10.3 Retención Electrónica del Formulario I-9

10.3 Retención Electrónica del Formulario I-9

USCIS proporciona un Formulario I-9  que puede ser completado e impreso en Formato de Documento Portátil (.pdf) desde su sitio web, uscis.gov. Además, usted puede generar y retener el Formulario I-9 electrónicamente siempre y cuando el empleado reciba instrucciones para completar el formulario y:

  • El formulario resultante es legible
  • No se haga ningún cambio en el nombre, contenido o secuencia de los elementos e instrucciones de los datos
  • No se inserten elementos de datos o lenguaje adicional; y
  • Se cumplan las normas especificadas en los reglamentos. (8 CFR Parte 274a.2(e), (f), (g), (h) e (i) según corresponda).

Usted puede utilizar papel, sistemas electrónicos o una combinación de papel y sistemas electrónicos. Usted puede completar o retener el Formulario I-9 en un sistema de generación o almacenamiento electrónico que incluya:

  • Controles razonables para asegurar la integridad, exactitud y fiabilidad del sistema de generación o almacenamiento electrónico
  • Controles razonables diseñados para prevenir y detectar la creación de adición a, alteración de, supresión de o deterioro no autorizado o accidental de un Formulario I-9 completado o almacenado electrónicamente, incluyendo la firma electrónica, si se utilizó
  • Un programa de inspección y aseguramiento de la calidad que evalúa periódicamente el sistema de generación o almacenamiento electrónico e incluye verificaciones  periódicas del Formulario I-9 electrónicamente almacenado, incluida la firma electrónica, si se utilizó
  • Un sistema de indexación que permita la identificación y recuperación para visualizar o reproducir documentos y registros relevantes mantenidos en un sistema de almacenamiento electrónico y
  • La capacidad de reproducir copias legibles en papel.

Si elige completar o retener el Formulario I-9 electrónicamente, puede utilizar uno o más sistemas de generación o almacenamiento electrónicos, siempre y cuando cualquier Formulario I-9 retenido en el sistema permanezca totalmente accesible y cumpla con los reglamentos. Puede cambiar los sistemas de almacenamiento electrónico siempre y cuando los sistemas cumplan con los requisitos de rendimiento de los reglamentos. Para cada sistema de generación o almacenamiento electrónico utilizado, usted debe mantener y hacer disponible a solicitud, descripciones completas de:

  • El sistema de generación y almacenamiento electrónico, incluidos todos los procedimientos relacionados con su uso
  • El sistema de indexación que permita la identificación y recuperación de documentos y registros relevantes mantenidos en un sistema de almacenamiento electrónico. No se requiere que  usted mantenga bases de datos de indexación separadas para cada sistema si se pueden obtener resultados comparables sin bases de datos de indexación separadas.

Solamente las páginas del Formulario I-9 en las cuales usted o el empleado ingresan datos deben ser retenidas.

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