10.6 Inspección

10.6 Inspección

La INA autoriza específicamente a DHS, IER y DOL a inspeccionar el Formulario I-9, incluida cualquier copia de los documentos del empleado retenidos con el Formulario I-9 correspondiente. DHS, IER y DOL proporcionan a los empleadores un aviso con un mínimo de tres días de anticipación antes de inspeccionar un Formulario I-9 retenido. El empleador debe hacer que el Formulario I-9 esté disponible si se solicita en el lugar donde DHS, IER o DOL soliciten verlos. El Formulario I-9 y la documentación de apoyo también pueden ser enviados a la agencia en formato electrónico o copia impresa si se solicita.

Si almacena registros del Formulario I-9 en una ubicación fuera del lugar de empleo, informe al oficial de inspección de la ubicación donde los almacena y haga arreglos para la inspección. Los oficiales de inspección pueden realizar una inspección en una oficina de una agencia autorizada de los Estados Unidos si se hacen arreglos previos. Los reclutadores o  recomendantes por pago  que designen a un empleador para completar procedimientos de verificación de empleo pueden presentar fotocopias o  imágenes electrónicas impresas del Formulario I-9 en una inspección. Si usted rechaza o retrasa una inspección, estará en violación de los requisitos de retención de DHS.

Al momento de una inspección, usted debe:

  • Recuperar y reproducir sólo el Formulario I-9 electrónicamente retenido en el sistema de almacenamiento electrónico y la documentación de apoyo específicamente solicitada por el oficial de inspección. La documentación de apoyo incluye fotocopias de documentos del Formulario I-9 almacenados con el Formulario I-9 y los rastros de auditoría asociados que muestran las acciones realizadas dentro o en el sistema durante un período de tiempo determinado.
  • Proporcionar al oficial de inspección con el hardware y software apropiado, personal y documentación necesaria para localizar, recuperar, leer y reproducir cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente, cualquier documento de apoyo y sus rastros de auditoría asociados, informes y otros datos utilizados para mantener la autenticidad, integridad y fiabilidad de los registros.
  • Proporcionar al oficial de inspección, si se solicita, cualquier archivo(s) de resumen electrónico razonablemente disponible u obtenible, tales como hojas de cálculo, que contenga todos los campos de información en cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente.

Nota: Debe verificar en E-Verify que los empleadores que reciben una solicitud de inspección deben proporcionar el Formulario I-9 con el registro del número de verificación de casos de E-Verify en el Formulario I-9 o, si el número de caso de E-Verify no está registrado en el Formulario I- 9, las Páginas de Detalle del Caso de E-Verify además del Formulario I-9.

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