3.0 Cómo Completar la Sección 1 del Formulario I-9

Indíquele al empleado que complete la Sección 1 al momento de la contratación (el primer día de su empleo remunerado) con la información correcta, firma y fecha en que presentó el formulario. Si el empleado ingresa la información a mano, asegúrese de que el empleado escriba la información claramente.

Un preparador y/o traductor puede ayudar a un empleado a completar la Sección 1. Usted es responsable de revisar la información y asegurar que su empleado (y sus preparadores / traductores, si corresponde) completen la Sección 1 de manera completa y correcta.

Figura 1: Completar la Sección 1: Información del Empleado y Certificación
Captura de pantalla de la Sección 1: Información y certificación del empleado
Circundado 1

Los empleados deben ingresar su nombre legal completo y otros apellidos que hayan utilizado en el pasado o presente (como un nombre de soltera), si corresponde.

  • Los empleados que usan dos apellidos (apellidos familiares) deben incluir ambos en la casilla “Last name” (Apellido). Si el nombre de su empleado incluye un guion o un apóstrofe, inclúyalo. Algunos ejemplos de apellidos ingresados correctamente son De La Cruz, O'Neill, García López y Smith-Johnson.
  • Los empleados que tienen un solo nombre deben ingresarlo en la casilla “Last name” (Apellido) e ingresar “Unknown” (Desconocido) en la casilla “First Name” (Primer Nombre). Los empleados no pueden escribir " Unknown” (Desconocido) en ambas casillas “Last Name y First Name” (Apellido y Primer Nombre) simultáneamente
  • Los empleados con dos primeros nombres (nombres de pila con primer y segundo nombre) deben incluir ambos nombres en la casilla “First Name” (Primer Nombre). Si el nombre de su empleado incluye un guion o un apóstrofe, inclúyalo. Algunos ejemplos de nombres ingresados correctamente son Mary Jo, John-Paul, Tae Young y D’Shaun.
  • Los empleados deben ingresar la inicial del segundo nombre en la casilla “Middle Initial” (Inicial del segundo nombre). Ingrese "N / A" si el empleado no tiene una inicial del segundo nombre.
  • Los empleados deben ingresar su apellido de soltero(a) o cualquier otro apellido legal que hayan utilizado en la casilla “Other Last Names Used” (Otros Apellidos Utilizados). Ingrese “N / A” si el empleado no ha usado otros apellidos. empleado no ha usado otros apellidos.
Circundado 2

Los empleados deben ingresar su dirección con el número de apartamento (si aplica), ciudad o pueblo, estado y código postal. Los empleados que no tienen un número de apartamento deben ingresar "N/A" en ese campo. Los empleados que no tienen una dirección deben ingresar una descripción de la ubicación de su residencia, como "dos millas al sur de la I-81, cerca de la torre de agua".

Circundado 3

Los empleados deben ingresar su fecha de nacimiento en formato de mes de dos dígitos, día de dos dígitos y año de cuatro dígitos (mm/dd/aaaa) en esta casilla. Por ejemplo, el 8 de enero de 1980 debe ingresarse como 01/08/1980. (El formato requerido es mes, día y año.)

Los empleados pueden proporcionar voluntariamente un número de Seguro Social, o dejar esta casilla en blanco. Sin embargo, si usted está inscrito en E-Verify, sus empleados deben proporcionar un número de Seguro Social.

Los empleados que aún no han recibido un número de Seguro Social y que cumplen con los requisitos del Formulario I-9 pueden trabajar mientras esperan su número de Seguro Social. Pídales que ingresen su número de Seguro Social en la Sección 1 tan pronto lo reciban.

No puede solicitar a los empleados proporcionar un documento específico con su número de Seguro Social. Hacerlo puede constituir una discriminación ilícita. Para obtener más información sobre E-Verify, consulte la Sección 1.2, E-Verify: el Asistente de Verificación Basado en Internet del Formulario I-9. Para obtener más información sobre la discriminación ilícita, consulte la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas.

No es necesario que el empleado proporcione una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en la Sección 1. Si el empleado proporciona una dirección de correo electrónico, asegúrese de que ingresada en el formato nombre@lugar.dominio. Los empleados que no deseen ingresar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono deben ingresar "N/A" en estas casillas.

Circundado 4

Los empleados deben leer la advertencia sobre las penalidades bajo la ley federal y certificar su estatus de ciudadanía o inmigración al marcar una de las siguientes casillas del formulario:

  1. A citizen of the United States (Un ciudadano de Estados Unidos)
  2. A noncitizen national of the United States (Un nacional no ciudadano de Estados Unidos): una persona nacida en Samoa Americana, algunos ciudadanos del antiguo Territorio del Fideicomiso de las Islas del Pacífico y algunos hijos de nacionales no ciudadanos nacidos en el extranjero.
  3. A lawful permanent resident (Un residente permanente legal): Una persona que no es ciudadano estadounidense y que reside en Estados Unidos bajo un estatus de residente permanente legal y que está reconocido y registrado legalmente como inmigrante. Este término incluye a los residentes condicionales. Los asilados y refugiados no deben seleccionar este estatus, sino que deben seleccionar “A lawful permanent resident” (Un extranjero autorizado para trabajar), más abajo. Los empleados que seleccionen esta casilla deben ingresar su Número de Registro de Extranjero (Número A) que consiste de siete a nueve dígitos o Número de USCIS en el espacio proporcionado. El número de USCIS es el mismo que el número A sin el prefijo "A".
  4. An alien authorized to work: (Un extranjero autorizado para trabajar): Una persona que no es ciudadano o nacional de Estados Unidos, o un residente permanente legal, pero que está autorizado para trabajar en Estados Unidos. Por ejemplo, los asilados, refugiados y algunos ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall o Palaos deben seleccionar este estatus.
Circundado 5

Los empleados deben firmar y fechar el formulario con la fecha en la Sección 1 en formato de mes de dos dígitos, día de dos dígitos y año de cuatro dígitos (mm/dd/aaaa). El formato requerido es mes, día y año.

Circundado 6

Si el empleado utilizó un preparador y/o traductor para completar el formulario, el preparador y / o traductor debe certificar que ayudó al empleado y completar la casilla de “Preparer and/or Translator Certification” (Certificación del Preparador y/o Traductor). Si el empleado no utilizó un preparador y/o traductor, indíquele que marque la casilla “I did not use a preparer or translator" (No utilicé un preparador o traductor). Si el empleado utilizó uno o más preparadores o traductores y completa el Formulario I-9 de forma impresa, imprima el Suplemento del Formulario I-9, Sección 1, Certificación del Preparador y/o Traductor. Si el empleado utilizó uno o más preparadores y/o traductores y completa el Formulario I-9 por computadora, marque la segunda casilla "A preparer(s) and/or translator(s) assisted the employee in completing Section 1” (Un  preparador(es) y/o traductor(es) ayudó al empleado a completar la Sección 1) y seleccione el número de preparadores o traductores que el empleado utilizó en el recuadro desplegable junto a “How many?” (¿Cuántos?).

Usted debe asegurarse de que todas las partes del Formulario I-9 estén debidamente completadas; de lo contrario, podría estar sujeto a penalidades bajo la ley federal. El empleador debe completar la Sección 1 a más tardar al final del primer día de empleo del empleado. No puede pedirle a una persona que no haya aceptado una oferta de trabajo completar la Sección 1. Antes de completar la Sección 2, usted debe revisar la Sección 1 para asegurarse de que el empleado la completó correctamente. Revise cualquier posible error con el empleado. Si encuentra algún error en la Sección 1, pídale al empleado que corrija los errores confirmados, escriba sus las iniciales y la fecha en que e hizo la corrección.

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