4.0 Cómo Completar la Sección 2 del Formulario I-9

4.0 Cómo Completar la Sección 2 del Formulario I-9

Dentro de tres días hábiles desde la fecha de inicio del empleo, el empleado deberá presentarle un documento original o documentos que muestren su identidad y autorización de empleo. Por ejemplo, si un empleado empieza en el empleo el lunes, usted debe revisar la documentación del empleado y completar la Sección 2 en o antes del jueves de esa semana. Sin embargo, si contrata a una persona por menos de tres días hábiles, debe completar la Sección 2 a más tardar al final del primer día de empleo. Se debe permitirle al empleado elegir qué documento presentará de las Listas de Documentos Aceptables del Formulario I-9. Usted no puede especificar qué documento(s) un empleado presentará de la lista.

Examine físicamente cada documento original que el empleado presente para determinar si el documento parece razonablemente genuino y se relaciona con la persona que lo presenta. Asegúrese de que la persona que examina los documentos es la misma persona que certifica y firma la Sección 2.

El empleado debe estar físicamente presente con el examinador de documentos. Examine una selección de la Lista A o una combinación de una selección de la Lista B y una selección de la Lista C. Si un empleado presenta un documento de la Lista A, no pregunte o requiera al empleado que presente documentos de las Listas B o C. Si un empleado presenta documentos de la Listas B y C, no pregunte o requiera al empleado que presente un documento de la Lista A.

Usted debe aceptar cualquier documento(s) de las Listas de Documentos Aceptables que parezca ser razonablemente genuino en su parte frontal y estar relacionado con la persona que los presenta. No puede especificar qué documento(s) debe presentar el empleado. Ingrese el título del documento, autoridad emisora, número y fecha de vencimiento (si alguno) en la Sección 2 de los documentos originales suministrados por el empleado. Si usted elige hacer copias de los documentos, hágalo para todos los empleados, independientemente del origen nacional o estatus de ciudadanía, o puede estar en violación de las leyes contra la discriminación. Devuelva los documentos originales al empleado.

Proporcione la fecha en que comienza el empleo y la información en la casilla de certificación. Firme y feche el Formulario I-9.

Nota: Si participa en E-Verify y el empleado presenta una combinación de documentos de las Listas B y C, el documento de la Lista B debe contener una fotografía. Para más información, visite uscis.gov/es/e-verify.

Usted puede designar o contratar a alguien como un oficial de personal, supervisor, agente o cualquier otra persona que actúe en su nombre, incluyendo un notario público, para completar la Sección 2. Tenga en cuenta que cualquier persona que complete el Formulario I-9 en su nombre debe llevar a cabo todas las responsabilidades del Formulario I-9. No es aceptable que la persona designada examine físicamente la autorización de empleo y los documentos de identidad del empleado, y dejar la Sección 2 para que usted la complete. Usted es responsable de cualquier violación relacionada con el formulario o el proceso de verificación, incluyendo cualquier violación de las leyes de sanciones del empleador cometidas por la persona designada para actuar en su nombre.

Figura 2: Sección 2: Revisión y Verificación del Empleador o Representante Autorizado
Captura de Pantalla de la Sección 2: Revisión y Verificación del Empleador o Representante Autorizado
Circled 1

En la parte superior de la Sección 2, ingrese el apellido, el primer nombre y la inicial del segundo nombre del empleado exactamente como se ingresó esta información en la Sección 1. Ingrese el número que se relaciona con la casilla de estatus de ciudadanía o inmigración que el empleado seleccionó en la Sección 1.

 
Circled 2

Ingrese el título(s) del documento, autoridad emisora, número del documento y la fecha de vencimiento de los documentos originales suministrados por el empleado. Puede utilizar abreviaturas comunes para el título del documento o la autoridad emisora, por ejemplo, "DL" para la licencia de conducir y "SSA" para la Administración del Seguro Social, o las sugerencias en las instrucciones del formulario.

 

El espacio "Información adicional" es para las notas del Formulario I-9, tales como:

  • Anotaciones que describen circunstancias especiales tales como extensiones de autorización de empleo para los estudiantes F-1 OPT STEM, cubierta de brecha empleados H-1B y H-2A que continúan trabajando con el mismo empleador o cambiando empleadores, y extensiones de autorización de trabajo de TPS, AC-21, 240 días, 180 días y 120 días, según sea necesario
  • Información de documentos adicionales que empleados no inmigrantes F-1 o J-1 pueden presentar, incluyendo el número de Estudiante y Visitante de Intercambio (SEVIS, por sus siglas en inglés) y la fecha de finalización del programa de los Formularios I-20, Certificado de Elegibilidad para el Status de Estudiante No Inmigrante o DS-2019, Certificado de Elegibilidad para el Estatus de Visitante de Intercambio (J-1), según sea requerido
  • Fechas de terminación del empleado y fechas de retención del formulario
  • El número de verificación de caso de E-Verify, que también se puede ingresar en el margen o adjuntar como hoja separada según los requisitos de E-Verify y el proceso de proceso de contratación  elegido
  • Discrepancias que los empleadores de E-Verify deben anotar al participar en el programa IMAGE
  • Cualquier otro comentario o notación necesaria para el proceso de proceso de contratación  del empleador.
Circled 3

Ingrese el primer día de empleo por salario u otra remuneración (como la fecha de contratación) en el espacio para "El primer día de empleo del empleado (mm/dd/aaaa)" Los reclutadores y  recomendantes  por pago  no ingresan al primer día de empleo del empleado.

 

Las agencias de personal pueden optar por utilizar la fecha en que el empleado se asigna a su primer empleo o la fecha en que el nuevo empleado se incluye en el grupo de deberes como el primer día de empleo.

Circled 4

El empleador o representante autorizado certifica haber examinado físicamente los documentos proporcionados al completar el Apellido, Primer Nombre, Nombre de la Empresa u Organización del Empleador y firmar y fechar las casillas de firma y fecha.

 
Circled 5

Ingrese la dirección, ciudad o pueblo, estado y código postal de la empresa.

 

A veces, debe aceptar un recibo en lugar de un documento de la Lista A, Lista B o Lista C, si el empleado presenta uno. Los nuevos empleados que elijan presentar un recibo(s) deberán hacerlo dentro de los tres días hábiles de su primer día de empleo. Los empleados que elijan presentar un recibo para una nueva verificación deben presentarlo antes de la fecha en que venza su autorización de empleo. Los recibos no son aceptables si el empleo dura menos de tres días hábiles.

La Tabla 1 mostrada a continuación proporciona una lista de recibos aceptables que un empleado puede presentar. Si un empleado presenta un recibo de la solicitud para reemplazar un documento perdido, robado o dañado, el empleado debe presentar el documento de reemplazo dentro de 90 días a partir del primer día de trabajo por paga, o en el caso de una nueva verificación, dentro de 90 días desde la fecha en que expiró la autorización de empleo del empleado. Ingrese la palabra "Recibo" (“Receipt”) seguida del título del documento en la Sección 2 de la lista que se refiera al recibo. Al completar el formulario utilizando una computadora, desplácese hacia abajo en la lista apropiada para seleccionar el recibo presentado. Vea la Tabla 1 a continuación para más información.

Cuando su empleado presente el documento de reemplazo original, tache la palabra "Recibo" (“Receipt”), luego ingrese la información del documento nuevo en la Sección 2. Otros recibos pueden ser válidos por periodos más largos o cortos. Esto incluye la porción de entrada del Formulario I-94/I-94A, Registro de Entrada/Salida, que contiene un sello I-551 temporal y una fotografía de la persona.  Este recibo es válido hasta la fecha de vencimiento del sello I-551 temporal o un año a partir de la fecha de admisión, si no hay fecha de vencimiento.

Tabla 1: Recibos

Recibo

¿Quién puede presentar este recibo?

¿Es este recibo una prueba de autorización de empleo y/o identidad?

¿Cuánto tiempo es válido este recibo?

¿Qué debe presentar el empleado al final del período de validez del recibo?

Un recibo por el reemplazo de un documento perdido, robado o dañado

Todos los empleados

Un recibo cumple los requisitos de verificación del documento para el que se emitió el recibo (puede ser de la Lista A, Lista B o Lista C)

90 días a partir de la fecha de contratación o, para una nueva verificación, 90 días a partir de la fecha en que expira la autorización de empleo

El documento actual para el que se emitió el recibo

La porción de entrada del Formulario I-94 o I-94A que contiene un sello I-551

temporal y una fotografía

Residentes permanentes legales

Autorización de empleo e identidad (Lista A)

Hasta la fecha de vencimiento del sello I-551 temporal, o si no hay fecha de vencimiento, un año a partir de la fecha de admisión

El Formulario I-551 (Tarjeta de Residente Permanente, o "Tarjeta Verde")

La parte de salida del Formulario I-94 o I-94A con un sello de admisión de refugiado vigente

Refugiados

Autorización de empleo e identidad (Lista A)

90 días a partir de la fecha de contratación o, para la nueva verificación, 90 días a partir de la fecha en que expira la autorización de empleo

Un EAD vigente (Formulario I-766) o una combinación de un documento válido de la Lista B y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones

 

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