3.0 Cómo Completar la Sección 1 del Formulario I-9

3.0 Cómo Completar la Sección 1 del Formulario I-9

Indíquele al  empleado que complete la Sección 1 al momento de la contratación (el primer día de su empleo por paga) proporcionando  la información correcta y firmando y fechando el formulario. Si el empleado ingresa la información a mano, asegúrese de que el empleado escriba la información claramente.

Un preparador y/o traductor puede ayudar a un empleado a completar el Formulario I-9. El preparador y/o traductor debe leerle el formulario al empleado, ayudarlo a completar la Sección 1, e indicarle  que firme o marque el formulario donde sea apropiado. El preparador y/o traductor debe entonces completar la casilla de Certificación del Preparador y/o Traductor. Si el empleado utilizó más preparadores o traductores, cada preparador y/o traductor adicional  debe completar la casilla de Certificación de Preparador/Traductor por separado en un Suplemento del Formulario I-9 y adjuntar el suplemento al formulario del empleado.

Usted es responsable de revisar y asegurar que su empleado complete total y correctamente la Sección 1.

Nota: Los empleados pueden proporcionar voluntariamente el  número de Seguro Social en el Formulario I-9 a menos que usted participe en el programa de E-Verify. Los empleados deben proporcionar a los empleadores de E-Verify su número de Seguro Social. Los empleados que puedan satisfacer los requisitos del Formulario I-9 pueden trabajar mientras esperan su número de Seguro Social.

Usted no puede pedirle a un empleado que le proporcione un documento específico con su número de Seguro Social. Hacerlo puede constituir una discriminación ilícita. Para más información sobre E-Verify, vea la Sección 1.2 E-Verify: El Complemento de Verificación virtual del Formulario I-9. Para más información sobre discriminación ilícita, vea la Sección 11.0 Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas.

Proporcionar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en la Sección 1 es voluntario.

Figura 1: Cómo Completar la Sección 1: Información del Empleado y Certificación
Captura de pantalla de la Sección 1: Información y certificación del empleado
Circundado 1

Indíquele al  empleado que ingrese su nombre legal completo y otros apellidos que hayan utilizado en el pasado o presente (como un nombre de soltera), si alguno.

  • Indíquele a los empleados que usan dos apellidos (apellidos  familiares) que incluyan ambos en la casilla “Apellido” (“Last name”). Los empleados que escriben con guion sus apellidos deben incluir el guion (-) entre los apellidos. Los empleados que tienen un solo nombre deben ingresarlo en la casilla “Apellido” (“Last Name”) e ingresar "Desconocido" (“Unknown”) en la casilla de Primer Nombre. No puede escribir "Desconocido" en ambas casillas  “Apellido” y “Primer Nombre”.
  • Los empleados con dos primeros nombres (nombres de pila; primer y segundo nombre) deben incluir ambos nombres en la casilla de “Primer Nombre”. Los empleados que escriben con guion su primer nombre deben incluir el guion (-) entre los nombres.
  • Indíquele al empleado que ingrese la inicial del segundo nombre en la casilla “Inicial del Segundo Nombre” (“Middle Initial”). Ingrese "N/A" si el empleado no tiene una inicial del segundo nombre.
  • Indíquele al empleado que ingrese cualquier otro apellido legal (o de soltera(o)) que pueda haber utilizado en la casilla “Otros nombres Utilizados” (“Other names used”). Ingrese "N/A" si el empleado no ha utilizado otros apellidos.
Circundado 2

El empleado debe ingresar su dirección, número de apartamento, ciudad o pueblo, estado y código postal. Los empleados que no tienen un número de apartamento deben ingresar "N/A" en ese campo. Los empleados que no tienen una dirección deben ingresar una descripción de la ubicación de su residencia, como "dos millas al sur de la I-81, cerca de la torre de agua".

 
Circundado 3

Los empleados deben ingresar su fecha de nacimiento en formato de un mes de dos dígitos, día de dos dígitos y año de cuatro dígitos: (mm/dd/aaaa) en esta casilla. Por ejemplo, el 8 de enero de 1980 debe ingresarse como 01/08/1980. Los empleados pueden proporcionar voluntariamente un número de Seguro Social, a menos que el empleador participe en E-Verify. Si el empleador participa en E-Verify, y:

  • Al empleado se le ha emitido un número de Seguro Social, debe proporcionarlo en el Formulario I-9 o
  • El empleado ha solicitado, pero aún no ha recibido el número de Seguro Social, debe indicarle al empleado que deje esta casilla en blanco. Los empleados que pueden cumplir con los requisitos del Formulario I-9 pueden trabajar mientras esperan su número de Seguro Social.

Es opcional que el empleado proporcione una dirección de correo electrónico y un número de teléfono en la Sección 1. Si el empleado elige proporcionar una dirección de correo electrónico, debe ser ingresada en el formato nombre@sitio.dominio. Los empleados que no deseen ingresar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono deben ingresar "N/A" en estos campos.

Circundado 4

Indíquele al empleado que lea la advertencia y certifique su estatus de ciudadanía o inmigración marcando una de las siguientes casillas proporcionadas en el formulario:

  • Un ciudadano de los Estados Unidos ( “A Citizen of the United States”)
  • Un nacional no ciudadano de los Estados Unidos (“A noncitizen national of the United States”): Una persona nacida en Samoa Americana, algunos ciudadanos del antiguo Territorio en Fideicomiso de las Islas del Pacífico, y algunos hijos de nacionales no ciudadanos nacidos en el extranjero.
  • Un residente permanente legal (“A lawful permanent resident”): Una persona que no es un ciudadano estadounidense y que reside en los Estados Unidos bajo un estatus de  residente  permanente legal  reconocido y registrado como un inmigrante. Este término incluye a los residentes condicionales. Los asilados y los refugiados no deben seleccionar este estatus, sino que deben seleccionar "Un extranjero autorizado para trabajar"(“An alien authorized to work”) más abajo. Los empleados que seleccionen esta casilla deben ingresar su Número de Registro de Extranjero (Número A) de siete a nueve dígitos o Número de USCIS en el espacio proporcionado. El Número de USCIS es el mismo que el Número A sin el prefijo "A".
  • Un extranjero autorizado a trabajar (“An alien authorized to work”): Una persona que no es un ciudadano o nacional de los Estados Unidos, o un residente permanente legal, pero está autorizado para trabajar en Estados Unidos. Por ejemplo, asilados, refugiados y ciertos ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall o Palaos deben seleccionar este estatus.
Circundado 5

Indíquele al empleado que firme y feche el formulario, ingresando la fecha en la Sección 1 en formato de un mes de dos dígitos, día de dos dígitos y año de cuatro dígitos (mm/dd/aaaa).

 
Circundado 6

Si el empleado utilizó un preparador y/o traductor para completar el formulario, esa persona debe certificar que ayudó al empleado completando  la casilla de Certificación del Preparador y/o Traductor (“Preparer and/or Translator Certification”). Si el empleado no utilizó un preparador y/o traductor, indíquele al empleado que marque la casilla "No utilicé un preparador o traductor" (“I did not use a preparer or translator”). Si el empleado utilizó uno o más preparadores o traductores y completa el Formulario I-9 en papel, imprima el Suplemento del Formulario I-9, Certificación del Preparador y/o de Traductor de la Sección 1. Si el empleado utilizó uno o más preparadores y/o traductores y está completando el Formulario I-9 utilizando una computadora, marque la segunda casilla marcada "Un  preparador(es) y/o traductor(es) asistió al empleado a completar la Sección 1" (“A preparer(s) and/or translator(s) assisted the employee in completing Section 1”) y seleccione el número de preparadores o traductores que el empleado utilizó en el cuadro desplegable junto a "¿Cuántos?" (“How many?”).

 
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