10.5 Retener Copias de Documentación del Formulario I-9

10.5 Retener Copias de Documentación del Formulario I-9

Usted puede optar por copiar o escanear documentos que un empleado presenta al completar el Formulario I-9, que puede retener con  el mismo. Hacer fotocopias del documento(s) de un empleado no reemplaza el completar el Formulario I-9. Incluso si usted retiene copias de la documentación, usted aún está requerido a completar y retener el Formulario I-9. Si elige retener copias de los documentos de un empleado, debe hacerlo para todos los empleados, independientemente del origen nacional o estatus de ciudadanía actual o percibida, o puede estar en violación de leyes contra la discriminación.

Las copias o imágenes electrónicas de documentos presentados deben ser recuperables de acuerdo con los estándares del DHS sobre retención electrónica, documentación, seguridad y firmas electrónicas para empleadores y empleados, como se especifica en la 8 CFR Parte 274a.2(b)(3).

Si hace copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, deben ser retenidas con el Formulario I-9 correspondiente o almacenadas con los registros del empleado de acuerdo con los estándares para la retención de registros electrónicos como se especifica en 8 CFR 274a.2(b)(3). Sin embargo, si se hacen copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, deben hacerse disponibles en el momento de una inspección del Formulario I-9 por DHS u otra agencia del gobierno federal.

CHAPTERS

Última Revisión/Actualización