10.2 Retención en Microficha del Formulario I-9

10.2 Retención en Microficha del Formulario I-9

Usted puede retener copias de un Formulario I-9 original firmado en microfilme o microficha. Sólo deben retenerse las páginas del Formulario I-9 en las que usted o los empleados ingresen datos. Para ello, debe:

  • Seleccione la película que conservará la imagen y permitirá su acceso y uso durante todo el período de retención, que podría ser superior a 20 años, dependiendo del empleado y su empresa.
  • Utilice un equipo bien mantenido para crear y ver microfilmes y microfichas que proporcionen  una visualización clara y pueda reproducir copias impresas legibles. Los funcionarios de DHS deben tener acceso a documentos claros y legibles si necesitan inspeccionar sus formularios.
  • Coloque índices ya sea en los primeros fotogramas del primer rollo de película o en los últimos fotogramas del último rollo de película de una serie. Para microfichas, colóquelas en los últimos fotogramas de la última microficha o cubierta de microfilme de una serie.

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