14.0 Algunas Preguntas Que Usted Podría Tener Sobre el Formulario I-9

14.0 Algunas Preguntas Que Usted Podría Tener Sobre el Formulario I-9

Los empleadores deben leer cuidadosamente estas preguntas y respuestas. Contienen información valiosa que, en algunos casos, no se encuentra en ningún otro lugar de este manual.

Los empleadores y los empleados pueden encontrar más información sobre el Formulario I-9 en Central I-9 en uscis.gov/es/central-i-9.

Preguntas sobre el Proceso de Verificación

1. P. ¿Necesitan los ciudadanos y nacionales no ciudadanos de los Estados Unidos completar el Formulario I-9?

R.   Sí. Aunque los ciudadanos y nacionales no ciudadanos de los Estados Unidos son automáticamente elegibles para el empleo, ellos también deben presentar los documentos requeridos y completar un Formulario I-9. Los ciudadanos estadounidenses incluyen personas nacidas en los Estados Unidos, Puerto Rico, Guam, las Islas Vírgenes Estadounidenses y la Comunidad de las Islas Marianas del Norte. Los nacionales no ciudadanos de los Estados Unidos son personas que le deben lealtad permanente a l Estados Unidos, que incluyen a los nacidos en Samoa Americana, incluida las Islas Swains.

Nota: Los ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia (FSM) y la República de las Islas Marshall (RMI) no son nacionales no ciudadanos, sin embargo son elegibles para trabajar en los EE.UU.

2. P. ¿Necesito completar el formulario I-9 para los empleados que trabajan en la CNMI?

R.  Sí. Usted debe completar el Formulario I-9 para los empleados contratados para el empleo en la CNMI en o después del 27 de noviembre de 2011. Los empleadores en la CNMI deben haber utilizado el Formulario I-9 CNMI entre el 28 de noviembre de 2009 y el 27 de noviembre de 2011. Si el empleador no completó el Formulario I-9 CNMI como se requiere durante este período, el empleador debe completar un nuevo Formulario I-9 tan pronto como el empleador descubra la omisión. Usted no debe completar el Formulario I-9 para los empleados que ya trabajan para usted el 27 de noviembre de 2009, incluso si le asigna nuevas responsabilidades laborales dentro de su empresa. Para más información sobre la ley de inmigración federal en la CNMI, vaya a uscis.gov/CNMI.

3. P. ¿Necesito completar el Formulario I-9 para contratistas independientes o sus empleados?

R.  No. Por ejemplo, si contrata a una empresa de construcción para realizar renovaciones en su edificio, usted no tiene que completar el Formulario I-9 para los empleados de esa empresa. La empresa constructora es responsable de completar el Formulario I-9 para sus propios empleados. Sin embargo, usted no puede utilizar un contrato, subcontratar o intercambiar para obtener la mano de obra o los servicios de un empleado sabiendo que el empleado no está autorizado para trabajar.

4. P. ¿Puedo despedir a un empleado que no presente los documentos requeridos dentro de los tres días hábiles de su fecha de inicio?

R.   Sí. Usted puede dar por terminado a un empleado que no presenta el documento o documentos requeridos, o un recibo aceptable para un documento, dentro de tres días hábiles de la fecha en que comienza el empleo.

5. P. ¿Qué sucede si yo completo y retengo correctamente un Formulario I-9 y DHS descubre que mi empleado no está realmente autorizado para trabajar?

R.   A usted no puede imputársele una violación de verificación. También tendrá una defensa de buena fe en contra de la imposición de sanciones al empleador por la contratación a sabiendas de que una persona no autorizada, a menos que el gobierno pueda demostrar que tenía conocimiento del estatus no autorizado del empleado.

Preguntas sobre Documentos

6.   P. ¿Puedo especificar qué documentos aceptaré para verificación?

R. No. El empleado puede elegir qué documento(s) quiere presentar de la Lista de Documentos Aceptables. Usted debe aceptar cualquier documento (de la Lista A) o una combinación de documentos (uno de la Lista B y uno de la Lista C) enumerados en el Formulario I-9 y que se encuentran en la Sección 13.0 que parezcan razonablemente genuinos en su parte frontal y relacionarse con la persona que los presenta. Hacer lo contrario podría ser una práctica de empleo injusta relacionada con la inmigración en violación de la disposición contra la discriminación de la INA. Las personas que parecen y/o tienen acentos  extranjeros no deben ser tratados de manera diferente en el proceso de reclutamiento, contratación o verificación. Por favor vea la Sección 13.0 de este manual para más información sobre documentos aceptables.

Para más información relacionada con la discriminación durante el proceso del Formulario I-9, contacte a IER al 1-800-255-8155 (empleadores) o al 1-800-237-2515 (TDD) o visite el sitio web de IER en justice.gov/ier.

Nota: Un empleador que participe en E-Verify sólo puede aceptar un documento de la Lista B con una fotografía.

7.   P. ¿Cuál es mi responsabilidad con respecto a la autenticidad del documento(s) que me ha sido presentado?

R.  Usted debe examinar físicamente el documento(s), y si ellos parecen ser razonablemente genuinos y relacionarse con la persona que los presenta, usted debe aceptarlos. Hacer lo contrario podría ser una práctica de empleo injusta relacionada con la inmigración. Si el documento(s) no parece razonablemente ser genuino o relacionarse con la persona que los presenta, usted no debe aceptarlos.

Sin embargo, debe proporcionarle al empleado la oportunidad de presentar otros documentos de las Listas de Documentos Aceptables.

8.  P.  Mi empleado ha presentado una tarjeta de pasaporte estadounidense. ¿Es este un documento aceptable?

R.   Sí. La tarjeta de pasaporte es un documento de tamaño cartera expedido por el Departamento de Estado de los Estados Unidos. Mientras sus usos permisibles para viajes internacionales son más limitados que un libro de pasaporte de los Estados Unidos, la tarjeta de pasaporte es un pasaporte totalmente válido que certifica la ciudadanía de los Estados Unidos y la identidad del portador. Como tal, la tarjeta de pasaporte se considera un "pasaporte" para los propósitos del Formulario I-9 y se ha incluido en la Lista A de las Listas de Documentos Aceptables en el Formulario I-9.

9.   P. ¿Por qué se agregó documentación para los ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia (FSM) y la República de las Islas Marshall (RMI) a las Listas de Documentos Aceptables en el Formulario I-9?

R.   Bajo los Acuerdos de Libre Asociación entre los Estados Unidos y FSM y RMI, la mayoría de los ciudadanos de FSM y RMI son elegibles para residir y trabajar en los Estados Unidos como no inmigrantes. Una enmienda a los Acuerdos eliminó la necesidad para ciudadanos de estos dos países de obtener Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) para trabajar en los Estados Unidos. Sin embargo, los ciudadanos de FSM y RMI también pueden solicitar Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) si lo desean, o presentar una combinación de documentos de la Lista B y Lista C. El documento de la Lista A específico para los ciudadanos de los FSM y RMI es un pasaporte válido de FSM o RMI con un Formulario I-94/Formulario I-94A indicando la admisión de no inmigrante bajo uno de los Acuerdos.

10. P.  ¿Cómo sé si un documento tribal Nativo Americano emitido por una tribu de los Estados Unidos presentado por mi empleado es aceptable para los propósitos del Formulario I-9?

R.   Para ser aceptable, un documento tribal Nativo Americano debe ser emitido por una tribu reconocida por gobierno federal de los Estados Unidos.  Debido a que el reconocimiento federal de las tribus puede cambiar con el tiempo, para determinar si la tribu es reconocida federalmente, por favor consulte el sitio web de la Oficina de Asuntos Indígenas en bia.gov.

11. P.  ¿Puede el Certificado de Estatus Indígena, comúnmente referido como la tarjeta de estatus o tarjeta de INAC, ser utilizado como un documento tribal Nativo Americano para los propósitos del Formulario I-9?

R.   No. Esta tarjeta no es un documento tribal Nativo Americano. Es emitido por Asuntos Indios y del Norte de Canadá (INAC), que es una parte del gobierno canadiense.

12. P. ¿Puedo aceptar un documento vencido?

R.  No. Los documentos vencidos ya no son aceptables para propósitos del Formulario I-9. Sin embargo, usted puede aceptar Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) y Tarjetas de Residente Permanente (Formularios I-551) que parecen estar vencidos en su parte frontal, pero que han sido extendidos por USCIS.

Por ejemplo, los beneficiarios de Estatus de Protegido Temporal (TPS) cuyos Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) parecen estar vencidos pueden ser automáticamente extendidos en un aviso del Registro Federal o, si el empleado presentó oportunamente por un nuevo Documento de Autorización de Empleo (Formulario I- 766) el Formulario I-797C correspondiente de USCIS indicando la presentación oportuna puede ser presentado con el EAD vencido al empleador como un documento de la Lista A. Estas persona pueden continuar trabajando basados en sus Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) vencidos durante el período de extensión automática. Cuando expire la extensión automática del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766), usted debe re-verificar la autorización de empleo del empleado.

Por favor, vea la Sección 4.2 Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo en Ciertas Circunstancias para más información.

Nota: Algunos documentos, tales como certificados de nacimiento y tarjetas del Seguro Social, no contienen una fecha de vencimiento y deben ser tratados como vigentes.

13. P. ¿Cómo puedo saber si un documento emitido por el DHS ha vencido? Si ha vencido, ¿debo re-verificar al empleado?

R.   Algunos documentos emitidos por INS, como las versiones anteriores de la Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero (Formulario I-551), no tienen fechas de vencimiento y todavía son aceptables para los propósitos del Formulario I-9. Sin embargo, todas las Tarjetas de Residente Permanente (Formularios I-551) posteriores emitidas por el DHS tienen fechas de vencimiento de dos o 10 años. Usted no debe volver a verificar una Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero/Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) expirada. Otros documentos emitidos por DHS, como el Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) también tienen fechas de vencimiento. Estas fechas se pueden encontrar en la cara del documento. Generalmente, los Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) deben volver a verificarse  al expirar.

14. P. ¿Puedo aceptar una fotocopia de un documento presentado por un empleado?

R.   No. Los empleados deben presentar documentos originales. La única excepción es que un empleado puede presentar una copia certificada de un certificado de nacimiento.

15. P. He notado en el Formulario I-9 que en la Lista A hay tres espacios para los números de documento y fechas de expiraciones. ¿Significa esto que tengo que ver tres documentos de la Lista A?

R.   No. El Formulario I-9 (Rev. 14/11/16 N) incluye un área de entrada de documento expandida en la Sección 2. Los espacios adicionales se proporcionan en caso de que un empleado presente un documento de la Lista A que sea realmente una combinación de más de un documento. Por ejemplo, un estudiante F-1 en capacitación práctica curricular puede presentar, en la Lista A, un pasaporte extranjero, Formulario I-94/Formulario I-94A y Formulario I-20 que especifique que usted es su empleador aprobado. El Formulario I-9 proporciona espacio para que ingrese el número de documento y la fecha de vencimiento de los tres documentos. Otra instancia donde un empleador puede necesitar ingresar información de documento para tres documentos es para visitantes de intercambio J-1. Si un empleado le proporciona un documento de la Lista A (como un pasaporte estadounidense) o una combinación de dos documentos (como un pasaporte extranjero y el Formulario I-94/94A), usted no necesita llenar cualquier espacio(s) no utilizado en la Lista A.

16. P. Cuando reviso los documentos de identidad y de autorización de empleo de un empleado, ¿debería hacer copias de ellos?

R.   Si usted participa en E-Verify y el empleado presenta un documento utilizado como parte de verificación por foto, pasaporte vigente y tarjeta de pasaporte estadounidense, Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) y el Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766), usted debe retener una fotocopia del documento que presente. Otros documentos se pueden agregar a la verificación por foto en el futuro. Si no participa en E-Verify, no se requiere que haga fotocopias de documentos. Sin embargo, si desea hacer fotocopias de documentos distintos de los utilizados en E-Verify, debe hacerlo para todos los empleados. Las fotocopias no deben ser utilizadas para ningún otro propósito. Fotocopiar documentos no le exime de su obligación de completar totalmente la Sección 2 del Formulario I-9, ni es un sustituto aceptable de completar correctamente el Formulario I-9 en general.

17. P. ¿Cuándo pueden los empleados presentar recibos de documentos en lugar de documentos reales de las Listas de Documentos Aceptables?

R.   La "regla de recibo" está diseñada para cubrir las situaciones en las que un empleado está autorizado a trabajar en el momento de la contratación inicial o la nueva verificación, pero no están en posesión de un documento enumerado en las Listas de Documentos Aceptables que acompañan al Formulario I-9. Los recibos que muestren que una persona ha solicitado para una concesión inicial de autorización de empleo no son aceptables.

Una persona puede presentar un recibo en lugar de un documento enumerado en el Formulario I-9 para completar la Sección 2 o la Sección 3 del Formulario I-9. El recibo es válido por un período temporal. Hay tres documentos diferentes que cualifican como recibos bajo la regla:

1.   Un recibo de un documento de reemplazo cuando el documento se ha perdido, robado o dañado. El recibo es válido por 90 días, después de lo cual la persona debe presentar el documento de reemplazo para completar el Formulario I-9.

2.  El Formulario I-94/I-94A que contenga un sello I-551 temporal y una fotografía. La  persona  debe presentar el Formulario I-551 actual para la fecha de vencimiento del sello I-551 temporal o dentro de un año a partir de la fecha de emisión del Formulario I-94/Formulario I-94A si el sello I-551 no contiene una fecha de vencimiento.

3.   Un Formulario I-94/Formulario I-94A que contenga un sello de admisión de refugiado vigente. Esto se considera un recibo tanto para un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) o una combinación de una tarjeta del Seguro Social sin restricciones y un documento de la Lista B. El empleado debe presentar un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) o una tarjeta del Seguro Social sin restricciones en combinación con un documento de la Lista B para completar el Formulario I-9 dentro de los 90 días después de la fecha de contratación o, en caso de nueva verificación, la fecha en que la autorización de empleo expira. Para más información sobre recibos, vea la Tabla 1 en la Sección 4.0.

18. P.   Mi empleado no inmigrante ha presentado un pasaporte extranjero con un Formulario I-94/Formulario I-94A (Lista A, Artículo 5). ¿Cómo sé si este empleado está autorizado a trabajar?

R.   Usted, como empleador, probablemente ha presentado una petición a USCIS en nombre del empleado no inmigrante. Sin embargo, hay algunas excepciones a esta regla:

1.   Usted hizo una oferta de empleo a un titular de pasaporte canadiense que ingresó en los Estados Unidos bajo el Tratado de Libre Comercio de América del Norte (NAFTA pos sus siglas en inglés) con una carta de oferta de su empresa. Este trabajador no inmigrante tendrá un Formulario I-94/Formulario I-94A indicando un estatus de inmigración de TN, y puede elegir por presentarlo con su pasaporte en la Lista A. El empleado también puede presentar el Formulario I-94/Formulario I-94A indicando un estatus de inmigración de TN como documento de la Lista C, en cuyo caso su empleado deberá presentar un documento de la Lista B (como una licencia de conducir canadiense) para cumplir con la Sección 2 del Formulario I-9.

2.   Un estudiante trabajando en un empleo en el plantel o que participa en capacitación práctica curricular. Vea la Sección 7.4.2

3.   Un visitante de intercambio J-1. Vea la Sección 7.4.1.

La mayoría de los empleados que presentan un pasaporte extranjero en combinación con un Formulario I-94 o I-94A (Lista A, Artículo 5) están restringidos a trabajar sólo para el empleador que solicitó en su nombre. Si no presentó una petición para un empleado que presenta tal documentación, entonces ese trabajador no inmigrante usualmente no está autorizado para trabajar para usted. Vea la Sección 7.0 para más información sobre los empleados no inmigrantes.

19. P.   Mi nuevo empleado presentó dos documentos para completar el Formulario I-9, pero cada uno contiene un apellido diferente. Un documento coincide con el apellido que ella ingresó en la Sección 1. La empleada explicó que acababa de casarse y cambió su apellido, pero que aún no había cambiado el nombre en el otro documento. ¿Puedo aceptar el documento con el apellido  diferente?

R.   Usted puede aceptar un documento con un apellido diferente al ingresado en la Sección 1 siempre que resuelva la pregunta de si el documento se relacione razonablemente con el empleado. También puede adjuntar una breve nota al Formulario I-9 indicando el motivo de la discrepancia de apellido, junto con cualquier documentación de apoyo que el empleado proporcione. Un empleado puede proporcionar documentación para apoyar su cambio de nombre, pero no está requerido a hacerlo. Sin embargo, si usted determina que el documento con un nombre diferente no parece ser razonablemente genuino y relacionarse con ella, puede pedirle que proporcione otros documentos de las Listas de Documentos Aceptables en el Formulario I-9.

20. P.  Mi empleado ingresó un apellido compuesto en la Sección 1 del Formulario I-9. Los documentos que ella presentó contienen sólo uno de estos apellidos. ¿Puedo aceptar este documento?

R.   DHS no requiere que los empleados utilicen ningún estándar de apellido específico para el Formulario I-9. Si un nuevo empleado ingresa más de un apellido en la Sección 1, pero presenta un documento que contiene sólo uno de esos apellidos, el documento que presentan para la Sección 2 es aceptable siempre y cuando usted esté satisfecho de que el documento parece ser razonablemente genuino y relacionarse con el empleado. Es útil para personas que certifican el estatus de residente permanente legal que tengan más de un nombre ingresar su nombre en el Formulario I-9 tal como aparece en su Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551).

21. P.  El nombre en el documento que mi empleado me presentó está deletreado ligeramente diferente al apellido que ingresaron en la Sección 1 del Formulario I-9. ¿Puedo aceptar este documento?

R.   Si el documento contiene una ligera variación ortográfica, y el empleado tiene una explicación razonable para la variación, el documento es aceptable siempre y cuando usted esté satisfecho de que el documento por lo demás parece ser razonablemente genuino y relacionarse con el empleado.

22. P. El Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) de mi empleado expiró y el empleado ahora quiere mostrarme una tarjeta del Seguro Social. ¿Necesito ver un documento actual del DHS?

R.   No. Durante la nueva verificación se le debe permitir a un empleado elegir qué documentación presentar de la Lista A o Lista C. Si un empleado presenta una tarjeta del Seguro Social sin restricciones al momento de la nueva verificación, el empleado tampoco necesita presentar un documento actual del DHS. Sin embargo, si un empleado presenta una tarjeta del Seguro Social restringida al momento de la nueva verificación debe rechazar la tarjeta del Seguro Social restringida, ya que no es un documento aceptable del Formulario I-9, y pida al empleado que elija una documentación diferente de la Lista A o Lista C del Formulario I-9.

23. P.  Mi empleado me presentó un documento emitido por INS en lugar del DHS. ¿Puedo aceptarlo?

R.   Sí, puede aceptar un documento emitido por INS si el documento está vigente y parece ser razonablemente genuino y se relaciona con la  persona  que lo presenta. A partir del 1 de marzo de 2003, las funciones del antiguo INS fueron transferidas a tres agencias dentro del nuevo DHS: USCIS, CBP e ICE. La mayoría de los documentos de inmigración aceptables para el uso del Formulario I-9 son emitidos por USCIS. Algunos documentos emitidos por el antiguo INS antes del 1 de marzo de 2003, como las Tarjetas de Residente Permanente o Formularios I-94 señalando el estatus de asilado, todavía pueden estar dentro de su período de validez. Si es aceptable, no se debe rechazar un documento porque fue emitido por INS en vez del DHS. También debe señalarse que los documentos del INS pueden llevar fechas de emisión después del 1 de marzo de 2003, ya que tomó algún tiempo en 2003 modificar los formularios de documentos para reflejar la nueva identidad del USCIS.

Preguntas acerca de Completar y Retener el Formulario I-9

24. P.  ¿Puede un empleado dejar en blanco cualquier parte de la Sección 1 del Formulario I-9?

R.   Los empleados deben completar todas las casillas aplicables en la Sección 1 del Formulario I-9 con la excepción de la casilla de número del Seguro Social. Sin embargo, los empleados deben ingresar su número del Seguro Social en esta casilla si usted participa en E-Verify. Las casillas de dirección de correo electrónico y número de teléfono son opcionales, pero si un empleado elige no proporcionar esta información, debe ingresar "N/A" No deje estas casillas en blanco.

Nota: No todos los empleados que certifican ser un extranjero autorizado para trabajar tendrán una fecha de vencimiento para su autorización de empleo. Sin embargo, los refugiados y asilados que presentan un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) EAD tienen una autorización de empleo que no expira. Estas personas deben poner "N/A" donde la Sección 1 pida una fecha de vencimiento.

25. P.  ¿Cómo puedo corregir un error en el Formulario I-9 de un empleado?

R.   Si encuentra un error en el Formulario I-9 de un empleado, usted debe hacer que el empleado corrija los errores en la Sección 1. Los empleadores deben hacer las correcciones en la Sección 2. Para corregir el Formulario I-9 trace una línea en las porciones del formulario que contienen información incorrecta y luego ingrese la información correcta. Escriba sus iniciales y feche su corrección. Si usted ha hecho cambios previamente en el Formulario I-9 utilizando un corrector, USCIS recomienda que adjunte una nota al Formulario I-9 corregido explicando lo ocurrido. Asegúrese de firmar y fechar la nota.

26. P. ¿Qué debería hacer si necesito re-verificar a un empleado que llenó una versión anterior del Formulario I-9?

R.   Si utilizó una versión del Formulario I-9 cuando originalmente verificó al empleado que ya no es válido y está ahora volviendo a verificar la autorización de empleo de ese empleado, el empleado debe proporcionar cualquier documento(s) que elija de las Listas de Documentos Aceptables actuales. Ingrese este nuevo documento(s) en la Sección 3 de la versión actual del Formulario I-9 y reténgalo con el Formulario I-9 previamente completado. Para ver si su formulario es una versión aceptable del Formulario I-9, vaya a uscis.gov/es/formularios/i-9.

Para más información sobre nuevas verificaciones, por favor vea la Sección 5.0.

27. P.  ¿Necesito completar un nuevo Formulario I-9 cuando uno de mis empleados es promovido dentro de mi empresa o se transfiere a otra oficina de la empresa en un lugar diferente?

R.   No. No necesita completar un nuevo Formulario I-9 para empleados que han sido promovidos o transferidos.

28. P.  ¿Qué debo hacer cuando expira la autorización de empleo de un empleado?

R.   Para continuar empleando a una persona  cuya autorización de empleo ha vencido, necesitará volver a verificar al empleado en la Sección 3 del Formulario I-9. La nueva  verificación debe ocurrir no más tarde de la fecha en que expire la autorización de empleo. El empleado debe presentar un documento de la Lista A o Lista C que muestre una extensión de su autorización inicial de empleo o una nueva autorización de empleo. Usted debe revisar este documento y, si parece ser razonablemente genuino en su cara y relacionarse con la persona que lo presenta, ingrese el título del documento, número y la fecha de vencimiento (si alguna), en la sección de Nuevas Verificaciones y Recontrataciones (Sección 3), y firmar en el espacio apropiado.

Si la versión del Formulario I-9 que usted utilizó para la verificación original del empleado ya no es válida, debe completar la Sección 3 del Formulario I-9 actual al momento de la nueva verificación y adjuntarla al Formulario I-9 original.

Usted tal vez desee establecer un sistema de notificación de calendario para los empleados cuya autorización de empleo va a expirar y proporcionar al empleado un a aviso de al menos 90 días antes de la fecha de vencimiento de la autorización de empleo.

Usted no puede volver a verificar un pasaporte o tarjeta de pasaporte estadounidense vencido, una Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero/Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) o un documento de la Lista B que haya vencido.

Algunos trabajadores son elegibles para una extensión automática de su Documento de Autorización de Empleo por 180 días, en ciertas circunstancias. Si su empleado presenta un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) vencido en combinación con una Notificación  de Acción de I-797C de USCIS indicando la presentación oportuna de una renovación de su Documento de Autorización de Empleo y la elegibilidad para una extensión automática de 180 días de su Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766), usted no debe volver a verificar al empleado a base de  la fecha de vencimiento en la cara del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766). En su lugar, actualice la Sección 2 del Formulario I-9 en ese momento. Cuando expire la extensión automática del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) (180 días después de la fecha de vencimiento en la cara del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766)), usted debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado. Por favor vea la Sección 4.2 Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo en Ciertas Circunstancias para categorías elegibles e información adicional.

Nota: Usted no puede rehusarse a aceptar un documento porque tenga una fecha de vencimiento futura. Usted debe aceptar cualquier documento (de la Lista A o Lista C) enumerado en el Formulario I-9 que en su parte anterior parezca ser razonablemente genuino y relacionarse con la persona que lo presenta. Hacer lo contrario podría ser una práctica de empleo injusta relacionada con la inmigración, en violación de la disposición contra la discriminación de la INA.

29. P. ¿Puedo evitar volver a verificar a un empleado en el Formulario I-9 al no contratar a personas cuya autorización de empleo tenga una fecha de vencimiento?

R.   No. Usted no puede rehusarse a contratar personas únicamente porque su autorización de empleo es temporal. La existencia de una fecha de vencimiento futura no excluye la autorización de empleo continuo para un empleado y no significa que la autorización de empleo posterior no será otorgada. Además, la consideración de una fecha de vencimiento futura de la autorización de empleo para determinar si una persona  está cualificada para un empleo en particular puede ser una práctica de empleo injusta relacionada con la inmigración en violación de la disposición contra la discriminación de la INA.

30. P. ¿Puedo contratar con alguien para completar el Formulario I-9 para mi empresa?

R.   Sí. Usted puede contratar con otra persona o empresa para verificar las identidades  y la autorización de empleo de los empleados y para completar el Formulario I-9 por usted. Sin embargo, usted todavía es responsable de las acciones del contratista y es responsable de cualquier violación de las leyes de sanciones del empleador.

31. P. ¿Cómo la Sección de Derechos del Inmigrante y el Empleados de la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia (IER) obtiene la información necesaria para determinar si un empleador ha cometido una práctica de empleo injusta relacionada con la inmigración conforme a la disposición contra la discriminación de la INA?

R.  IER le notificará por escrito para iniciar una investigación, solicitar información y documentos, y entrevistar a sus empleados. Si usted se rehúsa a cooperar, IER puede obtener una citación para obligarle a producir la información solicitada o para comparecer para una entrevista de investigación.

32. P. ¿Tengo que completar el Formulario I-9 para canadienses o mexicanos que ingresaron a los Estados Unidos bajo el Tratado de Libre Comercio de América del Norte (NAFTA)?

R.   Sí. Usted debe completar el Formulario I-9 para todos los empleados. Los participantes del NAFTA deben presentar documentos de identidad y autorización de empleo como todos los demás empleados.

33. P.  Si soy un reclutador o recomendante por paga, ¿debo llenar el Formulario I-9 a las personas que reclute o refiera?

R.   No, con tres excepciones: Las asociaciones agrícolas, empleadores agrícolas y contratistas de mano de obra agrícola deben completar el Formulario I-9 en todos las personas que son reclutados o referidos por pago. Sin embargo, todos los reclutadores y recomendantes por pago deben completar el Formulario I-9 para sus propios empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986. Además, todos los reclutadores y recomendantes por  pago son responsables por a sabiendas reclutar o referir por pago a personas no autorizadas a trabajar en los Estados Unidos y deben cumplir con las leyes federales contra la discriminación.

34. P.  Si soy trabajador por cuenta propia, ¿debo completar un Formulario I-9 para mi persona?

R.   Una persona empleada por cuenta propia no necesita completar un Formulario I-9 en su propio nombre a menos que la persona sea un empleado de una entidad separada, como una corporación o sociedad. Si la persona es un empleado de una entidad de separada, él y cualquier otro empleado, tendrá que completar el Formulario I-9.

35. P.  He oído que algunas agencias estatales de empleo, comúnmente conocidas como agencias de mano de obra del estado, pueden certificar que las personas que ellos refieren están autorizadas para trabajar. ¿Es eso cierto?

R.   Sí. Una agencia estatal de empleo puede elegir por verificar la autorización de empleo y la identidad de una persona  que refiere para el empleo en el Formulario I-9. En tal caso, la agencia debe proveerle a usted una certificación para que usted la reciba en 21 días hábiles a partir de la fecha en que se contrató a la persona que se refirió. Si una agencia refiere a un empleado potencial con una orden de empleo, otro formulario de referencia apropiada o una referencia autorizada por teléfono, y la agencia le envía una certificación dentro de los 21 días hábiles del referido, no tiene que verificar documentos o completar un Formulario I-9 si contrata a esa persona. Antes de recibir la certificación, debe retener la orden de empleo, el formulario de referido o la anotación que refleje la referencia autorizada por teléfono como lo haría con el Formulario I-9. Cuando reciba la certificación, debe revisar la certificación para asegurarse de que se relaciona con la persona contratada y observar a la persona firmar la certificación. También debe retener la certificación como lo haría con un Formulario I-9 y hacerla disponible para inspección, si así se solicita. Debe consultar con su agencia estatal de empleo para ver si proporciona este servicio y familiarizarse con su documento de certificación.

Preguntas sobre Cómo Evitar la Discriminación

36. P. ¿Cuál es la Disposición de la INA Contra la Discriminación?

R. La disposición de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) contra la discriminación, codificada en 8 U.S.C. § 1324b, es una ley que prohíbe ciertas prácticas discriminatorias de empleo contra trabajadores que son elegibles para trabajar en Estados Unidos:

  • Discriminación por estatus de ciudadanía o inmigración con respecto a la contratación, despido y reclutamiento o remisión por paga, por empleadores con cuatro o más trabajadores, sujeto a ciertas excepciones. Los empleadores no pueden tratar a las personas de manera diferente porque son o no ciudadanos estadounidenses o debido a su estatus de inmigración autorizado para el trabajo. Ciudadanos estadounidenses, nacionales estadounidenses, residentes permanentes legales recientes, asilados y refugiados están protegidos contra este tipo discriminación según la INA. Un empleador puede restringir la contratación a ciudadanos estadounidenses sólo cuando así lo requiera la ley, reglamento, orden ejecutiva o contrato gubernamental.
  • Discriminación por origen nacional con respecto a la contratación, despido y reclutamiento o recomendante por pago por parte de empleadores con cuatro a 14 trabajadores. Los empleadores no pueden tratar a las personas de manera diferente debido a su lugar de nacimiento, país de origen, ascendencia, idioma nativo, acento o porque son percibidos como verse "extranjeros". La Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo tiene jurisdicción sobre los reclamos de discriminación por origen nacional contra empleadores con 15 o más trabajadores, independientemente del estatus de autorización de trabajo de las víctimas de discriminación.
  • Prácticas documentales injustas relacionadas con la verificación de la elegibilidad de empleo de los empleados durante los procesos del Formulario I-9 o E-Verify. Los empleadores no pueden, sobre la base de la ciudadanía, estatus de inmigración o el origen nacional, solicitar más o diferentes documentos de los requeridos para verificar la elegibilidad del empleo y la identidad , rechazar documentos de aspecto razonablemente genuino o especificar ciertos documentos sobre otros.
  • Intimidación o Represalia. Los empleadores no pueden intimidar, amenazar, coaccionar o tomar represalias contra las personas que presentan cargos con IER, que cooperan con una investigación IER, que impugnan una acción que puede constituir prácticas documentales injustas o discriminación basada en la ciudadanía, estatus de inmigración o el origen nacional, o que de otro modo hacen valer sus derechos bajo la disposición contra la discriminación de la INA.

37. P. ¿Puedo limitar la contratación sólo a ciudadanos estadounidenses?

R. Los empleadores no pueden limitar las posiciones sólo a ciudadanos estadounidenses a menos que estén obligados a hacerlo por una ley, orden ejecutiva, reglamento o contrato gubernamental que requiera que posiciones específicas sean llenadas sólo por ciudadanos estadounidenses. Si un solicitante de empleo es desalentado o rechazado de un empleo basado en el estatus de ciudadanía, el empleador puede estar cometiendo discriminación de estatus de ciudadanía en violación de la disposición contra la discriminación de la INA.

38. P. ¿Puedo rehusarme a contratar a alguien basado en el origen nacional?

R. No contratar a una persona a base de su origen nacional puede violar la disposición contra la discriminación de la INA si el empleador emplea entre cuatro y 14 empleados o puede violar el Título VII de la Ley de Derechos Civiles (aplicada por la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC)) si el empleador tiene 15 o más empleados. Si un empleador pequeño ha rechazado su solicitud de empleo en base a su origen nacional, contacte a IER para determinar si IER o la EEOC tienen jurisdicción para ayudarle.

39.   P. ¿Puedo pedirle a un empleado que muestre un documento específico para el Formulario I-9?

R. No. Para verificación de elegibilidad de empleo, se debe permitir que un empleado elija qué documentos mostrar de las Listas de Documentos Aceptables del Formulario I-9. Si la documentación parece ser razonablemente genuina y relacionarse con el empleado, el empleador debe aceptarla. Un empleador puede estar violando la disposición contra la discriminación de la INA si el empleador requiere que un empleado muestre documentos específicos o más documentos que los requeridos basado en la ciudadanía, estatus de inmigración o el origen nacional del empleado.

40.  P. ¿Puedo rehusarme a aceptar la documentación de un empleado si prefiero ver otro tipo de documentación?

R.  No. Para verificación de elegibilidad de empleo, se debe permitir que un empleado elija qué documentos mostrar de las Listas de Documentos Aceptables del Formulario I-9. Si la documentación parece ser razonablemente genuina y relacionarse con el empleado, el empleador debe aceptarla. Un empleador puede estar violando la disposición contra la discriminación de la INA si el empleador rechaza la documentación válida que presenta el empleado basado en la ciudadanía, estatus de inmigración o el origen nacional del empleado.

41. P. ¿Puedo pedir a mi empleado que muestre el mismo tipo de documento para la nueva verificación al que mostró el empleado para completar la Sección 2?

R.   No. Para la nueva verificación, un empleado puede elegir qué documento vigente presentar de la Lista A o Lista C. Un empleador puede estar violando la disposición contra la discriminación de la INA si el empleador requiere que un empleado muestre documentos específicos para nueva verificación a base de la ciudadanía, su estatus de inmigración o el origen nacional del empleado.

Para más información sobre estas o cualquier otra pregunta relacionada con la discriminación, llame a la línea directa del empleador de IER al 1-800-255-8155 o

1-800-237-2515 (TTY). También puede visitar el sitio web de IER en justice.gov/ier.

Para más información sobre evitar la discriminación en los procesos del Formulario I-9 y E-Verify, visite justice.gov/ier.

Preguntas sobre las Diferentes Versiones del Formulario I-9

42.  P.  ¿Está el Formulario I-9 disponible en diferentes idiomas?

R.   El Formulario I-9 está disponible en inglés y español. Sin embargo, sólo los empleadores en Puerto Rico pueden utilizar la versión en español para cumplir con los requisitos de verificación y retención de la ley. Los empleadores en los Estados  Unidos y otros territorios pueden utilizar la versión en español como una guía de traducción para empleados que hablan español, pero la versión en inglés debe ser completada y retenida en los registros del empleador. Los empleados también pueden utilizar o pedir por un preparador y/o traductor para ayudarlos a completar el formulario.

43.  P.  ¿Se requiere que los empleadores de Puerto Rico utilicen la versión en español del Formulario I-9?

R.   No. Los empleadores en Puerto Rico pueden utilizar la versión en español o en inglés del Formulario I-9 para verificar nuevos empleados.

44.  P. ¿Puedo seguir utilizando las versiones anteriores del Formulario I-9?

R. No, los empleadores deben utilizar la versión actual del Formulario I-9. Una fecha de revisión con una "N" junto a ella indica que todas las versiones anteriores con fechas de revisión anteriores, en inglés o español, ya no son válidas. También puede utilizar versiones posteriores que tengan una "Y" junto a la fecha de revisión. En caso de duda, vaya a uscis.gov/i-9  para ver o descargar el formulario más reciente

45.  P.  ¿Dónde puedo obtener la versión en español del Formulario I-9?

R.   Usted puede descargar la versión en español de este formulario desde el sitio web de USCIS uscis.gov/es/formularios/i-9. Para los empleadores sin acceso a la internet, puede llamar a la Línea de Solicitud de Formularios de USCIS al número gratuito 800-870-3676

Para más preguntas y respuestas sobre temas del Formulario I-9, vaya a uscis.gov/es/central-i-9 y seleccione Preguntas y Respuestas de Central I-9

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