado.

Cuando su empleado presente el documento de reemplazo original, tache la palabra “Receipt” (Recibo), y luego ingrese la información del nuevo documento en la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2.

Tabla 1: Recibos Aceptables

Descripción del Recibo

¿Quién puede presentar este recibo?

¿Este documento es de la Lista A, B o C?

¿Por cuánto tiempo es válido este recibo para propósitos del Formulario I-9?

¿Qué documento debe mostrar el empleado al final del período de validez del recibo?

La parte de salida de un Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, con un sello de admisión de refugiado no caducado o un código de admisión de "RE".

Refugiados

Lista A

90 días a partir de la fecha de caducidad de la autorización de empleo.

Un Documento de Autorización de Empleo no caducado (Formulario I-766), o una combinación de un documento válido de la Lista B y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones.

La parte de entrada de un Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, que contiene un sello temporal y una fotografía I-551.

Residentes permanentes legales

Lista A

Hasta la fecha de caducidad del sello temporal I-551, o si no hay fecha de caducidad, un año a partir de la fecha de admisión.

El Formulario I-551 actual, Tarjeta de Residente Permanente, también conocida como "Tarjeta Verde" o “Green Card”.

Un documento que demuestra que un empleado solicitó reemplazar un documento perdido, robado o dañado.

Todos los empleados

Pueden ser Lista A, B o C, según el documento al que se refiera el recibo.

90 días a partir de la fecha de contratación o, para nueva verificación, 90 días a partir de la fecha de caducidad de la autorización de empleo.

El documento actual para el que se emitió el recibo.

4.4 Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo (EAD, por sus siglas en inglés) en Ciertas Circunstancias

Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo Basadas en una Solicitud de Renovación Presentada Oportunamente

Los nacionales extranjeros en ciertas categorías de elegibilidad de empleo que presenten el Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo para renovar sus EAD, pueden recibir extensiones automáticas del EAD próximo a caducar hasta por 180 días. La extensión comienza en la fecha en que caduca el EAD y continúa por hasta 180 días, a menos que USCIS deniegue la solicitud de renovación. Una extensión automática de un EAD depende de que se cumpla con estos requisitos:

  • Los empleados deben haber presentado una solicitud para renovar su EAD antes de que éste haya caducado (excepto ciertos empleados bajo el Estatus de Protección Temporal (TPS, por sus siglas en inglés), y la solicitud permanece pendiente;
  • La categoría de elegibilidad en el la parte frontal del EAD es la misma categoría de elegibilidad de la Notificación de Acción del Formulario I-797C del empleado (excepto los empleados bajo TPS que pueden tener una combinación C19 / A12), y
  • Las categorías actuales de elegibilidad de EAD para una extensión automática de 180 días son A03, A05, A07, A08, A10, C08, C09, C10, C16, C20, C22, C24, C31 y A12 o C19. Las categorías elegibles se publican en la página web de USCIS  Extensión Automática del Documento de Autorización de Empleo (EAD).

Un EAD que parece estar caducado se extiende automáticamente cuando el empleado también presenta un Formulario I-797C que muestra una solicitud de renovación del EAD presentada oportunamente. El EAD y el Formulario I-797C deben tener la misma categoría de elegibilidad que la del EAD caducado. Obtenga más adelante información sobre las extensiones automáticas de EAD basadas en TPS que podrían no requerir el Formulario I-797C, Notificación de Acción.

Para encontrar la categoría de elegibilidad en el EAD de su empleado, vea la Figura 7 a continuación:

Figura 7: Documentos de Autorización de Empleo Extendidos Automáticamente
Encontrar la Categoría y la Fecha de Caducidad en un EAD (Formulario I-766)

La categoría de elegibilidad aparece en la parte frontal del EAD bajo “Category” (Categoría)

La fecha de caducidad aparece a la derecha de “Card Expires” (Tarjeta caduca).

Cómo encontrar la Fecha de Caducidad del EAD Extendido Automáticamente en el Formulario I-797C: Ejemplo 1

Image of one version of Form I-797C, Notice of Action, indicating that a TPS beneficiary’s Employment Authorization Document has been automatically extended. Image contains numbers that correlate with the guidance that follows.

El Número de recibo aparece en el Formulario I-797C, Notificación de Acción, en la casilla ‘Receipt Number” (Número de recibo).

La fecha de presentación es la fecha en que USCIS recibió la solicitud y aparece en la casilla “Received Date” (Fecha de recibo). Excepto como se explica a continuación para los beneficiarios de TPS, esta fecha debe ser en o antes de la fecha que aparece en "Card Expires” (Tarjeta caduca) en el EAD.

El código de la categoría puede aparecer en el Formulario I-797C, Notificación de Acción en la casilla “Class Requested” (Clase solicitada). Si no ve esta casilla, vea el Ejemplo 2 a continuación.

Encontrar la Fecha de Vencimiento del EAD Extendido Automáticamente en el Formulario I-797C: Ejemplo 2

Image of a second version of Form I-797C, Notice of Action, indicating that a TPS beneficiary’s Employment Authorization Document has been automatically extended. Image contains numbers that correlate with the guidance that follows.

El Número de recibo aparece en el Formulario I-797C, Notificación de Acción en la casilla “Receipt Number” (Número de recibo).

La fecha de presentación es la fecha en que USCIS recibió la solicitud y aparece en la casilla “Receipt Date” (Fecha de recibo). Esta fecha debe ser en o antes a partir de la fecha de caducidad que aparece en el EAD, es decir la fecha que aparece en "Card Expires” (Tarjeta caduca) en el EAD.

El código de categoría puede aparecer en el Formulario I-797C, Notificación de Acción en la casilla “Eligible Category” (Categoría Elegible).

Cómo Completar el Formulario I-9 para EAD Extendidos por el Formulario I-797C

Los nuevos empleados que presenten un EAD que se haya extendido automáticamente deben completar la Sección 1 de la siguiente manera:

  • Seleccione "Un extranjero autorizado para trabajar hasta", e
  • Ingrese la fecha de 180 días a partir de la fecha en "Card Expires” (Tarjeta caduca) en su EAD como fecha de caducidad.

Los empleados cuyo estatus no caduca, como los refugiados o asilados, deben ingresar N / A como fecha de caducidad.

En la Sección 2, el empleador debe:

  • Ingresar “EAD” en la casilla “Document Title” (Título del documento);
  • Ingresar el Número de recibo del Formulario I-797C en la casilla “Document Number” (Número de documento);
  • En la casilla “Expiration Date” (Fecha de caducidad), ingresar la fecha 180 días a partir de la fecha "Card Expires” (Tarjeta caduca) en el EAD. Esta fecha de caducidad se puede acortar si USCIS deniega la solicitud de renovación del empleado antes de que caduque el período de 180 días.
  • Ingrese “EAD EXT” en la casilla “Additional Information” (Información adicional)

Para un empleado actual, los empleadores deben actualizar la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2 cuando el EAD del empleado se haya extendido automáticamente. Los empleadores deben ingresar “EAD EXT” y la fecha de extensión automática de 180 días en la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2. Por ejemplo, EAD EXT mm/dd/aaaa. (El formato requerido es mes, día y año.)

Notificación del Registro Federal sobre Extensiones Automáticas del EAD para Beneficiarios de TPS

DHS también puede extender la fecha de caducidad del EAD de un beneficiario mediante una Notificación del Registro Federal. La Notificación proporciona una extensión a partir de la fecha de caducidad del EAD basada en la fecha de "Card Expires” (Tarjeta caduca) del EAD y el código de categoría de A12 o C19 que su empleado presenta para el Formulario I-9. Estas notificaciones proporcionan instrucciones para completar o actualizar el Formulario I-9. No puede exigir a los empleados demostrar que son nacionales de un país que DHS ha designado a TPS.

Los beneficiarios de TPS no están obligados a presentar un Formulario I-797C para confirmar que se volvieron a registrar a TPS. Sin embargo, consulte la Notificación del Registro Federal para obtener orientación adicional para determinar si los empleados necesitan confirmar que solicitaron un nuevo EAD.

Para obtener información sobre la extensión de los EAD de TPS, visite USCIS TPS, o Central I-9 TPS.

Cómo completar el Formulario I-9 para EAD Extendidos en Notificaciones del Registro Federal

En la Sección 1, los nuevos empleados que presenten un EAD automáticamente extendido en una Notificación del Registro Federal deben:

  • Seleccionar “An alien authorized to work until” (Extranjero autorizado para trabajar hasta), e
  • Ingresar la fecha de la extensión automática del EAD provista en la Notificación del Registro Federal correspondiente a la fecha de caducidad. Los empleadores pueden encontrar un enlace a la Notificación del Registro Federal de cada país bajo TPS en la página web de USCIS TPS.

En la Sección 2, el empleador debe:

  • Ingresar “EAD” en la casilla “Document Title” (Título del documento);
  • Ingresar el número de documento del EAD con Categoría A12 o C19, e
  • Ingresar la fecha de extensión automática provista en la Notificación del Registro Federal como la fecha de caducidad del documento.

Los empleadores deben actualizar la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2 para un empleado actual cuando el EAD del empleado se haya extendido automáticamente. Ingrese “EAD EXT” y la fecha de extensión automática del EAD de la Notificación del Registro Federal en la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2. Por ejemplo, EAD EXT mm / dd / aaaa. El formato requerido es mes, día y año.

Nueva Verificación

Usted debe volver a verificar a los empleados cuando termina la extensión automática del empleado, a más tardar en la fecha de caducidad de su autorización de empleo. Puede volver a verificarlos antes del final del periodo extendido de la extensión automática de 180 días, si presentan algún documento que demuestre la autorización de empleo actual, como cualquier documento de la Lista A o C.

5.0 Completar la Sección 3 del Formulario I-9

5.1 Autorización de Empleo de Empleados Actuales

Usted debe volver a verificar la autorización de empleo de un empleado a más tardar en la fecha de caducidad de la autorización de empleo. El empleado debe presentar un documento que demuestre la autorización de empleo actual, tal como cualquier documento de la Lista A o C, incluida una tarjeta de Seguro Social sin restricciones. Debe rechazar una tarjeta de Seguro Social restringida y pedirle al empleado que proporcione un documento diferente de la Lista A o C. También puede aceptar ciertos recibos para una nueva verificación. Vea la tabla de Recibos Aceptables en la Sección 4.3, Recibos Aceptables, para obtener más información. Una persona que no presente prueba real de su autorización de empleo, no puede continuar en el empleo.

Complete la Sección 3 del Formulario I-9 original del empleado. Si anteriormente ya usó la Sección 3 para una nueva verificación o para hacer una actualización, entonces use la Sección 3 de un nuevo Formulario I-9. También debe completar la Sección 3 de un nuevo Formulario I-9 si el formulario que utilizó para la verificación anterior ya no es válido. Visite uscis.gov/es/formularios/i-9 para obtener el Formulario I-9 actual.

Si vuelve a verificar a su empleado por medio de un Formulario I-9 impreso:

  • Ingrese el nombre completo del empleado del Formulario I-9 original en la parte superior de la Sección 2;
  • Deje en blanco la casilla “Citizenship / Immigration Status” (Estatus de ciudadanía/inmigración) y el resto de la Sección 2;
  • Si el nombre del empleado ha cambiado, ingrese el nuevo nombre en la casilla A de la Sección 3;
  • Ingrese el título del documento, el número y la fecha de caducidad en la casilla C de la Sección 3;
  • Ingrese su firma, fecha y nombre en la Sección 3. Mantenga esta página con el original.

Si completa la Sección 3 por computadora deben:

  • Ingresar el nombre completo del empleado en el Formulario I-9 original en la parte superior de la Sección 3;
  • Ingresar el nuevo nombre en la casilla A si el nombre del empleado ha cambiado;
  • Ingresar el título del documento, el número y la fecha de caducidad (si corresponde) en la casilla C;
  • Ingresar su nombre en la casilla provista;
  • Imprimir el formulario. Las secciones 2 y 3 se imprimirán en la misma página. El nombre del empleado se mostrará en la parte superior de la Sección 2. El resto de la Sección 2 se dejará en blanco y la Sección 3 mostrará sus entradas.
  • Ingresar su firma y la fecha en la Sección 3;
  • Mantener esta página con el Formulario I-9 original.

No se requiere volver a verificar a ciudadanos estadounidenses y nacionales no ciudadanos. No vuelva a verificar los siguientes documentos después de que caduquen: pasaportes estadounidenses, tarjetas de pasaporte estadounidense, Formulario I-551 (Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero / Tarjeta de Residente Permanente (Tarjeta Verde o Green Card) y documentos de la lista B.

Los empleados cuyo estatus de inmigración, autorización de empleo o documentos de autorización de empleo caduquen, deben presentar la solicitud o petición necesaria con suficiente anticipación para garantizar que mantengan una autorización de empleo continua y / o documentos válidos. USCIS proporciona extensiones de autorización de empleo bajo ciertas condiciones. Vea Sección 6: Evidencia de Estatus para Ciertas Categorías para obtener más información.

5.2 Nueva Verificación o Actualización de la Autorización de Empleo para Empleados Recontratados

Si vuelve a contratar empleados dentro de tres años a partir de la fecha en que completó su Formulario I-9 anterior, usted puede usar ese formulario o completar uno nuevo. Si decide utilizar su formulario anterior, siga estas guías para completar la Sección 3:

  • Si los empleados todavía están autorizados a trabajar, no necesitan proporcionar ningún documento adicional. Esto incluye ciudadanos estadounidenses, nacionales no ciudadanos y residentes permanentes legales que presentaron un Formulario I-551. En el caso de estos empleados, debe:
    • Ingresar el nombre completo del empleado del Formulario I-9 original en la parte superior de la Sección 3;
    • Ingresar cualquier cambio de nombre en la casilla A;
    • Ingresar su fecha de recontratación en la casilla B;
    • Ingresar su nombre, firma y fecha en la Sección 3.
  • Si su autorización de empleo ha caducado, debe:
    • Ingresar el nombre completo del empleado del Formulario I-9 original en la parte superior de la Sección 3;
    • Ingresar cualquier cambio de nombre en la casilla A;
    • Ingresar la fecha de recontratación en la casilla B;
    • Volver a verificar su autorización de empleo en la casilla C;
    • Ingresar su nombre, firma y fecha en la Sección 3.
  • Si el Formulario I-9 es una versión anterior del formulario, debe completar la Sección 3 en la versión actual del formulario. Visite uscis.gov/i-9 para obtener el Formulario I-9 actual.
  • Si ya usó la Sección 3 del Formulario I-9 anterior del empleado, pero lo recontrata dentro de tres años posteriores al Formulario I-9 original, complete la Sección 3 en un nuevo Formulario I-9 y adjúntelo al formulario completado previamente.
  • Los empleados recontratados luego de tres años de usted haber completado originalmente su Formulario I-9 deben completar un nuevo Formulario I-9.

Figura 8: Completar la Sección 3: Nueva verificación y Recontrataciones

Sample Image of Section 3 of Form I-9
  • Ingrese el nuevo nombre del empleado, si corresponde, en la casilla A.
  • Ingrese la fecha de recontratación del empleado, si corresponde, en la casilla B.
  • Ingrese el título, número y fecha de caducidad del documento de la Lista A o C (si corresponde) en la casilla C.
  • Ingrese su firma y fecha en la Sección 3.
Nota: Si necesita volver a verificar la autorización de empleo de un empleado actual que completó una versión anterior del Formulario I-9, el empleado puede elegir cualquier documento de la Lista A o C de las Listas de Documentos Aceptables para la versión más reciente de Formulario I-9. Ingrese la información de los nuevos documentos en la Sección 3 de la versión actual del Formulario I-9 y guárdela con el Formulario I-9 previamente completado. Visite uscis.gov/es/formularios/i-9 para obtener la versión más reciente del Formulario I-9.

5.3 Registro de Cambios de Nombre y Otra Información de Identidad para Empleados Actuales

Durante el proceso de nueva verificación o recontratación, si un empleado ha tenido un cambio de nombre legal (como por ejemplo por matrimonio), debe ingresar su nuevo nombre legal en la casilla A de la Sección 3, como se muestra en las Secciones 5.1 y 5.2. Si cambió legalmente su nombre en cualquier otro momento, le recomendamos que actualice la casilla A tan pronto como se entere del cambio, para mantener la información correcta en el formulario.

Para ingresar un cambio de nombre legal en la Sección 3 sin nueva verificación o recontratación:

  • Ingrese el nuevo nombre del empleado en la casilla A, e
  • Ingrese su nombre, firma y fecha en la Sección 3.

En cualquiera de estas situaciones, debe tomar medidas para asegurarse de que el cambio de nombre del empleado sea correcto. Esto puede incluir pedirles que proporcionen documentación legal que demuestre el cambio de nombre, como un certificado de matrimonio. Haga una copia de ese documento para guardarlo con el Formulario I-9 en caso de una inspección. Usted podría encontrar situaciones que no sean un cambio de nombre legal en las que un empleado le informa (o usted tiene razones para creer) que su identidad es diferente de la que utilizó para completar su Formulario I-9. Por ejemplo, un empleado puede haber estado trabajando bajo una identidad falsa, ha obtenido posteriormente autorización de empleo bajo su verdadera identidad, y desea regularizar sus registros de empleo. En ese caso, usted deberá completar un nuevo Formulario I-9. Escriba la fecha original de contratación en la Sección 2 y adjunte el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 previamente completado y añada una explicación por escrito.

En los casos en que un empleado ha trabajado para usted con una identidad falsa, pero actualmente está autorizado para trabajar, las reglas del Formulario I-9 no requieren la terminación del empleo.

Además, puede haber otras leyes, obligaciones contractuales o políticas de la empresa que usted debe considerar antes de tomar acción. Por ejemplo, INA prohíbe la discriminación basada en el estatus de ciudadanía u origen nacional. Vea la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas, para obtener más información.

A los empleadores E-Verify:

  • Recomendamos que exhorte a sus empleados a registrar su cambio de nombre legal con la Administración del Seguro Social para evitar inconsistencias en E-Verify. Para obtener más información, visite e-verify.gov/es.
  • Si completa un nuevo Formulario I-9 basado en un cambio de nombre que no es legal, debe confirmar la nueva información del Formulario I-9 a través de E-Verify. Si no completa un nuevo Formulario I-9, no debe crear un nuevo caso de E-Verify.
  • Los contratistas federales que están sujetos a la cláusula del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR, por sus siglas en inglés) de E-Verify, y que eligen verificar a los empleados actuales por medio de un Formulario I-9 actualizado ya completado, están sujetos a reglas especiales respecto a cuándo deben completar un nuevo Formulario I- 9. Si usted elige actualizar el Formulario I-9 para los empleados actuales, debe completar un nuevo Formulario I-9 cuando un empleado cambia su nombre. Para obtener más información, vea la Guía Suplementaria de E-Verify (en inglés) para contratistas federales en e-verify.gov/es.

6.0 Evidencia de Estatus para Ciertas Categorías

6.1 Residentes Permanentes Legales (LPR, por sus siglas en inglés)

Usted debe permitir que los empleados elijan qué documentos presentarán de las Listas de Documentos Aceptables. En la Sección 1, un LPR puede optar por presentar un documento de la Lista A (como el Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente, comúnmente conocida como Tarjeta Verde o Green Card), o una combinación de documentos de la Lista B y C (como una licencia de conducir emitida por el estado y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones).

El Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente puede:

  • No tener fecha de caducidad. Emitimos estas tarjetas desde enero de 1977 hasta agosto de 1989;
  • Tener una fecha de caducidad de 10 años, o
  • Tener una fecha de caducidad de dos años.

El Formulario I-551 temporal requiere una nueva verificación

Si un LPR o residente condicional presenta uno de los Formularios I-551 temporales que se listan a continuación, debe volver a verificar su autorización de empleo:

  • Recibo de la Lista A: La parte de entrada del Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, que contiene un sello temporal I-551 no caducado y una fotografía del empleado. Debe presentarle su Formulario I-551 a más tardar cuando caduque el sello, o un año después de que el Servicio de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos emita el Formulario I-94, si el sello no contiene una fecha de caducidad.
  • Documento de la Lista A: un pasaporte extranjero con un sello I-551 temporal o una anotación impresa I-551 en una visa de inmigrante legible por máquina (MRIV, por sus siglas en inglés). Debe presentar su Formulario I-551 cuando caduque el sello, o un año después a partir de la fecha de admisión si el sello no contiene una fecha de caducidad.
    • La mayoría de los MRIV contienen el siguiente texto en la visa: “UPON ENDORSEMENT SERVES AS TEMPORARY I-551 EVIDENCING PERMANENT RESIDENCE FOR 1 YEAR” (Una vez ratificado sirve como un I-551 temporal que evidencia la residencia permanente por 1 año). El período de un año comienza en la fecha de admisión. Si en un caso poco común se emite una visa de inmigrante sin el texto “FOR 1 YEAR” (Por un año), usted debe considerar el MRIV como evidencia del estatus de residente permanente legal por un año a partir de la fecha de admisión.
    • Si el sello en el pasaporte está ratificado como "CR-1" y está cerca pero no en el MRIV, también es un endoso válido.
    • Ingrese el número en letra roja debajo de la fecha “Expires On” (Caduca el) del MRIV como número de documento.
  • Documento de la Lista C: un Formulario I-551 caducado con un Formulario I-797, Notificación de Acción, que indica que USCIS ha extendido la validez de la tarjeta. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado en la Sección 3 antes de que finalice su extensión.

6.2 Indios Americanos

Un documento tribal de un empleado de una tribu de indios americanos establece tanto la identidad como la autorización de empleo en el Formulario I-9 bajo las Listas B y C.  A fin de ser aceptado para los propósitos del Formulario I-9, una tribu reconocida por el gobierno federal de Estados Unidos debe emitir el documento tribal nativo americano. Los LPR, los extranjeros autorizados para trabajar y los nacionales no ciudadanos pueden tener un documento tribal de nativos americanos. Debido a que el reconocimiento federal de las tribus puede cambiar con el tiempo, debe consultar el sitio web de la Oficina de Asuntos Indígenas en bia.gov para determinar si la tribu es reconocida por el gobierno federal.

Los siguientes documentos no son considerados documentos tribales de indios americanos para propósitos del Formulario I-9, y no pueden utilizarse para la Lista B o C:

  • Un documento de membresía tribal emitido por una Primera Nación canadiense, como una tribu indígena canadiense, en lugar de una tribu de nativos americanos estadounidenses, incluso una tribu que otorgue membresía y emita documentos de membresía tribal a nacionales canadienses, y
  • Un Certificado de Estatus Indígena (comúnmente conocido como "tarjeta INAC”) emitido por Asuntos Aborígenes y Desarrollo del Norte de Canadá (antes conocido como Asuntos Indígenas y del Norte de Canadá, o “INAC”).

Si bien las personas que tienen estos documentos podrían posiblemente cualificar para la autorización de empleo según la sección 289 de INA (y, si corresponde, 8 CFR 289.2), sus tarjetas de membresía tribales emitidas por una Primera Nación Canadiense, o tarjetas INAC emitidas por el Gobierno de Canadá, no pueden, por sí solas, establecer la autorización de empleo.

Indios Americanos nacidos en Canadá

A los nativos americanos nacidos en Canadá con al menos un 50% de sangre de indios americanos no se les puede negar la admisión a Estados Unidos y están autorizados a vivir y trabajar aquí. Al completar el Formulario I-9, estas personas pueden presentar una combinación de un documento de la Lista B y C o el Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente (Tarjeta Verde o Green Card), si eligen obtener una. Debe aceptar estos documentos siempre que parezcan genuinos y estar relacionados a la persona que los presenta.

Nota para Empleadores en E-Verify: De acuerdo con la sección 403 de la Ley de Reforma de Inmigración Ilícita y Responsabilidad de Inmigrantes de 1996, el estatuto de autorización de E-Verify, todos los documentos de la Lista B deben contener una fotografía. Esto incluye documentos tribales de nativos americanos presentados como un documento de la Lista B. Si el documento tribal del nativo americano del empleado no contiene una fotografía, debe solicitarle al empleado que proporcione un documento de la Lista B con una fotografía. El documento tribal nativo americano es aceptable como el documento de la Lista C del empleado. Su empleado también puede optar por proporcionar un documento de la Lista A en lugar de un documento de la Lista B y la Lista C.

6.3 Refugiados y Asilados

Los refugiados y asilados están autorizados a trabajar indefinidamente porque su estatus de inmigración no caduca.

Refugiados

Al ser admitidos a Estados Unidos, DHS proporciona a los refugiados un Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, que no caduca.

Al completar el Formulario I-9, los refugiados deben marcar “Alien Authorized to Work” (Extranjero autorizado para trabajar) e ingresar "N / A" en la casilla “Expiration Date” (Fecha de caducidad) en la Sección 1, incluso si tiene un EAD con una fecha de caducidad.

La parte de salida que contiene un sello de admisión de refugiado no caducado o un Formulario I-94 electrónico con una clase de admisión de "RE" es un recibo aceptable que demuestra la autorización de empleo y la identidad por 90 días. Si el refugiado presenta este recibo al final del período de recibo de 90 días, el refugiado debe presentar un EAD o un documento de la Lista B, como una licencia de conducir emitida por el estado, con un documento de la Lista C, como una tarjeta de Seguro Social sin restricciones.

Los refugiados también pueden presentar un EAD caducado con un Formulario I-797C, Notificación de Acción, si la notificación tiene la misma categoría de autorización de empleo que el EAD caducado. Esta combinación se considera un documento de la Lista A no caducado y es válida por hasta 180 días después a partir de la fecha de "Card Expires” (Tarjeta caduca) en el EAD. Para obtener más información, vea la Sección 4.4, Extensión Automática de Documentos de Autorización de Empleo en Ciertas Circunstancias.

Asilados

Después de obtener el asilo en Estados Unidos, DHS emite un Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, a los asilados. El Formulario I-94 contendrá un sello o anotación, como “Asylum Granted Indefinitely” (Asilo concedido indefinidamente) o la disposición legal apropiada (8 CFR 274a.12(a)(5) o INA 208) para mostrar su autorización de empleo. Un asilado también puede presentar un Formulario I-94 electrónico con una clase de admisión de "AY". El Formulario I-94 es un documento aceptable de la Lista C y no caduca. Los asilados que eligen presentar este documento también deben presentar un documento de identidad de la Lista B, como una licencia de conducir emitida por el estado o una tarjeta de identificación.

Cuando completen el Formulario, los asilados deben indicar “Alien Authorized to Work” (Extranjero autorizado para trabajar) e ingresar “N/A” en la casilla para la fecha de caducidad en la Sección 1, incluso si tienen un EAD con fecha de caducidad.

USCIS emite EAD a los asilados. Estos son documentos aceptables de la Lista A; sin embargo, las decisiones de los jueces de inmigración o la Junta de Apelaciones de Inmigración (BIA, por sus siglas en inglés) que otorgan asilo no son documentos aceptables de la Lista C porque no son emitidos por DHS.

6.4. Estudiantes y Visitantes de Intercambio

Cada año, miles de visitantes de intercambio, estudiantes internacionales y sus dependientes vienen a Estados Unidos para estudiar y trabajar.

6.4.1 Visitantes de Intercambio y Estudiantes (J-1)

El Departamento de Estado (DOS, por sus siglas en inglés) administra programas de intercambio de visitantes y designa a los patrocinadores. Los oficiales responsables dentro del programa emiten el Formulario DS-2019, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Visitante de Intercambio (J-1). Los visitantes de intercambio vienen a Estados Unidos por un período específico para participar en un programa o actividad en particular, como se describe en su Formulario DS-2019. Solo los visitantes de intercambio J-1 pueden usar este formulario cuando el empleo es parte de su programa. Actualmente, DOS designa entidades públicas y privadas para actuar como patrocinadores de intercambio para los siguientes programas.

Programas de Visitantes de Intercambio

  • Profesores y becarios de investigación;
  • Académicos a corto plazo;
  • Aprendices y pasantes;
  • Estudiantes universitarios;
  • Profesores y maestros;
  • Estudiantes de escuela secundaria;
  • Especialistas;
  • Médicos extranjeros;
  • Visitantes internacionales;
  • Visitantes gubernamentales;
  • Consejeros de campamento;
  • Empleados domésticos;
  • Viajes por trabajo de verano.

Programas de Memorando de Entendimiento (MOU, por sus siglas en inglés)

  • Trabajo de verano/viajes: Australia y Nueva Zelanda;
  • WEST (Trabajo/viajes/ estudio de inglés): Corea del Sur;
  • Trabajo/viajes de pasantía: República de Irlanda;
  • Pasante / aprendiz (Programas innovadores): Portugal;
  • Programa de pasantías (ciencias, ingeniería, arquitectura, matemáticas y ocupaciones industriales): México.

Los estudiantes de secundaria o preparatoria (bachiller) y los visitantes internacionales no están autorizados a trabajar.

Los oficiales responsables pueden autorizar a otros estudiantes J-1 para empleo a tiempo parcial en el campus de acuerdo con los términos de una beca, residencia, asistencia o empleo fuera del campus a base de circunstancias económicas graves, urgentes e imprevistas. Los oficiales responsables también pueden autorizar a estudiantes J-1 por un máximo de 18 meses (o, para estudiantes de doctorado, un máximo de 36 meses) de capacitación práctica durante o inmediatamente después de sus estudios. La capacitación práctica J-1 incluye empleo remunerado fuera del campus y / o pasantías no remuneradas que forman parte del programa de estudio del estudiante. Su oficial responsable debe autorizar el empleo por escrito para capacitación práctica. Aplican reglas especiales a los estudiantes en internado.

El empleo para otros visitantes de intercambio J-1 es a veces específico del trabajo y del lugar o limitado a unos pocos meses.

Para obtener más información sobre estas categorías y su autorización de empleo, comuníquese con el oficial responsable cuyo nombre y número de teléfono figuran en el Formulario DS-2019 del empleado o visite el sitio web de DOS en exchanges.state.gov (en inglés).

USCIS no emite EAD a los visitantes de intercambio J-1.

Sin embargo, DHS emite un Formulario I-94 que indica el estatus de no inmigrante J-1. El programa designado por DOS patrocina y emite el Formulario DS-2019, que indica el tipo de trabajo que un visitante de intercambio está autorizado a realizar. Para los estudiantes J-1, el patrocinador del programa prepara documentación informal adicional (una carta) que verifica la autorización de empleo.

Consideramos que lo siguiente es un documento de la Lista A:

  • Pasaporte extranjero caducado, y
  • Formulario I-94 que indica el estatus de no inmigrante J-1 y el Formulario DS-2019 con el endoso del oficial responsable.

Los estudiantes J-1 pueden presentar los documentos anteriores si también tienen una carta del oficial responsable autorizando el empleo.

Para satisfacer los requisitos de los documentos de la Lista B y C, el estudiante J-1 podría presentar una licencia de conducir estatal (Lista B) y un Formulario I-94 en combinación con el Formulario DS-2019 y una carta de un oficial responsable (Lista C # 7).

Si el visitante de intercambio J-1 se transfiere a un programa diferente o cambia su patrocinador, su Formulario DS-2019 debe indicar el nuevo programa o patrocinador.

Algunos visitantes de intercambio pueden extender su estatus. Si tiene preguntas sobre la autorización de empleo continua de cualquier visitante de intercambio, comuníquese con el oficial responsable cuyo nombre y número de teléfono figuran en el Formulario DS-2019 del empleado.

Los dependientes de un visitante de intercambio J-1 se clasifican como no inmigrantes J-2 y solo están autorizados a trabajar si les hemos emitido un EAD. Un pasaporte extranjero no inmigrante J-2 y el Formulario I-94 no son evidencia de identidad y autorización de empleo para propósitos del Formulario I-9.

6.4.2 Estudiantes No Inmigrantes F-1 y M-1

Los estudiantes extranjeros que realizan estudios académicos y / o forman parte de programas de capacitación en idiomas se clasifican como no inmigrantes F-1, mientras que los estudiantes extranjeros que realizan estudios no académicos o vocacionales se clasifican como no inmigrantes M-1. Los oficiales escolares designados (DSO, por sus siglas en inglés) en las escuelas certificadas emiten el Formulario I-20, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Estudiante No Inmigrante.

Los estudiantes F-1 pueden ser elegibles para trabajar bajo ciertas condiciones. Existen varios tipos de autorización de empleo para estudiantes, que incluyen:

  • Empleo en el campus;
  • Formación práctica curricular;
  • Empleo fuera del campus basado en graves dificultades económicas;
  • Empleo patrocinado por una organización internacional, y
  • Formación práctica opcional.

Los estudiantes F-1 pueden trabajar en el campus sin la aprobación de USCIS hasta que completen su curso de estudio. La anotación de admisión de no inmigrante F-1 en su Formulario I-94 generalmente indica "D / S", que indica la duración del estatus. El Formulario I-20 del estudiante F-1 proporciona una casilla para la fecha de finalización del programa, que es la última fecha en que pueden completar sus estudios. El estudiante debe ingresar la fecha de finalización del programa en la Sección 1 como la fecha en la que caduca la autorización de empleo.

Para completar la Sección 2, la combinación del pasaporte extranjero no caducado del estudiante F-1 y el Formulario I-94 que indica el estatus de no inmigrante F-1, es un documento de la Lista A para empleo en el campus. No se requiere que registre información del Formulario I-20 del estudiante en la Sección 2.

Los estudiantes F-1 pueden trabajar:

  • En los predios de la escuela, incluidas las empresas comerciales en el lugar que brindan servicios a los estudiantes en el campus, como la biblioteca o la cafetería de la escuela, y
  • En una instalación fuera del campus que esté afiliada educativamente con la escuela.

El empleo que no proporciona servicios directos a los estudiantes no es un empleo en el campus. Por ejemplo, una empresa comercial en el campus, como una empresa de construcción que construye un edificio escolar, no proporciona servicios directos a los estudiantes. Las guías para el empleo en el campus están disponibles en ice.gov/sevis/employment.

El empleo en el campus está limitado a 20 horas a la semana cuando la escuela está en sesión. Una excepción a esta limitación aplica en casos de circunstancias emergentes que DHS anuncia en una Notificación del Registro Federal.

La Capacitación Práctica Curricular (CPT, por sus siglas en inglés) permite a los estudiantes aceptar trabajos / estudios alternativos remunerados, pasantías, educación cooperativa o cualquier otro tipo de pasantía o práctica requerida que los empleadores patrocinadores ofrecen a través de acuerdos cooperativos con la escuela. El programa CPT debe ser una parte integral del plan de estudios del programa de grado del estudiante. DSO debe autorizar la CPT en el Formulario I-20 del estudiante. El estudiante debe ingresar la fecha de finalización de empleo de CPT en la sección de autorización de empleo de su Formulario I-20 en la Sección 1, como la fecha en que caduca la autorización de empleo.

En la Sección 2, puede ingresar:

  • Un documento de la Lista A, que incluye la combinación de:
    • Un pasaporte extranjero no caducado;
    • Formulario I-20 con el endoso DSO para empleo, y
    • Formulario I-94 que indica el estatus de no inmigrante F-1.

O

  • Documentos de la Lista B y Lista C:
    • Por ejemplo, una licencia de conducir estatal (documento de la Lista B) y, bajo la Lista C #7, un Formulario I-94 que indica el estatus de no inmigrante F-1, con un Formulario I-20 debidamente aprobado.

Un Formulario I-20 aceptable para CPT debe tener todos los campos de autorización de empleo completados. Estos campos incluyen el estatus laboral, el tipo de empleo, la fecha de inicio y finalización del empleo, y el nombre y ubicación del empleador. Use la fecha de finalización del empleo de CPT en el Formulario I-20 como la fecha de caducidad en la Sección 2.

En los casos de otros tipos de empleo disponibles para ciertos estudiantes extranjeros, (como autorización de empleo de capacitación práctica opcional (OPT, por sus siglas en inglés), STEM (ciencia, tecnología, ingeniería y matemáticas), extensión de OPT o empleo fuera del campus basado en dificultades económicas severas), USCIS debe otorgar al estudiante un EAD.

Los estudiantes que viajan a través de la frontera y que ingresan a Estados Unidos como no inmigrantes F-1 solo pueden trabajar como parte de su CPT o posterior a la finalización de su OPT.

Los estudiantes extranjeros M-1 en estudios no académicos o vocacionales solo pueden aceptar empleo si el mismo es parte de un programa de capacitación práctica y solo pueden participar en dicha capacitación después de completar su curso de estudio. El estudiante debe recibir un EAD antes de trabajar y solo puede trabajar durante un máximo de seis meses de capacitación práctica. Ingrese la información EAD del estudiante M-1 en la Lista A en la Sección 2 del Formulario I-9.

Los dependientes de los estudiantes F-1 y M-1 están en estatus F-2 o M-2 y no son elegibles para la autorización de empleo.

Capacitación Práctica Opcional (OPT, por sus siglas en inglés) para estudiantes F-1 – EAD requerido

OPT proporciona experiencia de capacitación práctica que se relaciona directamente con el área principal de estudio de un estudiante F-1 especificada en su Formulario I-20. Un estudiante F-1 autorizado para OPT puede trabajar hasta 20 horas por semana mientras la escuela está en sesión y a tiempo completo (20 o más horas por semana) cuando la escuela no está en sesión. Después de completar su curso de estudio, USCIS puede autorizar a un estudiante F-1 hasta 12 meses de OPT al completar su programa de grado. Ciertos estudiantes F-1 pueden ser elegibles para extender su OPT. Vea la Extensión OPT STEM F-1 a continuación para obtener más información.

El oficial escolar designado debe actualizar el Formulario I-20 para indicar la recomendación OPT. El estudiante debe obtener un EAD de USCIS antes de que resulte autorizado para trabajar. El estudiante no puede comenzar a trabajar hasta la fecha indicada en el EAD. El EAD demuestra la identidad del estudiante y la autorización de empleo para propósitos del Formulario I-9.

Al completar la Sección 1, el estudiante debe ingresar la fecha de caducidad del EAD en la casilla “Authorized to Work Until” (Autorizado para trabajar hasta) en la Sección 1. Al completar la Sección 2 para este estudiante, debe ingresar el número de tarjeta de EAD y la fecha de caducidad en la Lista A. Cuando el EAD de estudiante caduca, debe volver a verificar la autorización de empleo del estudiante en la Sección 3.

Extensión F-1 STEM OPT

Un estudiante F-1 que recibió una licenciatura, maestría o doctorado en ciencias, tecnología, ingeniería o matemáticas de una escuela acreditada y certificada por el Programa de Estudiantes e Intercambio (SEVP) puede solicitar una extensión de 24 meses en su OPT . El empleo debe estar directamente relacionado con su área principal de estudio, y usted debe estar inscrito y en cumplimiento con E-Verify.

Se requiere el número de identificación de la compañía E-Verify para que el estudiante solicite a USCIS la extensión STEM por medio del Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo. Un estudiante STEM puede cambiar de empleador o trabajar en un lugar de contratación diferente para el mismo empleador, pero cualquier nuevo empleador o lugar de contratación debe estar inscrito y en cumplimiento con E-Verify antes de que el estudiante comience a trabajar. Además, los nuevos empleadores o lugar de contratación deben informar oportunamente cualquier cambio en la información de empleo del estudiante, como se describe a continuación.

El EAD emitido al estudiante F-1 STEM OPT dice "STU: STEM OPT ONLY". Los siguientes documentos demuestran la identidad del estudiante y la autorización de empleo para el Formulario I-9:

  • Un EAD no caducado, o
  • Un EAD caducado presentado con el Formulario I-20 respaldado por el oficial escolar designado del estudiante, en la que recomienda una extensión STEM si el estudiante presentó oportunamente su Formulario I-765, pero su solicitud aún está pendiente. Si el estudiante ha cambiado de empleador, este Formulario I-20 también debe contener la información del nuevo empleador.
    • En este caso, debe ingresar la siguiente información en la Lista A en la Sección 2:
  1. Ingrese EAD en la casilla “Título del documento”;
  2. Ingrese el número EAD en la casilla “Número de documento”;
  3. Ingrese la fecha de 180 días a partir de la fecha de caducidad de la tarjeta en el EAD en la casilla “Fecha de Caducidad, e
  4. Ingrese "EAD EXT" en la casilla “Información adicional”.

Para actualizar la Sección 2 para un empleado actual con una extensión STEM OPT:

  1. Revise el Formulario I-20 del empleado endosado por el oficial escolar designado del estudiante en la que recomienda una extensión STEM.
  2. Ingrese EAD EXT y la fecha 180 días a partir de la fecha de caducidad de la tarjeta en el EAD en la casilla “Información adicional”. Por ejemplo, EAD EXT mm / dd / aaaa. (El formato requerido es mes, día y año).

Debe volver a verificar la autorización de empleo de este estudiante en la fecha que ingresó en la Sección 2.

El Formulario I-20 del estudiante para STEM OPT debe tener todas las casillas de autorización de empleo completadas. Estas casillas incluyen el estatus laboral, el tipo de empleo, la fecha de inicio y finalización del empleo, y su nombre y instalación.

Usted tiene responsabilidades específicas al brindar oportunidades de capacitación práctica a los estudiantes STEM OPT, que incluyen:

  • Inscribirse en E-Verify y permanecer en cumplimiento antes de emplear a un estudiante F-1 STEM OPT;
  • Implementar un plan de capacitación formal para aumentar el aprendizaje académico del estudiante a través de la experiencia práctica;
  • Completar la parte del empleador y certificar el Formulario I-983, Plan de Capacitación para Estudiantes STEM OPT;
  • Informar al DSO y actualizar el Formulario I-983 si hay algún cambio o desviaciones significativas del plan de capacitación formal del estudiante, e
  • Informar al DSO de la terminación del empleo o partida de un estudiante dentro de cinco días hábiles.

Los requisitos adicionales e información sobre sus responsabilidades están disponibles en studyinthestates.dhs.gov.

Cap-Gap (Cubierta de Brecha)

El término “cap-gap” o cubierta de brecha, se refiere al período entre el momento en que el estatus de estudiante F-1 de un no inmigrante normalmente finaliza y su estatus H-1B comienza. Los estudiantes F-1 que buscan cambiar al estatus H-1B pueden ser elegibles para una extensión de estatus y autorización de empleo hasta el 30 de septiembre del año calendario en que presentó el Formulario I-129, Petición de Trabajador No Inmigrante (petición H-1B), pero solo si el estatus de H-1B del estudiante comienza el 1 de octubre.

Si emplea a un estudiante no inmigrante F-1 en OPT y presentó oportunamente una petición H-1B para ese estudiante, él puede continuar trabajando luego a partir de la fecha de caducidad en su OPT EAD mientras espera la fecha de inicio de una petición H-1B aprobada o pendiente.

Hay dos tipos de extensiones de cubierta de brecha:

  • Extensiones de estatus F-1 solamente (sin OPT): Si un estudiante está en estatus F-1 cuando presenta una petición H-1B con una fecha de inicio del 1 de octubre, pero el estudiante no participa actualmente en OPT, recibirá una extensión de su estatus F-1, pero no estará autorizado para trabajar hasta que aprobemos la petición y su estatus H-1B comience el 1 de octubre.
  • Extensiones de estatus F-1 y OPT: Si un estudiante está en estatus F-1 cuando presenta una petición H-1B con una fecha de inicio del 1 de octubre y actualmente participa en OPT posterior a la finalización, recibirá una “cap-gap” (extensión automática de cubierta de brecha) tanto de su condición de estudiante F-1 como de su período autorizado de OPT posterior a la finalización. Si seleccionamos su petición y permanece pendiente o la aprobamos, el estudiante seguirá autorizado para trabajar como estudiante F-1 con OPT hasta el 30 de septiembre.

Extensión Automática de Cubierta de Brecha (Cap-Gap) Basada en Solicitudes Oportunas para Cambiar el Estatus

Para que un estudiante elegible F-1 reciba una extensión EAD automática, debe:

  • Presentar oportunamente una petición para cambiar el estatus de estudiante a H-1B, e
  • Indicar que la fecha de inicio de empleo del estudiante es el 1 de octubre del año en que presentó la petición H-1B.

El EAD caducado del empleado en combinación con su Formulario I-797C, Notificación de Acción que muestra los requisitos anteriores es un EAD no caducado en la Lista A. Esta extensión automática finaliza si USCIS rechaza, deniega, revoca o retira la petición H-1B.

“Presentada oportunamente” significa que usted presentó la petición H-1B (que indica un cambio de estatus en lugar de un proceso consular) durante el período de aceptación, mientras la admisión de estatus F-1 autorizada del estudiante todavía estaba vigente. Esto incluye cualquier período de tiempo durante el curso académico de estudio, cualquier período autorizado de OPT posterior a la finalización y el período de preparación de salida de 60 días.

Cómo completar el Formulario I-9

En la Sección 1, un nuevo empleado debe:

  • Seleccionar "Extranjero autorizado para trabajar hasta", e
  • Ingresar la fecha del 30 de septiembre y el año en que se presentó la solicitud de cambio de estatus H-1B como fecha de caducidad.

En la Sección 2, debe:

  • Ingresar EAD como título del documento;
  • Ingresar el Número de recibo del Formulario I-797C en la casilla “Número de documento”;
  • Ingresar la fecha del 30 de septiembre y el año en que presentó la petición en la casilla “Fecha de caducidad”, e
  • Ingresar “CAP-GAP” (Cubierta de brecha) en la casilla Información adicional.

Para actualizar la Sección 2 para un empleado actual elegible a una extensión de cubierta de brecha una vez que reciba el Formulario I-797C, ingrese “CAP-GAP” y la fecha del 30 de septiembre y el año en que presentó la petición en la casilla “Información adicional”. Por ejemplo, CAP-GAP 09/30 / aaaa. (El formato requerido es mes, día y año).

Nueva Verificación de Cubierta de Brecha (Cap-Gap)

Si la extensión automática del EAD de un empleado caduca el 1 de octubre, debe volver a verificar su autorización de empleo en la Sección 3 antes del 30 de septiembre del año en que presentó la petición. Cuando aprobemos la petición H-1B, recibirá un Formulario I-797 con el nuevo Formulario I-94 de su empleado. Ingrese el título, número y fecha de caducidad del documento del Formulario I-94 en la Sección 3 para completar la nueva verificación. El empleado también puede presentar cualquier documento de la Lista A o C, o un recibo aceptable de la Lista A o C descrito en la Sección 4.3, Recibos Aceptables, para volver a verificar su autorización de empleo.

Para Empleadores E-Verify

Puede crear un caso en E-Verify para un nuevo empleado con una extensión de límite máximo por medio de la información provista en su Formulario I-9.

6.5 Ocupaciones de Especialidad H-1B

Las empresas estadounidenses usan el programa H-1B para emplear temporalmente a trabajadores extranjeros en una ocupación especializada que requiere experiencia teórica o técnica en un campo determinado como ciencia, ingeniería o programación de computadoras. Como empleador estadounidense, puede presentar ante USCIS un Formulario I-129, Petición de Trabajador No Inmigrante, para no inmigrantes que tengan ciertas habilidades, siempre que cumplan con los requisitos establecidos. También debe incluir un Formulario ETA 9035, Solicitud de Condición Laboral, aprobado, junto con el Formulario I-129 y otra documentación.

  • Un empleado recién contratado con clasificación H-1B. Si USCIS aprueba su petición, recibirá el Formulario I-797, Notificación de Aprobación, que indica que el trabajador extranjero ha sido aprobado para la clasificación H-1B. Una vez que su empleado comience a trabajar para usted, ambos deben completar el Formulario I-9.
  • Extensiones H-1B. USCIS puede aprobar peticiones H-1B por un período inicial de hasta tres años y otorgar extensiones por hasta tres años adicionales. Bajo ciertas circunstancias, USCIS puede extender la autorización de empleo de un trabajador H-1B más allá del límite de seis años.
  • Empleo continuo H-1B con el mismo empleador. Para que un trabajador H-1B continúe empleado por usted más allá a partir de la fecha de caducidad de su estatus H-1B actual (como lo indica la fecha de caducidad en su Formulario I-797, debe solicitar una extensión de la estadía antes de que caduque su petición H-1B. Si presenta oportunamente un Formulario I-129 para extender su estatus, está autorizado a continuar en el empleo hasta por 240 días mientras USCIS procesa la petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que ocurra primero. Debe escribir “240-Day Ext.” e ingresar la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado en la Sección 3 una vez que reciba la decisión de USCIS, o al final del período de 240 días, lo que ocurra primero. Vea la Sección 6.7, Completar el Formulario I-9 para las Categorías de No Inmigrante al Solicitar Extensiones de Estadía.
  • Empleados H-1B que cambian de empleador (portabilidad). Un empleado H-1B que cambia de empleadores H-1B puede comenzar a trabajar para el nuevo empleador tan pronto como el empleador presente una solicitud de Formulario I-129 a nombre del empleado. Sin embargo, el empleador debe hacer esto antes de que período de autorización del empleado caduque. También debe completar un nuevo Formulario I-9 para este empleado recién contratado. El Formulario I-94 no caducado de un empleado H-1B emitido para trabajar con el empleador anterior, junto con su pasaporte extranjero, cualifica como un documento de la Lista A. Debe escribir “AC-21” e ingresar la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en la casilla “Información adicional” en la Sección 2. Vea la Sección 6.7, Completar el Formulario I-9 para las Categorías de No Inmigrante al Solicitar Extensiones de Estadía.

 

Para obtener más información sobre el empleo de trabajadores H-1B, visite nuestra página web sobre visas H-1B. También puede leer las Instrucciones del Formulario I-129 para obtener más información sobre cómo solicitar extensiones de estadía.

6.6 Programa de Trabajadores Agrícolas Temporales H-2A

El programa H-2A permite a los empleadores estadounidenses traer trabajadores extranjeros a Estados Unidos para ocupar empleos agrícolas temporales o por estación (por lo general, no duran más de un año) si no hay trabajadores estadounidenses disponibles. Antes de presentar una petición ante USCIS, debe obtener una certificación laboral temporal válida para trabajadores H-2A del Departamento de Trabajo de Estados Unidos (DOL, por sus siglas en inglés). Una vez se haya otorgado la certificación, puede solicitar la clasificación H-2A para varios trabajadores por medio del Formulario I-129, Petición de Trabajador No Inmigrante ante USCIS. Si aprobamos su petición, puede contratar a los trabajadores extranjeros que solicitó.

  • Empleado recién contratado en la clasificación H-2A. El Formulario I-94 no caducado de un trabajador H-2A que indica el estatus H-2A, junto con su pasaporte extranjero cualifica como un documento de la Lista A. Ingrese la información de estos documentos en la Sección 2 en la Lista A, junto con la fecha de caducidad que se encuentra en el Formulario I-94.
  • Empleo continuo H-2A con el mismo empleador. Puede extender el estatus H-2A de su trabajador en incrementos de no más de un año al presentar oportunamente una nueva petición del Formulario I-129 a nombre del trabajador. En la mayoría de los casos, se requiere una nueva certificación laboral temporal de DOL antes de que pueda presentar el Formulario I-129. Para evitar la interrupción del empleo, debe presentar una petición para extender el estatus del empleado y la autorización de empleo con bastante anticipación a la fecha en que caduca. Cuando caduque la autorización de empleo de su empleado H-2A, debe actualizar su Formulario I-9 y escribir "240-Day Ext" e ingresar la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2. USCIS puede extender una sola solicitud H-2A por hasta dos semanas sin una certificación laboral adicional aprobada bajo ciertas circunstancias. En este caso, escriba “two-week extension” (extensión de dos semanas) e ingrese la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en la casilla “Información adicional” en la Sección 2.

Si presenta oportunamente un Formulario I-129 para extender el estatus de su empleado H-2A, é está autorizado a continuar en el empleo hasta 240 días mientras USCIS procesa la petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que ocurra primero. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado en la Sección 3 una vez que reciba la decisión de USCIS sobre la petición H-2A, o al final del período de 240 días, lo que ocurra primero.

Vea la Sección 6.7, Completar el Formulario I-9 para ver las Categorías de No Inmigrante al Solicitar Extensiones de Estadía.

  • Extensión H-2A con un nuevo empleador. En la mayoría de los casos, un trabajador H-2A no puede comenzar a trabajar para un nuevo empleador hasta que USCIS apruebe la petición que solicita un cambio de empleador. Sin embargo, si se ha inscrito en E-Verify, puede emplear a un trabajador H-2A a partir de la "Fecha de recibo" en el Formulario I-797 que USCIS le envía. El trabajador H-2A está autorizado a trabajar por hasta 120 días mientras USCIS procesa la petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que ocurra primero. Usted y su empleado recién contratado deben completar el Formulario I-9. El Formulario I-94 no caducado del empleado que indica su estatus H-2A, junto con el pasaporte extranjero del empleado, cualifica como un documento de la Lista A. Debe escribir "120-Day Ext." e ingresar la “Fecha de recibo” del Formulario I-797 en la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2.

Si USCIS deniega la nueva petición antes de que caduque el período de 120 días, USCIS terminará automáticamente la autorización de empleo del trabajador H-2A dentro de 15 días calendario a partir de su decisión de rechazo. USCIS también puede rescindir la autorización de empleo si ya no es un empleador en cumplimiento con los requisitos de E-Verify. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado en la Sección 3 al final del período de 120 días, o una vez que reciba nuestra decisión sobre la petición H-2A, lo que ocurra primero. Si USCIS deniega su petición, cuente 15 días a partir de la fecha de la denegación para determinar la fecha de caducidad de la autorización de empleo del empleado.

Vea la Sección 6.7, Completar el Formulario I-9 para ver las Categorías de No Inmigrante al Solicitar Extensiones de Estadía.

Para obtener más información sobre el empleo de trabajadores H-2A, visite nuestra página web sobre visas H-2A.

6.7 Extensiones de Estadía para Otras Categorías de No Inmigrante cuyos Empleadores Presenten el Formulario I-129

Los no inmigrantes en otras categorías pueden recibir extensiones de estadía si sus empleadores presentan oportunamente el Formulario I-129 (o el Formulario I-129CW, Petición de Trabajador No Inmigrante Transicional solo de CNMI (para no inmigrantes CW). Estos empleados están autorizados a continuar en el empleo hasta 240 días mientras USCIS procesa su petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que ocurra primero. Debe escribir “240-day Ext.” (extensión de 240 días) y la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en la casilla “Additional Information” (Información adicional) en la Sección 2.

Otras categorías incluyen: CW-1 H-1B, H-1B1, H-2A, H-2B, H-3, J-1, L-1, O-1, O-2, P-1, P-2 , P-3, R-1, TN, A3, E-1, E-2, E-3, G-5 e I. (Las personas en las categorías E-1 y E-2 son empleadores).

Puede leer las Instrucciones del Formulario I-129 para obtener más información sobre cómo presentar extensiones de estadía.

Requisitos del Formulario I-9 al solicitar extensiones de estadía

Guarde los siguientes documentos con el Formulario I-9 actual del empleado para demostrar que solicitó una extensión de estadía en su nombre:

  • Una copia del nuevo Formulario I-129 o Formulario I-129CW;
  • Prueba de que pagó la tarifa de presentación, y
  • Prueba de que envió la nueva petición a USCIS.

Después de enviar la petición, USCIS le enviará el Formulario I-797C como confirmación de que su petición está pendiente. Una vez reciba el Formulario I-797C, debe retenerlo con el Formulario I-9 del empleado y ya no necesitará retener una copia de la solicitud del Formulario I-129, el comprobante de pago ni el recibo de envío con el Formulario I-9.

Si USCIS aprueba la petición de una extensión de estadía, recibirá el Formulario I-797A, que incluye una fecha de caducidad y un Formulario I-94 adjunto. Ingrese el título, número y fecha de caducidad del documento en la Sección 3 del Formulario I-9. Debe entregar a su empleado el Formulario I-94, que es evidencia de su estatus de no inmigrante autorizado para trabajar.

7.0 Reglas para la Continuación de Empleo y Otras Reglas Especiales

Usted debe completar un nuevo Formulario I-9 cuando se realiza una contratación, a menos que vuelva a contratar a un empleado dentro de tres años posteriores a la fecha del Formulario I-9 anterior del empleado. Sin embargo, en ciertas situaciones, no se considera que se haya contratado a pesar de una interrupción en el empleo. En caso de una interrupción en el empleo, debe determinar si el empleado continúa en su empleo y tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento.

Estas situaciones constituyen un empleo continuo:

  • Ausencias autorizadas pagadas o no pagadas aprobadas a causa de una enfermedad o embarazo del empleado; licencia de maternidad o paternidad; vacaciones, estudio, asuntos sindicales; enfermedad o discapacidad de un miembro de la familia u otro permiso temporal que usted haya aprobado;
  • Promociones, degradaciones o aumentos salariales;
  • Despido temporal por falta de trabajo;
  • Huelgas o conflictos laborales;
  • Restablecimiento después de la suspensión disciplinaria por terminación indebida que fue encontrada como injustificada por cualquier tribunal, árbitro u organismo administrativo, o resuelta de otro modo mediante restablecimiento o acuerdo;
  • Transferencia desde una unidad distinta de un empleador a otra unidad distinta del mismo empleador para la cual se puede transferir el Formulario I-9 del empleado a la unidad a la que se transfiere al empleado;
  • Empleo de estación;
  • Empleo continuo con un empleador relacionado, sucesor o por reorganización, siempre que obtenga y mantenga registros y Formularios I-9 del empleador anterior. Un empleador relacionado, sucesor o reorganizado incluye:
    • El mismo empleador en otra instalación;
    • Un empleador que aún emplea a cualquier empleado de la fuerza laboral de otro empleador, y ambos empleadores pertenecen a la misma asociación de empleadores múltiples y el empleado continúa en la misma unidad de la empresa bajo el mismo acuerdo empresarial colectivo. Para estos fines, cualquier agente designado para completar y mantener el Formulario I-9 debe ingresar la fecha de contratación y / o terminación del empleado cada vez que un empleador de una subsidiaria de la misma empresa contrata y / o despide al empleado.
    • Los empleadores que han adquirido o se han fusionado con otra compañía tienen dos opciones:
      • Opción A: Tratar a todos los empleados adquiridos como nuevas contrataciones y completar un nuevo Formulario I-9 para cada persona. Ingrese la fecha efectiva de adquisición o fusión como el primer día de empleo del empleado en la Sección 2 del nuevo Formulario I-9. Si elige la Opción A, evite la discriminación al completar un nuevo Formulario I-9 para todos sus empleados adquiridos, sin tener en cuenta el estatus de ciudadanía real o percibida u origen nacional.
      • Opción B: Tratar a todas las personas adquiridas como empleados que continúan en su estatus de empleo ininterrumpido y retener el Formulario I-9 del empleador anterior para cada empleado adquirido. Usted será responsable de cualquier error u omisión en el Formulario I-9 completado anteriormente. Usted y / o el empleado deben hacer cualquier corrección al Formulario I-9 actual del empleado adquirido. Para obtener más información, vea la Sección 8: Corrección del Formulario I-9.

Los empleados contratados el 6 de noviembre de 1986 o antes, que continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento, están exentos de completar el Formulario I-9 y no pueden ser verificados en E-Verify. Para obtener ayuda con esta determinación, vea 8 CFR 274a.2 (b) (1) (viii) y 8 CFR 274a.7. Si determina que un empleado contratado el 6 de noviembre de 1986 o antes no continúa en su empleo o no tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento, le puede solicitar al empleado que complete un Formulario I-9.

Los contratistas federales con la cláusula FAR de E-Verify están sujetos a reglas especiales con respecto a la verificación de los empleados actuales. Para obtener más información, vea la Guía Suplementaria de E-Verify para contratistas federales en e-verify.gov.

Para determinar si un empleado que continúa su empleo tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento, debe considerar varios factores, que incluyen (entre otros) si:

  • La persona fue empleada de manera regular y sustancial. Puede determinar la "base regular y sustancial" al comparar otros trabajadores que son empleados de manera similar por el empleador.
  • La persona cumplió con la política establecida y publicada por el empleador con respecto a su ausencia;
  • El historial pasado del empleador de contratar nuevamente a los empleados para empleo indica la probabilidad de que la persona en cuestión reanude el empleo con el empleador dentro de un tiempo razonable;
  • Otro trabajador no ha tomado permanentemente la posición anterior de la persona;
  • La persona no ha buscado u obtenido beneficios durante su ausencia del empleo que son inconsistentes con la expectativa de reanudar el empleo dentro de un tiempo razonable;
  • Su situación financiera le permite a la persona reanudar el empleo dentro de un tiempo razonable, y
  • La comunicación oral y / o escrita entre usted, sus empleados de supervisión y la persona indica que la persona probablemente reanudará su empleo dentro de un tiempo razonable.

Inspeccione el Formulario I-9 previamente completado (y, si es necesario, actualice el formulario o vuelva a verificar al empleado) y almacene el formulario como si no hubiese habido interrupción en el empleo.

Si determina que su empleado fue despedido y ahora es recontratado, y la recontratación ocurre dentro de tres años a partir de la fecha en que se completó el Formulario I-9 original, tiene la opción de completar un nuevo formulario o utilizar la información provista en el formulario original.

7.1 Otras Reglas Especiales para Algunos Empleadores

Miembros de Asociaciones de Empleadores

Aplican reglas especiales a los empleadores que son miembros de una asociación de dos o más empleadores que tienen un acuerdo de negociación colectiva con una o más organizaciones de empleados. En este caso, cumplirá con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para su empleado si:

  • El empleado es miembro de una unidad de negociación colectiva y está empleado bajo un acuerdo de negociación colectiva como se describe anteriormente, y
  • Otro empleador que es miembro de la misma asociación de empleadores (o un agente de la asociación de empleadores) ha cumplido previamente con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para esta persona dentro de tres años (o, si es menos, por el período de tiempo que la persona está autorizada para ser empleado en Estados Unidos).

Aplican penalidades por emplear a extranjeros a sabiendas de que no están autorizados para trabajar en Estados Unidos.

Agencias Estatales de Empleo

Una agencia estatal de empleo, también conocida como agencia estatal de la fuerza laboral, se define en 8 CFR 274a.1 como cualquier unidad del gobierno estatal designada para cooperar con el Servicio de Empleo de Estados Unidos en la operación del sistema de servicio público de empleo.

Las agencias estatales de empleo tienen la opción de completar el Formulario I-9 de las agentes que refieren para un empleo. Las agencias que lo hagan deben emitir un certificado de elegibilidad de empleo al empleador que debe recibirse dentro de 21 días hábiles posteriores a la fecha de contratación de la persona referida. La persona referida no puede presentar el certificado.

Formulario I-9

Para completar el Formulario I-9, la agencia debe seguir las instrucciones en este manual, excepto que debe dejar en blanco el primer día de empleo del empleado en la Sección 2, y no debe aceptar recibos en lugar de documentos.

No están obligados a completar el Formulario I-9 y emitir un certificado para una persona referida que es contratada por tres días o menos. Si eligen completar el Formulario I-9 para estas personas, deben ser consistentes y completar el Formulario I-9 para todas las personas contratadas por tres días o menos. Deben notificar a sus empleados su política en estas circunstancias. Si la agencia decide no verificar la elegibilidad de empleo o emitir certificaciones, debe indicarle que complete el Formulario I-9 para estas personas. Esta notificación puede incluirse en la orden de empleo o formulario de referido que reciba de parte de la agencia.

Referidos

Después de que la agencia y la persona referida completen el Formulario I-9, la agencia debe proporcionarle una orden de empleo u otro referido apropiado a nombre de la persona referida. La orden de empleo sirve como evidencia de que la agencia completó el Formulario I-9 de la persona referida. La agencia puede proporcionarle la orden de empleo por teléfono.

La orden de empleo u otros referidos, incluidas las autorizaciones telefónicas, proporcionan:

  • Nombre de la persona referida;
  • Fecha de referido;
  • Número de orden de empleo u otro número de identificación;
  • Nombre y cargo del oficial de la agencia, y
  • Dirección y número de teléfono de la agencia.

Estándares de Certificación

Las agencias deben emitir un certificado impreso con membrete oficial de la agencia y firmado por un oficial designado. Los certificados deben incluir la siguiente información:

  • Fecha de emisión;
  • Nombre y dirección del empleador;
  • Nombre y fecha de nacimiento de la persona referida;
  • Posición o tipo de empleo para la persona referida;
  • Número de orden de empleo;
  • Documentos de la Sección 2 del Formulario I-9, incluidos el título y el número;
  • Certificación de que la agencia cumplió con 8 CFR 274 (a) (1) (B) para verificar la identidad de la persona referida y la elegibilidad de empleo, y determinar, según el mejor conocimiento de la agencia, que la persona está autorizada para trabajar en Estados Unidos;
  • Cualquier restricción, condición, fecha de caducidad u otras limitaciones relacionadas con la autorización de empleo de la persona o una declaración que afirme que no hay restricciones;
  • Una declaración de que el empleador no está obligado a verificar la identidad de la persona o la elegibilidad de empleo, pero que debe retener la certificación en lugar del Formulario I-9;
  • Un espacio o línea para que la persona referida, bajo pena de perjurio, firme su nombre frente al empleador cuando el empleador reciba la certificación; y
  • Una declaración de que la falsificación, emisión no autorizada o la alteración de la certificación constituyen una violación de la ley federal bajo el Título 18, U.S.C. 1546.

Si una persona previamente referida y certificada regresa dentro de tres años luego de completar el Formulario I-9, la agencia debe revisar el Formulario I-9 del empleado. Si la persona aún tiene empleo autorizado, la agencia no necesita completar un nuevo Formulario I-9 antes de emitir un nuevo certificado. No se requiere un nuevo certificado cuando una persona es referida y recontratada por el mismo empleador. La agencia debe volver a verificar la autorización de empleo de la persona en la Sección 3, si ha caducado antes de emitir un nuevo certificado. Vea la Sección 5.1, Verificación de la Autorización de Empleo de Empleados Actuales, para obtener más información.

Si la persona referida regresa para obtener otros referidos y la agencia completó su Formulario I-9 hace más de tres años, la agencia debe completar un nuevo Formulario I-9.

Retención de documentos

La agencia debe tener un Formulario I-9 y una copia del certificado para cada empleado referido en la nómina de un empleador.

La agencia de empleo estatal debe retener el Formulario I-9 y el certificado por tres años a partir de la fecha en que la persona fue referida la agencia por última vez, y contratada por el empleador. El empleador debe retener una copia del certificado durante tres años después de que la persona referida sea contratada, o un año después de que la persona deje de trabajar para el empleador, lo que ocurra más tarde.

Empleadores de Personas Referidas por una Agencia Estatal de Empleo

Si una agencia le envía a un empleado potencial con una orden de empleo, otro formulario de referido apropiado o un referido autorizado telefónicamente, y la agencia le envía un certificado dentro de 21 días hábiles posteriores al referido, no tiene que verificar los documentos o completar un Formulario I -9 si contrata a esa persona.

Certificación

Después de contratar a una persona referida y al recibir el certificado emitido por la agencia estatal de empleo, debe:

  • Revisar la información de identificación para asegurarse de que se relaciona con la persona contratada;
  • Observar que la persona firma el certificado en el momento en que lo recibe;
  • Cumplir con los requisitos de la nueva verificación mediante:
    • Actualizar el certificado al caducar a partir de la fecha de autorización de empleo si es necesario, o
    • Ya no emplea a la persona si caducó la fecha de autorización de empleo en el certificado.

Vea la Sección 5.1, Autorización de Verificación de Empleo de los Empleados Actuales, para obtener información sobre la verificación. Como recordatorio, la nueva verificación se hará en el certificado de su empleado y no en la Sección 3 del Formulario I-9.

La agencia de su estado no está obligada a completar el Formulario I-9 ni a emitir certificados para sus empleados que son contratados por tres días o menos. Si esta es la política de su agencia estatal, debe completar el Formulario I-9 para estos empleados.

Recontratación / Nueva verificación

No necesita volver a verificar a un empleado si:

  • Volverá a contratar al empleado dentro de tres años posteriores a la fecha de emisión de su certificado inicial, y
  • Determina que el certificado pertenece al empleado y que aún permanece autorizado para empleo.

Si revisa el certificado y determina que el empleado no parece estar autorizado para el empleo, vuelva a verificar al empleado y actualice el certificado. Esto significa que el empleado debe presentar documentos adicionales para demostrar que tiene autorización de empleo. Vea la Sección 12.1, Documentos de la Lista A que Demuestran Identidad y Autorización de Empleo, o la Sección 12.3, Documentos de la Lista C que Demuestran Autorización de empleo, para ver los Documentos Aceptables para la Nueva verificación.

No vuelva a verificar los siguientes documentos después que caduquen:

  • Pasaporte estadounidense;
  • Tarjeta de pasaporte de Estados Unidos.
  • Formulario I-551, Registro de Extranjero / Tarjeta de Residente Permanente, y
  • Documentos de la Lista B.

Si no vuelve a verificar la autorización de empleo de un empleado y aún emplea a la persona después de que su autorización de empleo haya caducado, violará INA 274A (a) (2) y podría estar sujeto a penalidades  según lo dispuesto en la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas

Retención de Documentos

Debe documentar cualquier referido telefónico de empleo autorizado como evidencia de la orden de empleo. Retenga referidos para empleo donde conserve sus Formularios I-9.

Debe tener un certificado para cada persona referida que esté en su nómina y retenerlo durante cierto tiempo después de que dejen de trabajar para usted. La retención de certificados para una persona referida recontratada se calcula a partir de la última fecha de contratación. Para calcular cuánto tiempo debe guardar un certificado:

  • Si trabajaron por menos de dos años, retenga el certificado por tres años después a partir de la fecha en que los contrató.
  • Si trabajaron por más de dos años, retenga su certificado por un año después a partir de la fecha en que dejen de trabajar para usted.

8.0 Corregir Errores o Falta de Información en el Formulario I-9

Corrección de la Sección 1

Si usted (el empleador, el reclutador o la persona que refiere por pago) descubre un error o falta información en la Sección 1 del Formulario I-9 de un empleado, debe pedirle al empleado que corrija el error o agregue la información que falta. Solo los empleados pueden corregir errores u omisiones de hechos en la Sección 1.

El empleado tiene que:

  • Trazar una línea a través de la información incorrecta;
  • Ingresar la información correcta o faltante, y
  • Escribir las iniciales y fecha de la corrección.

Debe adjuntar una explicación por escrito de por qué falta información, o si ha sido necesario corregirla. Si el empleo del empleado ha finalizado, adjunte al formulario actual una declaración firmada y fechada que identifique el error u omisión, y explique por qué no se pudieron hacer correcciones como, por ejemplo, el empleado ya no trabaja para usted.

Si el empleado está ubicado en una instalación remota, debe desarrollar el proceso administrativo apropiado para permitirle corregir o ingresar la información que falta.

Correcciones por un Preparador / Traductor que ayudó con la Sección 1

Al descubrir un error o falta de información, el preparador y / o el traductor debe:

  • Trazar una línea a través de la información incorrecta;
  • Ingresar la información correcta o faltante; y
  • Escribir sus iniciales y fechar la corrección;

o

  • Trazar una línea a través de la información incorrecta;
  • Hacer que el empleado proporcione la información correcta o faltante, y
  • Hacer que el empleado inicie y feche la corrección.

Si el preparador y / o traductor es la misma persona que completó la casilla “Preparer and/or Translator Certification” (Certificación de Preparador y / o Traductor) cuando el empleado completó inicialmente el Formulario I-9, no debe completar la casilla de certificación nuevamente. Si el preparador y / o el traductor no completó previamente la casilla de certificación, debe:

  • Completar la casilla de certificación, o
  • Si la casilla de certificación fue completada previamente por un preparador y / o traductor diferente:
    • Trazar una línea a través de la información previa del preparador y / o traductor, e
    • Ingresar la nueva información del preparador y / o traductor e indicar “for corrections” (para correcciones).

Corrección de la Sección 2 y la Sección 3

Solo puede hacer correcciones en la Sección 2 o 3. Si descubre un error o falta información, debe:

  • Trazar una línea a través de información incorrecta;
  • Ingresar la información correcta o faltante, y
  • Escribir sus iniciales y fechar la corrección o la información que falta.

Debe adjuntar una explicación por escrito de por qué falta información o es necesario corregirla. Si no ingresó la fecha en que completó la Sección 2 y / o 3, no debe retroceder la fecha del formulario. En su lugar, ingrese la fecha actual e inicial por la casilla de fecha.

Para corregir múltiples errores en una sección, puede rehacer la sección en un nuevo Formulario I-9 y adjuntarlo al formulario anterior. También puede completar un nuevo Formulario I-9 si contiene errores importantes (como secciones enteras que se dejaron en blanco o si completó la Sección 2 a base de documentos inaceptables). Debe adjuntar una explicación por escrito al Formulario I-9 del empleado que describa por qué realizó cambios a un Formulario I-9 actual o por qué creó un nuevo Formulario I-9.

Si realiza algún cambio en el formulario, NO lo oculte. Por ejemplo, no borre texto ni use líquido corrector. Si lo hace, puede aumentar la responsabilidad según la ley federal de inmigración. Si realizó este tipo de cambios, le recomendamos que adjunte al Formulario I-9 una explicación escrita firmada y fechada acerca de los cambios.

Si utiliza un Formulario I-9 electrónico, su seguimiento de auditoría debe reflejar todas las correcciones y adiciones hechas a las Secciones 1, 2 o 3.

9.0 Retención del Formulario I-9

¿Cuánto Tiempo debo Retener un Formulario I-9?

Debe mantener un Formulario I-9 completo en los expedientes para cada empleado en su nómina (o de otra manera que reciba remuneración) que fue contratado después del 6 de noviembre de 1986 (o antes del 27 de noviembre de 2009, si está empleado en el CNMI). Nunca deseche el Formulario I-9 de un empleado actual; debe retenerlo durante el tiempo que el empleado trabaje para usted y durante un cierto tiempo después de que deje de trabajar para usted. Este requisito aplica incluso si el empleado termina el empleo poco después de que lo contrató.

Nunca envíe el Formulario I-9 a USCIS o al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos.

Solo cuando un empleado deja de trabajar para usted, debe calcular cuánto tiempo más debe retener su Formulario I-9. Las regulaciones federales establecen que debe retener un Formulario I-9 por cada persona que contrate durante tres años después a partir de la fecha de contratación, o un año después a partir de la fecha de finalización del empleo, lo que sea más tarde.

Para calcular cuánto tiempo debe retener el Formulario I-9 de un empleado anterior:

  • Si trabajó durante menos de dos años, retenga su formulario durante tres años después de la fecha que ingresó en la casilla “Primer día de empleo”.
  • Si trabajó durante más de dos años, retenga su formulario durante un año después de la fecha en que dejó de trabajar para usted.

Puede retener el Formulario I-9 impreso, en microfilm o microficha, o electrónicamente. Solo necesita retener las páginas en las que usted y su empleado escribieron información: por ejemplo, no necesita mantener la página “Listas de Documentos Aceptables” o las instrucciones.

La documentación insuficiente o incompleta es una violación de la sección 274A (a) (1) (B) de INA (8 CFR Parte 274a .2 (f) (2)).

Retención del Formulario I-9 Impreso (en papel)

Puede retener formularios impresos completos con firmas manuscritas originales en el lugar o en una instalación de almacenamiento fuera del lugar durante el período de retención requerido, siempre que pueda presentar los Formularios I-9 dentro de tres días hábiles luego de una solicitud de inspección de DHS, la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia, la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) o los oficiales del Departamento de Trabajo de Estados Unidos (DOL).

Retención del Formulario I-9 en Microfilm y Microficha

Puede retener copias de formularios impresos completos con firmas manuscritas originales en microfilm o microficha. Cuando use microfilm o microficha:

  • Seleccione material de película que preservará la imagen y permitirá su acceso y uso durante todo el período de retención, que podría ser de más de 20 años, dependiendo del empleado y su empresa;
  • Use equipos bien mantenidos para crear y ver los Formularios I-9 claros y legibles y reproducir copias impresas legibles para los oficiales que inspeccionan sus formularios;
  • Coloque índices en los primeros fotogramas del primer rollo de película o en los últimos fotogramas del último rollo de película de una serie. Para microfichas, colóquelas en los últimos cuadros de la última banda de una serie.

9.1 Formulario I-9 y Sistemas de Almacenamiento

Cree su Propio Formulario I-9

USCIS ofrece un Formulario I-9 que se puede completar por computadora, pero no tiene capacidades electrónicas completas. Puede crear su propio Formulario I-9 electrónico siempre que:

  • Proporcione instrucciones a los empleados para completar el formulario;
  • Cree un formulario legible;
  • No realice cambios en el nombre, contenido o secuencia de los elementos de datos e instrucciones que proporcionamos en nuestro sitio web;
  • No inserte elementos de datos adicionales o lenguaje, y
  • Retenga los formularios generados de acuerdo con los estándares especificados en 8 CFR 274a.2 (e), (f), (g), (h) e (i), según corresponda.

También puede utilizar cualquier programa informático empresarial o sistema automatizado de procesamiento de datos que cumpla con estos estándares. Asegúrese de que el programa o sistema no restrinja el acceso o el uso por parte de una agencia del gobierno de Estados Unidos.

Uso de un Sistema de Almacenamiento Electrónico para el Formulario I-9

Puede retener el Formulario I-9 por medio de un sistema impreso o electrónico, o una combinación de ambos. Si completa un Formulario I-9 de forma impresa, puede escanear y cargar el formulario original firmado, corregirlo o actualizarlo, y retenerlo electrónicamente. Puede destruir el formulario original impreso después de haberlo guardado de forma segura en un formato electrónico. Cualquier sistema electrónico que use para generar el Formulario I-9 o retener los Formularios I-9 completos debe incluir:

  • Controles razonables para garantizar la integridad, precisión y confiabilidad del sistema;
  • Controles razonables diseñados para prevenir y detectar la creación no autorizada o accidental de, además de, alteración, eliminación o deterioro de un Formulario I-9 completado o almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza;
  • Un programa de inspección y garantía de calidad que evalúa regularmente el sistema e incluye controles periódicos del Formulario I-9 almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza;
  • Un sistema de índice que permite a los usuarios identificar y recuperar registros mantenidos en el sistema, y
  • La capacidad de reproducir copias impresas legibles.

Si elige completar o retener el Formulario I-9 electrónicamente, puede usar uno o más sistemas de generación o almacenamiento electrónico, siempre que cualquier Formulario I-9 retenido en el sistema permanezca totalmente accesible y cumpla con las regulaciones. Puede cambiar los sistemas siempre que el nuevo sistema cumpla con los requisitos reglamentarios de rendimiento. Para cada sistema electrónico utilizado, debe mantener y poner a disposición mediante previa solicitud, descripciones completas de:

  • El sistema, incluidos todos los procedimientos relacionados con su uso, y
  • El sistema de índice que identifica y recupera documentos y registros relevantes. No necesita mantener bases de datos de índices separados para cada sistema si puede lograr resultados comparables sin hacerlo.

Documentación de los Procesos del Formulario I-9 de su Empresa

Si elige completar o retener el Formulario I-9 electrónicamente, debe mantener (y poner a disposición mediante solicitud previa) documentación de los procesos administrativos como:

  • Crear o generar el Formulario I-9 retenido;
  • Modificar y mantener el Formulario I-9 retenido, y
  • Establecer la autenticidad e integridad de los formularios, como los registros de auditoría.

Firma Electrónica del Formulario I-9

Si completa el Formulario I-9 electrónicamente con una firma electrónica, su sistema para capturar firmas electrónicas debe:

  • Permitir que las personas reconozcan que leen la certificación;
  • Adjuntar la firma electrónica a un Formulario I-9 completado electrónicamente;
  • Incorporar la firma electrónica en el momento de la transacción;
  • Crear y preservar un registro que verifique la identidad de la persona que produce la firma;
  • A solicitud del empleado, proporcionar una confirmación impresa de la transacción, e
  • Incluir un método para confirmar la información requerida en la Sección 2.

Si elige usar una firma electrónica para completar el Formulario I-9, pero no cumple con estos procedimientos estándares, DHS determinará que no ha completado correctamente el Formulario I-9 y estará en violación de la Sección 274A(a)(1)(B) de INA (8 CFR Parte 274a.2(b)(2)).

Retener el Formulario Electrónico I-9 de Forma Segura

Si retiene el Formulario I-9 electrónicamente, debe implementar un programa de seguridad de registros efectivo que garantice que:

  • Solo el personal autorizado tiene acceso a los registros electrónicos;
  • Tiene un plan de respaldo para recuperar registros para protegerse contra la pérdida de información;
  • El personal autorizado está capacitado para minimizar el riesgo de alterar o borrar de manera errónea o accidental los registros electrónicos, y
  • El sistema crea un registro seguro y permanente cuando una persona crea, completa, actualiza, modifica o corrige un registro electrónico. Este registro debe incluir la fecha de acceso, la identidad de la persona que accedió al registro electrónico y la acción particular que tomó.

Si su acción o inacción resulta en un registro electrónico alterado, perdido o borrado y usted tenía conocimiento, o debía haber tenido conocimiento razonable de que la acción o inacción podría tener ese efecto, entonces está en violación de la sección 274A(b)(3) de INA (8 CFR 274a.2(g)(2)).

9.2 Retención de copias de los documentos del Formulario I-9

Si usted elige copiar o escanear documentos que un empleado presenta al completar el Formulario I-9, debe retener las copias con su Formulario I-9 o su registro de empleado. Si está inscrito en E-Verify, debe copiar los siguientes documentos de la Lista A utilizados como parte de la comparación de fotografías:

  • Pasaporte estadounidense;
  • Tarjeta de pasaporte estadounidense;
  • Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente, y
  • Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo (EAD).

Hacer fotocopias de los documentos de un empleado no reemplaza completar el Formulario I-9. Incluso si retiene copias de documentos, aún debe completar y retener el Formulario I-9. Si no participa en E-Verify, no está obligado a hacer fotocopias de los documentos. Si elige retener copias de los documentos de un empleado por razones ajenas a los requisitos de E-Verify, debe hacerlo para todos los empleados, independientemente del origen nacional real o percibido o el estado de ciudadanía, o puede estar en violación de las leyes contra la discriminación.

Las copias o las imágenes electrónicas de los documentos deben poder recuperarse de acuerdo con los estándares de DHS sobre retención electrónica, documentación, seguridad y firmas electrónicas para empleadores y empleados, como se especifica en 8 CFR 274a.2 (b) (3).

Si hace copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe retenerlas con el Formulario I-9 correspondiente o con los registros del empleado de acuerdo con los estándares de retención de registros electrónicos especificados en 8 CFR 274a.2 (b) (3). Sin embargo, si hace copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe ponerlas a disposición en el momento de una inspección del Formulario I-9 por parte de DHS u otra agencia del gobierno federal.

9.3 Inspección

INA autoriza específicamente a los oficiales de DHS, IER y DOL a inspeccionar los Formularios I-9, incluidas copias de los documentos de los empleados retenidos con el Formulario I-9 correspondiente. Los oficiales le avisarán con un mínimo de tres días hábiles de anticipación antes de comenzar una inspección. Debe tener los Formularios I-9 disponibles en la instalación donde los oficiales de DHS, IER o DOL soliciten verlos. También puede enviar los Formularios I-9 y los documentos de respaldo a la agencia en formato electrónico o copia impresa, si así lo solicitan.

Si almacena los registros del Formulario I-9 en un lugar fuera de la instalación, informe al oficial de inspección dónde se encuentra la instalación y haga los arreglos para la inspección. Los oficiales de inspección pueden realizar una inspección en una oficina de una agencia autorizada de Estados Unidos si se hacen los arreglos previos. Los reclutadores o agentes que refieren por pago que designan a un empleador para completar los procedimientos de verificación de empleo, pueden presentar copias o imágenes electrónicas impresas de los Formularios I-9 en una inspección. Si rechaza o demora una inspección, violará los requisitos de retención de DHS.

Durante una inspección, debe:

  • Tener disponibles y presentar solo los Formularios I-9 y los documentos de respaldo que el oficial de inspección solicite específicamente. Los documentos de respaldo incluyen copias de los documentos del Formulario I-9 almacenados con los Formularios I-9 y los registros de auditoría asociados que muestran las acciones realizadas dentro o en el sistema durante un período de tiempo determinado.
  • Proporcionar al oficial de inspección el hardware, el software, el personal y los documentos apropiados necesarios para ubicar, recuperar, leer y reproducir cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente, cualquier documento de respaldo y sus registros de auditoría asociados, informes y otros datos utilizados para mantener la autenticidad, integridad y confiabilidad de los registros.
  • Si se solicita, entregue al oficial de inspección cualquier expediente de resumen electrónico razonablemente disponible u obtenible (como hojas de cálculo) que contenga todos los campos de información en cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente.

Si usted es un empleador de E-Verify y recibe una solicitud de inspección, debe proporcionar los Formularios I-9 que contienen números de verificación de casos de E-Verify. Si no incluyó los números de caso de E-Verify en el Formulario I-9, proporcione las páginas de detalles del caso de E-Verify durante la inspección. 

10.0 Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas

10.1 Discriminación Ilícita

Discriminar en los procesos de verificación del Formulario I-9 e E-Verify puede violar la ley federal. Esta sección describe la discriminación prohibida y cómo prevenirla mientras se verifica la elegibilidad de empleo de una persona.

10.1.1 Descripción General de las Leyes Federales de Discriminación Laboral

La disposición antidiscriminación de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), enmendada, prohíbe cuatro tipos de conducta ilícita:

  1. Prácticas documentales desleales;
  2. Discriminación por ciudadanía o estatus de inmigración en la contratación, despido y reclutamiento;
  3. Discriminación por origen nacional en la contratación, despido y reclutamiento, y
  4. Represalias o intimidaciones.

La Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) de la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia hace cumplir esta ley.

El Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (Título VII) y otras leyes federales prohíben la discriminación laboral por motivos de raza, color, origen nacional, religión, sexo, edad, discapacidad e información genética. La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de Estados Unidos (EEOC, por sus siglas en inglés) hace cumplir estas leyes.

10.2 Tipos de Discriminación Laboral Prohibidos bajo INA

Prácticas Documentales Injustas

INA prohíbe cometer prácticas documentales injustas, lo que significa discriminar a un empleado cuando verifica su identidad y autorización de empleo (generalmente, los procesos del Formulario I-9 e E-Verify). Las prácticas documentales injustas generalmente ocurren cuando los empleadores tratan a las personas de manera diferente debido al origen nacional, ciudadanía o estatus de inmigración en el Formulario I-9 o el proceso E-Verify, o cualquier otro proceso que un empleador pueda utilizar para verificar la elegibilidad de empleo. Esto se puede clasificar en términos generales en tres tipos de conducta:

  1. Solicitar que una persona presente más o diferentes documentos que los requeridos en el Formulario I-9 para demostrar su identidad y autorización de empleo;
  2. Solicitar que las personas presenten un documento en particular, como un Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente, para demostrar la identidad y / o autorización de empleo, y
  3. Rechazar documentos que razonablemente parecen ser genuinos y estar relacionados con las personas que los presentan.

Estas prácticas pueden constituir prácticas documentales injustas si se cometen en función de la ciudadanía, estatus de inmigración u origen nacional, y deben evitarse al verificar la elegibilidad de empleo.

Discriminación por Estatus de Ciudadanía

La discriminación por ciudadanía o estatus de inmigración ocurre cuando un empleador trata a las personas de manera diferente en función de su ciudadanía o estatus de inmigración real o percibido con respecto a la contratación, despido o reclutamiento, o referido por pago si el empleador tiene cuatro o más empleados. Los ciudadanos estadounidenses, asilados, refugiados y los residentes permanentes recientes están protegidos contra este tipo de discriminación.

Nota: Ciertos empleadores están obligados por ley, orden ejecutiva, reglamento o contrato gubernamental a contratar únicamente ciudadanos estadounidenses para ocupar puestos específicos.

Discriminación por Origen Nacional

La discriminación por origen nacional generalmente ocurre cuando un empleador trata a las personas de manera diferente por su origen nacional con respecto a la contratación, despido, reclutamiento o referido por pago. El origen nacional de una persona puede relacionarse con muchas cosas, como su lugar de nacimiento, país de origen, origen étnico, ascendencia, idioma nativo, acento, o la percepción de que una persona “se ve o habla como” extranjera. La prohibición de la discriminación por origen nacional de INA generalmente cubre a empleadores con de 4 a 14 empleados y protege a todas las personas autorizadas para el empleo. La EEOC generalmente tiene jurisdicción sobre las reclamaciones de origen nacional que involucran a empleadores con 15 o más empleados, independientemente del estatus de autorización de empleo de las víctimas de discriminación.

Represalias

Un empleador u otra entidad bajo estas disposiciones no puede intimidar, amenazar, coaccionar o tomar represalias contra un empleado porque:

  • Presente una querella o denuncia de discriminación laboral relacionada con la inmigración;
  • Testifique o participe en cualquier investigación, procedimiento o audiencia de IER, o
  • De otra manera, reclamó sus derechos o los de otra persona según las disposiciones antidiscriminatorias de INA.

10.3 Tipos de Discriminación Prohibidos por el Título VII y Otras Leyes Federales contra la Discriminación

El Título VII y otras leyes federales también prohíben la discriminación laboral basada en el origen nacional, raza, color, religión, sexo, edad, discapacidad e información genética. Estas leyes también protegen a los trabajadores de represalias. La EEOC tiene jurisdicción sobre los empleadores que emplean a 15 o más empleados durante 20 o más semanas en el año calendario anterior o actual, y prohíbe la discriminación en cualquier aspecto del empleo, incluso:

  • Contratación y despido;
  • Compensación, asignación o clasificación de empleados;
  • Transferencia, promoción, despido o retiro;
  • Anuncios de empleo;
  • Reclutamiento;
  • Pruebas;
  • Uso de las instalaciones de la compañía;
  • Programas de capacitación y aprendizaje;
  • Beneficios complementarios;
  • Pago, planes de jubilación y licencia, u
  • Otros términos y condiciones de empleo.

10.4 Evitar la Discriminación en el Reclutamiento, Contratación y Procesamiento del Formulario I-9

Debe tratar a las personas por igual al reclutar, contratar, y verificar la autorización e identidad de empleo.

Usted no debe:

  • Tener diferentes reglas o requisitos para las personas debido a su origen nacional, ciudadanía o estatus de inmigración. Debe permitir que cada persona elija qué documentos presentar de las Listas de Documentos Aceptables. Por ejemplo, no puede solicitar que los ciudadanos no estadounidenses presenten documentos emitidos por DHS. Tanto los ciudadanos estadounidenses como los no estadounidenses pueden presentar una licencia de conducir (Lista B) y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones (Lista C) para demostrar la identidad y la autorización de empleo si lo desean. Sin embargo, debe rechazar los documentos que no parecen razonablemente ser genuinos o estar relacionados con la persona que los presenta, independientemente de su condición de ciudadanía u origen nacional.
  • Solicitar ver los documentos de verificación de elegibilidad de empleo antes de contratar a un empleado y hacer que completen el Formulario I-9 porque “parecen y/o hablan como” extranjeros, o porque declaran que no son ciudadanos estadounidenses;
  • Negarse a aceptar un documento o negarse a contratar a una persona porque su documento tiene una fecha de caducidad futura;
  • Solicitar documentos específicos de personas para crear un caso de E-Verify o a base de una no confirmación provisional de E-Verify;
  • Solicitar que una persona cree un caso de Self Check y / o presente documentos que demuestren que confirmó su elegibilidad de empleo con Self Check;
  • Solicitar que un empleado que presentó una Tarjeta de Residente Permanente no vencida presente un nuevo documento cuando caduque la Tarjeta de Residente Permanente.;
  • Solicitar documentos específicos para la nueva verificación. Por ejemplo, debe permitir que un empleado que presentó un Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo que no venció durante la verificación inicial, presente cualquier documento de la Lista A o C durante la nueva verificación.
  • Limitar los empleos a ciudadanos estadounidenses, a menos que la ley requiera la ciudadanía estadounidense, regulación, orden ejecutiva, o contrato del gobierno federal, estatal o local.

Si realiza alguna de las acciones anteriores en por motivos de ciudadanía, estatus de inmigración o el origen nacional de un trabajador, sus acciones pueden violar las leyes federales de discriminación.
 

10.5 Procedimientos para Presentar Denuncias por Discriminación Laboral

Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER)

Una persona, persona que actúe en su nombre, o un oficial de DHS que tenga motivos para creer que ha ocurrido discriminación, puede presentar cargos de discriminación ante IER dentro de 180 días a partir del presunto acto discriminatorio.

IER le enviará una carta dentro de 10 días para notificarle que alguien ha presentado un cargo contra usted y comenzará su investigación. Si se niega a cooperar con la investigación, IER puede obtener una citación para obligarlo a presentar la información y los documentos solicitados, o para presentarse a una entrevista de investigación o deposición.

Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo de EE. UU. (EEOC)

La parte acusadora debe presentar una acusación ante la EEOC dentro de 180 días a partir de la fecha de la supuesta violación, para proteger los derechos de la parte acusadora. Este plazo de presentación de 180 días se extiende a 300 días si el cargo también está cubierto por una ley estatal o local contra la discriminación.

10.6 Penalidades por Discriminación Ilícita

Si una investigación revela que usted participó en prácticas de empleo injustas relacionadas con la inmigración bajo INA, IER puede presentar una demanda. La parte acusadora también puede presentar una demanda. Los acuerdos o demandas pueden resultar en uno o más pasos correctivos, que incluyen:

  • Contratar o reincorporar, con o sin pago atrasado, a una persona que fue directamente afectada por la discriminación;
  • Eliminar una revisión de desempeño o advertencia falsa del registro personal de un empleado;
  • Publicar avisos a los empleados sobre sus derechos y sus obligaciones, y / o
  • Educar a todo el personal involucrado en los procesos de reclutamiento, contratación e incorporación, acerca de los procedimientos adecuados para verificar la elegibilidad de empleo de una persona y cumplir con las leyes contra la discriminación.

El tribunal puede otorgar honorarios de abogados a las partes prevalecientes, lo que no incluye al gobierno de Estados Unidos, bajo ciertas circunstancias.

Si viola la disposición antidiscriminatoria de INA, se le puede ordenar que pague una multa civil de dinero. Para obtener más información sobre penalidades civiles, comuníquese con IER.

Si la EEOC determina que ha cometido un acto de discriminación por origen nacional u otra discriminación prohibida bajo el Título VII u otra ley federal, se le puede ordenar que suspenda la práctica prohibida y que tome uno o más pasos correctivos, que incluyen:

  • Contratación, reincorporación o promoción con pagos atrasados, beneficios y antigüedad retroactiva;
  • Publicar avisos a los empleados sobre sus derechos y sus obligaciones, y / o
  • Eliminar información incorrecta, como una advertencia falsa, del registro personal de un empleado.

Bajo el Título VII, los daños compensatorios también pueden estar disponibles cuando la EEOC determina que hubo discriminación intencional. Los daños pueden compensar las pérdidas monetarias actuales y futuras, así como angustias mentales y las molestias. Los daños punitivos pueden estar disponibles si actuó con malicia o indiferencia imprudente.

Un tribunal también puede exigirle que pague los honorarios de abogados, honorarios de testigos expertos y costos judiciales.

10.7 Información adicional

Para obtener más información sobre la discriminación basada en el origen nacional, ciudadanía o estatus de inmigración, comuníquese con la línea directa del empleador de IER al 800-255-8155 (TTY para personas sordas o con dificultades auditivas: 800-237-2515), o visite el sitio web justice.gov/ier.

Para obtener más información sobre el Título VII y las políticas y procedimientos de EEOC, llame al 800-669-4000 (TTY para personas sordas o con problemas de audición: 800-669-6820), o visite el sitio web de EEOC.

10.8 Penalidades por Prácticas Prohibidas

Penalidades Civiles por Empleo Ilegal

DHS considera que ha contratado a sabiendas a un extranjero no autorizado si, después del 6 de noviembre de 1986 inicia, renegocia o extiende un contrato o subcontrato para obtener servicios de un extranjero a sabiendas de que no está autorizado para trabajar en Estados Unidos.

DHS o un juez de derecho administrativo pueden imponer penalidades si una investigación revela que usted contrató a sabiendas o mantuvo en el empleo a un extranjero no autorizado, o no cumplió con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo de los empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986.

DHS emitirá una Notificación de Intención de Multa (NIF, por sus siglas en inglés) cuando tenga la intención de imponer penalidades. Si recibe un NIF, puede solicitar una audiencia ante un juez de derecho administrativo. Si DHS no recibe su solicitud de audiencia dentro de 30 días, DHS impondrá la multa y emitirá una orden final, que no puede ser apelada.

Contratar o mantener en el empleo a extranjeros no autorizados

Si DHS o un juez de derecho administrativo determina que usted ha contratado a sabiendas extranjeros no autorizados (o mantiene en el empleo a extranjeros a sabiendas de que no están autorizados para trabajar en Estados Unidos), puede emitir una orden de que cese y desista de dicha acción y ordenarle que pague una sanción civil monetaria por cada delito.

No cumplir con los requisitos del Formulario I-9

Si no completa, retiene y / o hace que los Formularios I-9 estén disponibles para su inspección según lo exige la ley, puede enfrentar multas civiles por cada infracción. Al determinar el monto de la multa, DHS considera:

  • El tamaño de su negocio;
  • Su buena fe;
  • La gravedad de la violación;
  • Si la persona era un extranjero no autorizado, y
  • El historial de sus violaciones anteriores, si alguna.

Requerir indemnización

Si un juez de derecho administrativo determina que usted requirió que un empleado pagara una fianza o indemnización en caso de que sea responsable de violar las leyes de penalidades del empleador, el juez puede ordenarle que pague una multa civil por cada pago o indemnización que requiera, así como devolver el pago o la indemnización, ya sea a la persona que usted requirió que lo pague o, si esa persona no puede ser localizada, al Tesoro de Estados Unidos.

Penalidades por infracciones repetidas

Si el fiscal general tiene causa razonable para creer que usted participó en un patrón o práctica de empleo, reclutamiento o referido que viola la sección 274A (a) (1) (A) o (2) de INA (que puede encontrar en 8 USC 1324a (a) (1) (A) o (2)), puede entablar una acción civil en el Tribunal de Distrito de Estados Unidos correspondiente para solicitar alivio, lo que incluye una orden judicial permanente o temporal, una orden de restricción u otra orden contra usted o su empresa. Un patrón o práctica se refiere a participar en actividades regulares, repetidas e intencionales, pero no incluye actos aislados, esporádicos o accidentales.

Defensa de buena fe

Si puede demostrar que, de buena fe, ha cumplido con los requisitos del Formulario I-9, entonces puede haber establecido una defensa de "buena fe" con respecto a un cargo de contratar deliberadamente a un extranjero no autorizado, a menos que el gobierno pueda demostrar que usted tenía conocimiento real de que el empleado no estaba autorizado para trabajar.

Un intento de buena fe para cumplir con los requisitos de papeleo de la sección 274A (b) de INA puede ser adecuado, a pesar de un incumplimiento técnico o de procedimiento, a menos que no corrija una violación dentro de 10 días posteriores a la notificación de DHS.

Penalidades por Prácticas Laborales Ilícitas

Participar en un patrón o práctica de contratar a sabiendas o mantener en el empleo a extranjeros no autorizados

Si usted o su empresa son encontrados culpables por haberse involucrado en un patrón o práctica de contratar extranjeros no autorizados a sabiendas (o mantener en el empleo extranjeros a sabiendas de que no están autorizados para trabajar en Estados Unidos) después del 6 de noviembre de 1986, puede enfrentar multas y / o seis meses de prisión.

Involucrarse en fraudes o declaraciones falsas, o mal uso de visas, permisos de inmigración y documentos de identidad

Puede ser multado y / o encarcelado por hasta cinco años si:

  • Hace una declaración falsa o produce un certificado falso para satisfacer los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo;
  • Usa documentos de identificación o autorización de empleo fraudulentos, o
  • Usa documentos que fueron emitidos legalmente a otra persona.

Otros estatutos penales federales pueden proporcionar penalidades más altas en ciertos casos de fraude.

Fraude de Documentos Civiles

Si una investigación de DHS revela que a sabiendas ha cometido o participado en actos relacionados con el fraude de documentos, DHS puede tomar medidas. DHS emitirá una NIF cuando tenga la intención de imponer penalidades. Si recibe una NIF, puede solicitar una audiencia ante un juez de derecho administrativo. Si DHS no recibe una solicitud de audiencia dentro de 30 días, impondrá la multa y emitirá una orden final, la cual es definitiva y no se puede apelar.

Si DHS o un juez de derecho administrativo determina que usted ha violado la sección 274C de INA, pueden ordenarle que cese y desista de tal comportamiento y que pague una multa civil.

11.0 Instrucciones para Reclutadores y Agentes que Refieren Para Trabajos Agrícolas

Según INA, es ilegal que una asociación agrícola, un empleador agrícola o un contratista de trabajadores agrícolas contraten, recluten o refieran por pago a personas para un empleo en Estados Unidos, sin cumplir con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo. Esta disposición aplica a las asociaciones agrícolas, los empleadores agrícolas y los contratistas de trabajadores agrícolas que reclutan por pago, y a aquellos que refieren personas o proporcionan documentos o información sobre personas a los empleadores a cambio de pago.

"Reclutador o contratista que refiere por pago" se limita a las asociaciones agrícolas, empleadores agrícolas o contratistas de trabajadores agrícolas, tal como se define en la Sección 3 de la Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Inmigrantes y Temporales, Pub. L. 97-470 (29 U.S.C.1802).

Esta clase limitada de reclutadores y contratistas que refieren por pago debe completar el Formulario I-9 cuando contrata a una persona a la que refieren. Usted y el empleado deben completar el Formulario I-9 en su totalidad dentro de tres días hábiles posteriores a la fecha en que comienza el empleo o, en el caso de una persona contratada por menos de tres días hábiles, en el momento en que comienza el empleo.

Los reclutadores y los contratistas que refieren por pago pueden designar agentes, como asociaciones nacionales o empleadores, para completar los procedimientos de verificación en su nombre. Si lo designan como agente, debe proporcionarle al reclutador o contratista que refiere una fotocopia del Formulario I-9. Sin embargo, los reclutadores y los contratistas que refieren por pago siguen siendo responsables de cumplir con la ley y pueden ser considerados responsables de violaciones de la ley.

Los reclutadores y contratistas que refieren por pago deben tener un Formulario I-9 para cada persona que reclutan o refieren, y que figura en la nómina de un empleador. El Formulario I-9 debe retenerse durante tres años después de que la persona deja de trabajar para el empleador. También deben tener el Formulario I-9 a la disposición de un oficial de DHS, DOL o IER para su inspección.

Si DHS o DOL sospechan que usted ha violado los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo, pueden obtener órdenes de arresto basadas en una causa probable para ingresar a sus instalaciones sin previo aviso.

Las penalidades por no cumplir con los requisitos del Formulario I-9 y por exigir indemnización, aplican a esta clase limitada de reclutadores y contratistas que refieren por pago.

Todos los reclutadores y contratistas que a sabiendas refieren por pago a extranjeros no autorizados para trabajar en Estados Unidos, deberán responder por ello.

12.0 Documentos Aceptables para Verificar la Identidad y Autorización de Empleo

Esta sección proporciona varios ejemplos de documentos de las Listas de Documentos Aceptables que un empleado puede presentar para demostrar su autorización de empleo e identidad para propósitos del Formulario I-9. Sin embargo, esta sección no proporciona todas las variaciones de un documento en particular, ni de las nuevas versiones de un documento que puedan estar disponibles después de que publiquemos este manual. Nuestra expectativa es que acepte documentos que razonablemente parezcan genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta.

Un empleado debe presentar un documento o una combinación de documentos de la Lista A (que demuestra la identidad y la autorización de empleo) o un documento de la Lista B (que demuestra la identidad) y un documento de la Lista C (que demuestra la autorización de empleo) o un recibo aceptable de esos documentos dentro de tres días hábiles a partir de la fecha en que comienza el trabajo remunerado. El empleado que presente un recibo debe presentar el documento real cuando finalice el período de validez del recibo o cuando reciba el documento, lo que ocurra primero. No puede exigir que un empleado que presenta un documento de la Lista A presente los documentos de la Lista B y la Lista C. No exija que un empleado que presenta documentos de la Lista B y Lista C presente un documento de la Lista A.

No puede aceptar un recibo que demuestre que el empleado ha solicitado una concesión inicial de autorización de empleo. Tampoco puede aceptar recibos si el empleo es por menos de tres días hábiles. Para obtener una lista de Recibos Aceptables para el Formulario I-9, vea la Tabla 1 en la Sección 4.3, Recibos Aceptables. Para ver ejemplos de documentos de autorización de empleo aceptables emitidos por el Departamento de Seguridad Nacional (Lista C # 7), visite uscis.gov/central-i-9.

Algunos empleados (incluidos los residentes permanentes legales, asilados y refugiados) pueden presentar documentos con una fecha de caducidad. Es posible que deba volver a verificar la autorización de empleo del empleado para trabajar cuando caduquen ciertos documentos de la Lista A o la Lista C. Vea la Sección 5.0, Completar la Sección 3, para obtener más información sobre la nueva verificación. USCIS incluye fechas de caducidad en algunos documentos emitidos a personas con autorización de empleo permanente. Si el documento de su empleado contiene una fecha de caducidad futura:

  • No excluye la autorización de empleo continuo;
  • No significa que USCIS no les otorgará una autorización de empleo posterior, y
  • No considera la fecha de caducidad al determinar si una persona está cualificada para un puesto en particular. Si lo hace, puede violar las leyes de discriminación laboral.

Para obtener más información sobre la discriminación ilícita, vea la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas.

LISTA A: Documentos que Demuestran tanto la Identidad como la Autorización de Empleo

Los documentos siguientes deben estar vigentes:

  1. Pasaporte estadounidense o tarjeta de pasaporte estadounidense;
  2. Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero (Tarjeta Verde o Green Card);
  3. Pasaporte extranjero que contiene un sello I-551 temporal o una notación impresa I-551 temporal en una visa de inmigrante legible por máquina (MRIV);
  4. Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo (EAD) que contiene una fotografía. Sin embargo, en ciertas circunstancias, un EAD posterior a la fecha en “Card Expires” (Tarjeta caduca) cualifica como EAD no caducado. Vea la Sección 4, Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo en Ciertas Circunstancias. para obtener más información.
  5. Un extranjero no inmigrante autorizado para trabajar para un empleador específico derivado de su estatus, es decir, que está autorizado a ser empleados en función de su estatus de no inmigrante, puede presentar un pasaporte extranjero con el Formulario I-94 con el mismo nombre que el pasaporte, y una confirmación de su estatus de no inmigrante, siempre y cuando el período de validez aún no haya caducado y el empleo propuesto no esté en conflicto con las restricciones o limitaciones identificadas en el formulario;
  6. Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia (FSM, por sus siglas en inglés) o la República de las Islas Marshall (RMI, por sus siglas en inglés) con el Formulario I-94 que indique la admisión de no inmigrantes bajo el Acuerdo de Libre Asociación entre Estados Unidos y el FSM o RMI.

LISTA B: Documentos que Demuestran la Identidad

Los siguientes documentos deben estar vigentes:

  1. Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión de Estados Unidos, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, estatura, color de ojos y dirección;
  2. Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, estatura, color de ojos y dirección (esta selección no incluye la licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión de Estados Unidos en el Artículo 1 de esta lista);
  3. Tarjeta de identificación escolar con fotografía;
  4. Tarjeta de registro de votante;
  5. Tarjeta militar estadounidense o registro de reclutamiento;
  6. Tarjeta de identificación de dependiente militar;
  7. Tarjeta de Marino Mercante de la Guardia Costera de Estados Unidos;
  8. Documento tribal nativo americano, y
  9. Licencia de conducir emitida por una autoridad gubernamental canadiense.

En el caso de personas menores de 18 años que no pueden presentar un documento antes mencionado:

  1. Registro escolar o boleta de calificaciones;
  2. Registro clínico, médico o de hospital, y
  3. Registro de guardería o escuela infantil.

LIST C: Documentos que Demuestran la Autorización de Empleo

Todos los documentos deben estar vigentes.

  1. Una tarjeta de número de cuenta de Seguro Social, a menos que la tarjeta incluya una de las siguientes restricciones:
    • “NOT VALID FOR EMPLOYMENT” (No Válida para Empleo);
    • “VALID FOR WORK ONLY WITH INS AUTHORIZATION” (Válida para Trabajar Solo con Autorización de INS);
    • “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION” (Válido para Trabajar Solo con Autorización de DHS);
  2. Reporte Consular de Nacimiento en el Extranjero (CRBA, por sus siglas en inglés) emitido por el Departamento de Estado de Estados Unidos (Formularios DS-1350, FS-545, FS-240);
  3. Original o copia certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de Estados Unidos con un sello oficial;
  4. Documento tribal nativo americano
  5. Formulario I-197, Tarjeta de Identificación de Ciudadanía Estadounidense;
  6. Formulario I-179, Tarjeta de Identificación para el uso de Ciudadano Residente en Estados Unidos, y
  7. Documento de Autorización de Empleo emitido por DH. Para ver ejemplos, visite uscis.gov/central-i-9. (Esto no incluye el Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo, de la Lista A).

12.1 Lista de Documentos que Demuestran Identidad y Autorización de Empleo

Las ilustraciones en este Manual no reflejan necesariamente el tamaño real de los documentos.

Pasaporte Estadounidense

El Departamento de Estado de Estados Unidos emite el pasaporte estadounidense a ciudadanos estadounidenses y a nacionales no ciudadanos. Muy pocas versiones aún en circulación pueden diferir de las versiones principales que se muestran aquí.

Portada de Cubierta e Interior del Pasaporte Estadounidense Actual
Image of the cover of a US passport
Picture of the inside of a US passport
 
 
 
 
 
 
 
Cubierta e interior del pasaporte estadounidense antiguo
Front of Sample Passport Card
Sample US Passport Card Back

 

 

 

 

Tarjeta de Pasaporte Estadounidense

El Departamento de Estado de Estados Unidos comenzó a emitir la tarjeta de pasaporte en julio de 2008. La tarjeta de pasaporte es una tarjeta del tamaño de una billetera que solo se puede usar para viajes por tierra y mar entre Estados Unidos, Canadá, México, el Caribe y las Bermudas.

Tarjeta de pasaporte frontal y reverso

Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente (Tarjeta Verde o Green Card)

El 1 de mayo de 2017, USCIS comenzó a emitir un Formulario I-551 rediseñado, que contiene la foto del portador en la parte frontal y al reverso, nombre, número de USCIS, fecha de nacimiento, huella dactilar grabada con láser y fecha de caducidad de la tarjeta. Esta tarjeta no tiene una firma o una franja negra en la parte posterior. Algunas tarjetas emitidas después del 1 de mayo de 2017 pueden mostrar el formato de diseño anterior. Tanto esta como las versiones anteriores del Formulario I-551 siguen siendo válidas hasta la fecha de caducidad que se muestra en la tarjeta.

Formulario I-551 actual, frontal y reverso

USCIS comenzó a emitir esta versión del Formulario I-551 en mayo de 2010. Este rediseño cambió el color de la Tarjeta Verde o Green Card. La tarjeta contiene la foto del titular, el nombre, el número de USCIS, la fecha de nacimiento, la huella dactilar grabada con láser y la fecha de caducidad de la tarjeta. Actualmente, el número de USCIS también es el número de registro de extranjero del titular de la tarjeta (Número A). Este número también se encuentra al reverso de la tarjeta.

Estas tarjetas pueden o no contener una firma. No se requiere una firma para que la tarjeta sea aceptable para propósitos del Formulario I-9.

Image of the front of a Permanent Resident Card
Image of the back of the current Permanent Resident Card
 
 
 
 
Formulario I-551 antiguo, frontal y reverso

Otra versión anterior del Formulario I-551 muestra el sello de DHS y contiene un holograma detallado en la parte frontal de la tarjeta. Cada tarjeta está personalizada con un grabado que muestra la foto, el nombre, la huella dactilar, la fecha de nacimiento, el número A y la fecha de caducidad de la tarjeta del titular.

Algunos empleados también pueden tener Tarjeta de Residente Extranjero más antiguas, emitidas por el Servicio de Inmigración y Naturalización del Departamento de Justicia de Estados Unidos que no tienen fechas de caducidad y son válidas indefinidamente. Estas tarjetas son de color melocotón y contienen la huella dactilar y la fotografía del portador.

Sample front of previous Permanent Resident Card with signature
Sample Previous Permanent Resident Card back with signature
 
 
 
 
Formulario I-551 antiguo, frontal y reverso
Image of Front of Older Permanent Resident Card
Image of back of older Permanent Resident Card

 

 

 

 

Pasaporte extranjero con sello I-551 o MRIV

USCIS utiliza un sello I-551 o una anotación impresa I-551 temporal en una visa de inmigrante legible por máquina (MRIV) para indicar evidencia temporal de estatus de residente permanente legal. En ocasiones, si no hay un pasaporte extranjero disponible, USCIS colocará el sello I-551 en un Formulario I-94 y colocará una fotografía del titular en el formulario. Este documento se considera un recibo.

Pasaporte extranjero vigente con sello I-551

El Formulario I-551 MRIV temporal es evidencia del estatus de residente permanente por un año a partir de la fecha de admisión.

Image of a Foreign Passport Cover
Sample of Form I551 Stamp
Notación impresa I-551 temporal en una visa de inmigrante legible por máquina (MRIV)
Sample US Visa page inside a foreign passport

Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo

El 1 de mayo de 2017, USCIS comenzó a emitir un Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo (EAD) rediseñado a ciertas personas con autorización temporal para trabajar en Estados Unidos. La tarjeta contiene la fotografía del portador en la parte frontal y al reverso, nombre, número de USCIS, número de tarjeta, fecha de nacimiento, huella dactilar grabada con láser y fecha de caducidad de la tarjeta. Las tarjetas pueden contener una de las siguientes anotaciones debajo a partir de la fecha de caducidad:

  • “Not Valid for Reentry to U.S.” (No Válido para Reingreso a EE.UU.)
  •  “Valid for Reentry to U.S.” (Válido para Reingreso a EE.UU.)
  • “Serves as I-512 Parole” (Sirve como Permiso de Reingreso I-512).

Algunos EAD emitidos después del 1 de mayo de 2017 aún pueden mostrar el formato de diseño anterior. Tanto los EAD nuevos como los actuales seguirán siendo válidos hasta la fecha de caducidad que se muestra en la tarjeta.

Parte frontal y reverso de EAD actual de “NOT VALID FOR REENTRY TO U.S.” (NO VÁLIDO PARA REINGRESO A ESTADOS UNIDOS)
Front view of an Employment Authorization Card
Back view of current Employment Authorization Card

 

 

 

 

 

 

La versión anterior del EAD contiene la fotografía, la huella dactilar, el número de tarjeta, el número de USCIS, la fecha de nacimiento y la firma del titular, con una cubierta holográfica y el sello de DHS. La fecha de caducidad se encuentra en la parte inferior de la tarjeta. Las tarjetas pueden contener una de las siguientes anotaciones debajo a partir de la fecha de caducidad:

  • “Not Valid for Reentry to U.S.” (No Válido para Reingresar a EE.UU.)
  •  “Valid for Reentry to U.S.”  (Válido para Reingresar a EE.UU.)
  •  “Serves as I-512 Advance Parole.” (Sirve como Permiso Adelantado de Reingreso I-512).

Formulario I-20 acompañado del Formulario I-94

Para la capacitación práctica curricular, los estudiantes no inmigrantes F-1 con un Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, también deben tener el Formulario I-20, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Estudiante No Inmigrante, acreditado con autorización de empleo por el oficial escolar designado. USCIS emite un EAD a los estudiantes F-1 que están autorizados para capacitación práctica opcional (OPT) y estudiantes M-1 autorizados para capacitación práctica. Vea la Sección 6.4.2, F-1 y M-1 No inmigrantes, para obtener más información en el Formulario I-20.

Formulario I-20 acompañado del Formulario I-94
Sample Form 1-20 Page 1
Image of page 2 of Form I-20, Certificate of Eligibility for Nonimmigrant Student Status
Vea el Formulario I-94 a continuación.

Formulario DS-2019 acompañado del Formulario I-94

Los visitantes de intercambio no inmigrantes J-1 deben tener un Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, acompañado de un Formulario DS-2019, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Visitante de Intercambio (J-1) no caducado, emitido por el Departamento de Estado de Estados Unidos, que especifica el patrocinador. Los estudiantes de intercambio J-1 también necesitan una carta de su oficial responsable en la que se autoriza su empleo. Vea la Sección 6.4.1, Visitantes de intercambio y estudiantes (J-1), para obtener más información sobre DS-2019.

DS-2019 acompañado del Formulario I-94
Sample view of Form DS-2019
Vea el Formulario I-94 a continuación.

Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida

El Servicio de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP) y USCIS emiten el Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida, a los no inmigrantes. Este documento indica la clase de admisión del titular, la fecha de entrada y la fecha de caducidad de su estatus de inmigración. En general, los empleados lo descargan de cbp.gov. Si un empleado presenta un Formulario I-94 impreso, puede mostrar una fecha estampada o escrita a mano. Pueden presentar el Formulario I-94 con documentos que se especifica en el Formulario I-9 que son válidos como combinación de documentos, como por ejemplo el Formulario I-94 presentado con un pasaporte extranjero, y el Formulario DS-2019 o el Formulario I-20.

Formulario Electrónico I-94
Sample electronic Form I-94 issued from CBP
Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida
Sample from I94 filled out by CBP
sample for I-94A

 

 

 

 

 

Formulario I-94, Registro de Entrada / Salida

En 2003, los Acuerdos de Libre Asociación (CFA, por sus siglas en inglés) entre Estados Unidos y los Estados Federados de Micronesia (FSM, por sus siglas en inglés) y la República de las Islas Marshall (RMI, por sus siglas en inglés) se enmendaron para permitir que los ciudadanos de estos países trabajen en Estados Unidos sin obtener un EAD.

Para propósitos del Formulario I-9, los ciudadanos de estos países pueden presentar pasaportes FSM o RMI acompañados de un Formulario I-94 que indique la admisión de no inmigrante bajo CFA, que son documentos aceptables de la Lista A. La anotación exacta en el Formulario I-94 puede variar y está sujeta a cambios. La notación en el Formulario I-94 generalmente dice "CFA / FSM" para un ciudadano FSM y "CFA / MIS" para un ciudadano RMI.

Pasaportes de los Estados Federados de Micronesia y la República de las Islas Marshall
Cover of Micronesia passport
Image of a Republic of Marshall Islands Passport
 
 
 

 

 

 

 

 

 

12.2 Lista de Documentos de la Lista B que Demuestran la Identidad

Las ilustraciones no reflejan el tamaño real de los documentos.

Licencia de conducir emitida por un estado

Una licencia de conducir puede ser emitida por cualquier estado o territorio de Estados Unidos (incluido el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de EE. UU., Guam, Samoa Americana y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte) o por una autoridad del gobierno canadiense. Puede aceptar una licencia de conducir si contiene una fotografía o, si no contiene una fotografía, que incluya información de identificación como nombre, fecha de nacimiento, sexo, estatura, color de ojos y dirección.

Algunos estados pueden colocar anotaciones restrictivas en sus licencias. Para propósitos del Formulario I-9, puede aceptar estas licencias.

Licencia de conducir de Virginia
Picture of a Mississippi Drivers License

Tarjeta de Identificación Emitida por el Estado

Cualquier estado (incluido el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de EE. UU., Guam, Samoa Americana y el Estado Libre Asociado de las Islas Marianas del Norte) puede emitir una tarjeta de identificación. Puede aceptar una tarjeta de identificación si contiene una fotografía o, si no contiene una fotografía, que incluya información de identificación, como nombre, fecha de nacimiento, sexo, estatura, color de ojos y dirección.

Algunos estados pueden colocar anotaciones restrictivas en sus tarjetas de identificación. Para propósitos del Formulario I-9, puede aceptar estas tarjetas.

Tarjeta de identificación de Virginia
Picture of a State of Mississippi ID card

12.3 Lista de documentos C que Demuestran la Autorización de Empleo

Las ilustraciones no reflejan el tamaño real de los documentos.

Tarjeta de Seguro Social de Estados Unidos

La Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) emite tarjetas de Seguro Social de Estados Unidos. (Aunque el Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos emitió versiones anteriores). La SSA emite tarjetas de Seguro Social sin restricciones a ciudadanos estadounidenses y personas admitidas legalmente en Estados Unidos de manera permanente. Esta tarjeta muestra un nombre y un número de Seguro Social y permite que la persona trabaje sin restricciones para un empleador. No puede aceptar reproducciones de metal o plástico.

Tarjeta de Seguro Social de Estados Unidos Aceptable
Picture of a Sample Social Security Card

Tarjetas de Seguro Social Inaceptables

Usted no puede aceptar una tarjeta de Seguro Social restringida para el Formulario I-9. Si su empleado presenta una tarjeta de Seguro Social restringida, solicite al empleado que proporcione un documento diferente de la Lista C o un documento de la Lista A. La SSA emite tarjetas de Seguro Social restringidas a las personas legalmente admitidas en Estados Unidos de manera temporal. Esta tarjeta muestra un nombre y número de Seguro Social y está sellada con una de las siguientes restricciones:

  • “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION” (Válida para Trabajar Solo con Autorización de DHS) (Vea el ejemplo a continuación)
  • “VALID FOR WORK ONLY WITH INS AUTHORIZATION” (Válida para Trabajar Solo con Autorización de INS"
  • “NOT VALID FOR EMPLOYMENT” (No Válida para Empleo)

Reporte Consular de Nacimiento en el Extranjero (CRBA por sus siglas en inglés) emitido por el Departamento de Estado de Estados Unidos

Estos documentos pueden variar en color y papel utilizado. Todos incluirán un sello en relieve de la oficina que emitió el documento, y puede contener una marca de agua y una impresión en relieve.

FS-545, Reporte Consular de Nacimiento en el Extranjero (CRBA por sus siglas en inglés) Emitido por el Departamento de Estado de Estados Unidos
Image of Certificate of Birth Abroad FS 545
DS-1350, Reporte Consular de Nacimiento en el Extranjero (CRBA por sus siglas en inglés) Emitido por el Departamento de Estado de Estados Unidos
Image of a form DS-1350 Birth Abroad Certificate
FS-240, Reporte Consular de Nacimiento en el Extranjero (CRBA) Emitido por el Departamento de Estado de Estados Unidos
Image of a Form FS-240, Consular Report of Birth Abroad

Certificado de Nacimiento

Solo puede aceptar una copia original o certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de Estados Unidos que tenga un sello oficial. Las versiones variarán según el estado y el año de nacimiento.

Solo puede aceptar un certificado de nacimiento de Puerto Rico emitido a partir del 1 de julio de 2010.

Certificado de Nacimiento
Image of a sample United States birth certificate

Formulario I-197, Tarjeta de Identificación de Ciudadano Estadounidense

El antiguo Servicio de Inmigración y Naturalización (INS por sus siglas en inglés) emitió el Formulario I-197 a ciudadanos estadounidenses naturalizados. Esta tarjeta no contiene una fecha de caducidad y es válida indefinidamente.

Formulario I-197, Tarjeta de Identificación de Ciudadano Estadounidense
Sample of Form I-197, U.S. Citizen ID Card

Formulario I-179, Tarjeta de Identificación para uso de Ciudadano Residente en Estados Unidos

INS emitió los Formularios I-179 a ciudadanos estadounidenses que son residentes de Estados Unidos. Esta tarjeta no contiene una fecha de caducidad y es válida indefinidamente.

Formulario I-179, Tarjeta de Identificación para Uso de Ciudadano Residente en Estados Unidos
Image of a Form I-179, Identification Card for Use of Resident Citizen in the United States

13.0 Algunas preguntas que usted podría tener sobre el Formulario I-9

Los empleadores y los empleados pueden encontrar más información sobre el Formulario I-9 en Central I-9 en uscis.gov/es/central-i-9.

1. ¿Los ciudadanos y nacionales no ciudadanos de Estados Unidos deben completar el Formulario I-9?

Si. Si bien los ciudadanos y los nacionales no ciudadanos de Estados Unidos son automáticamente elegibles para el empleo, también deben presentar los documentos requeridos y completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Los ciudadanos estadounidenses incluyen personas nacidas en Estados Unidos, Puerto Rico, Guam, las Islas Vírgenes de Estados Unidos y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte. Los ciudadanos estadounidenses no ciudadanos son personas que deben lealtad permanente a Estados Unidos, incluidos los nacidos en Samoa Americana, y la Isla Swains. Los ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia (FSM) y la República de las Islas Marshall (RMI) no son nacionales no ciudadanos, sin embargo, son elegibles para trabajar en Estados Unidos.

2. ¿Necesito completar el Formulario I-9 para contratistas independientes o sus empleados?

No. Por ejemplo, si contrata a una empresa de construcción para realizar renovaciones en su edificio, no tiene que completar el Formulario I-9 para los empleados de esa empresa. La empresa constructora es responsable de completar el Formulario I-9 para sus propios empleados. Sin embargo, no puede usar un contrato, subcontratar o intercambiar para obtener la mano de obra o los servicios de un empleado que sabe que no está autorizado para trabajar.

3. ¿Qué sucede si completo y retengo un Formulario I-9 y DHS descubre que mi empleado no está realmente autorizado para trabajar?

No puede ser acusado de una violación de verificación. También tendrá una defensa de buena fe contra la imposición de penalidades por contratar a sabiendas a una persona no autorizada, a menos que el gobierno pueda demostrar que usted tenía conocimiento del estatus no autorizado del empleado.

4. ¿Puedo pedirle a un empleado que muestre un documento específico al completar el Formulario I-9?

No. El empleado puede elegir qué documento (s) presenta de las Listas de Documentos Aceptables. Debe aceptar cualquier documento (de la Lista A) o combinación de documentos (uno de la Lista B y otro de la Lista C) que figuran en el Formulario I-9 y que se encuentran en la Sección 12.0 que razonablemente parecen ser genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta. Hacer lo contrario podría ser una práctica laboral injusta relacionada con la inmigración que viole la disposición antidiscriminatoria de INA. No debe tratar a las personas que “parecen y / o hablan” como extranjeras de manera diferente en el proceso de reclutamiento, contratación o verificación.

Para obtener más información sobre la discriminación durante el proceso del Formulario I-9, comuníquese con la línea directa del empleador de IER al 800-255-8155 (TTY para sordos o con problemas de audición: 800-237-2515), o visite el sitio web justice.gov/ier.

Nota: Los empleadores que participan en E-Verify solo pueden aceptar un documento de la Lista B si contiene una fotografía.

5. ¿Cuál es mi responsabilidad con respecto a la autenticidad de los documentos que un empleado me presenta?

Debe examinar físicamente los documentos originales, y si razonablemente parecen ser genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta, debe aceptarlos. Hacer lo contrario podría ser una práctica laboral injusta relacionada con la inmigración. Si el (los) documento (s) no parecen ser genuinamente o están relacionados con la persona que los presenta, no debe aceptarlos.

Sin embargo, debe brindarle al empleado la oportunidad de presentar otros documentos de las Listas de Documentos Aceptables.

6. ¿Puedo aceptar una copia de un documento de un empleado?

No. Los empleados deben presentar documentos originales. La única excepción es que un empleado puede presentar una copia certificada de un certificado de nacimiento.

7. ¿Cuándo pueden los empleados presentar recibos de documentos en lugar de documentos reales de las Listas de Documentos Aceptables?

La "regla de recibo" está diseñada para cubrir situaciones en las que un empleado está autorizado a trabajar en el momento de la contratación, verificación inicial o nueva verificación, pero no tiene el documento real enumerado en las Listas de Documentos Aceptables. No puede aceptar un recibo que demuestre que el empleado ha solicitado una concesión inicial de autorización de empleo. Vea la Sección 4.3, Recibos Aceptables, para obtener más información.

8. Mi nuevo empleado presentó dos documentos para completar el Formulario I-9, cada uno con un apellido diferente. Un documento coincide con el nombre que ingresó en la Sección 1. La empleada explicó que acababa de casarse y cambió su apellido, pero aún no había cambiado el nombre en el otro documento. ¿Puedo aceptar el documento con un nombre diferente?

Puede aceptar un documento con un nombre diferente al nombre ingresado en la Sección 1, siempre que el documento esté relacionado razonablemente con el empleado. También puede adjuntar una breve nota al Formulario I-9 del empleado que indique el motivo de la discrepancia del nombre, junto con cualquier documentación de respaldo que proporcione. Un empleado puede proporcionar documentación para respaldar un cambio de nombre, pero no está obligado a hacerlo. Si determina que el documento que contiene un nombre diferente no parece ser razonablemente genuino y estar relacionado con el empleado, puede pedirle que proporcione otros documentos de las Listas de Documentos Aceptables en el Formulario I-9.

9. El nombre en el documento que me presentó mi empleado está escrito de manera ligeramente diferente al nombre que ingresó en la Sección 1 del Formulario I-9. ¿Puedo aceptar este documento?

Si el documento contiene una ligera variación ortográfica, y el empleado tiene una explicación razonable de la variación, el documento es aceptable siempre y cuando esté satisfecho en términos de que el documento parece razonablemente genuino y está relacionado con el empleado.

10. El EAD de mi empleado caducó y ahora quiere mostrarme una tarjeta de Seguro Social. ¿Necesito ver un documento actual de DHS?

No. Durante la nueva verificación, debe permitir que un empleado elija qué documento presentar de la Lista A o la Lista C. Si el empleado presenta una tarjeta de Seguro Social sin restricciones, el empleado no necesita presentar un documento de DHS actual. Sin embargo, si el empleado presenta una tarjeta de Seguro Social restringida debe rechazarla, ya que no es un documento del Formulario I-9 aceptable y pedirle al empleado que elija un documento diferente de la Lista A o C.

Resumen de cambios al M-274, Manual para Empleadores del Año 2020

Actualizaciones basadas en el Formulario I-9 Revisión de 21/10/2019

  • Sección 2.0: Aclaró quién puede servir como representante autorizado para corresponder con las revisiones en las Instrucciones del Formulario I-9.
  • Sección 12.0: Aclaró que el segundo documento de la Lista B en la Lista de Documentos Aceptables no incluye una licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión territorial de Estados Unidos, para que esté acorde con las revisiones en las Instrucciones del Formulario I-9.
  • Sección 12.0: Aclaró que el Documento de Autorización de Empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional en la Lista C de las Listas de Documentos Aceptables no incluye el Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo de la Lista A, para esté acorde con las revisiones de las instrucciones del Formulario I- 9.

Cambios Importantes en las Guías

  • Secciones 4.4 y 6.4.2: Se revisó la guía para aclarar que los empleadores deben ingresar los cambios de fecha de vencimiento basados en extensiones automáticas de documentos en la casilla “Información adicional” en la Sección 2, y eliminó las instrucciones para que el empleado tache y escriba su inicial en la información de fecha de vencimiento en la casilla “Alien authorized to work until” (Extranjero autorizado trabajar hasta) en la Sección 1. Esto garantiza mejor legibilidad durante las inspecciones del Formulario I-9.
  • Sección 6.4.2: Se revisaron los requisitos del documento de extensión de “cap-gap” (cubierta de brecha) para que concuerden mejor con las regulaciones. Los empleadores ingresarán el número de recibo del Formulario I-797C, Notificación de Acción, como el Número de Documento del empleado en la Sección 2. El Formulario I-20, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Estudiante No Inmigrante, ya no se requiere.

Nuevo Contenido

  • Sección 4.4: Cómo completar el Formulario I-9 con EAD extendidos automáticamente por notificaciones del Registro Federal;
  • Sección 6.2: Orientación para verificar la autorización de empleo de los empleados indios nativos americanos nacidos en Canadá;
  • Sección 7.1: Orientación para las agencias estatales de empleo que eligen completar el Formulario I-9 para las personas a las que refieren y para los empleadores de las personas referidas por una agencia de empleo estatal.

Aclaraciones Importantes

  • Sección 3.0: Propósito del Suplemento de Preparador / Traductor;
  • Sección 6.4.1: Determinar la fecha de vencimiento del documento que los empleados no inmigrantes F-1 y J-1 deben ingresar en la casilla de fecha de vencimiento "“Alien authorized to work until” (Extranjero autorizado para trabajar hasta);
  • Sección 9.0-9.2: Cómo calcular la retención del Formulario I-9, las normas de retención y los requisitos del Formulario I-9 electrónico;
  • Sección 10: Revisión de las prácticas prohibidas y sanciones del Formulario I-9 y las agencias responsables de su aplicación.

Actualizaciones en Lenguaje Claro

  • Se eliminó el contenido duplicado;
  • Se fusionaron ciertas secciones para lograr una mejor secuencia lógica;
    • Secciones 5 y 6 fusionadas en la Sección 5; los capítulos siguientes se volvieron a numerar.
  • Sección 13.0:  Se incorporaron preguntas y respuestas en el Manual siempre que sea posible para cumplir con los nuevos requisitos de estilo de USCIS.

Tabla de contenido