5.3 Registrar Cambios de Nombre y Otra Información de Identidad para Empleados Actuales

5.3 Registrar Cambios de Nombre y Otra Información de Identidad para Empleados Actuales

En el caso de una recontratación o segunda verificación, si un empleado ha tenido un cambio legal de nombre, como por ejemplo, después del matrimonio, registre el cambio legal de nombre del empleado en el espacio proporcionado en la Sección 3. Si se entera de un cambio legal de nombre en un momento que no sea durante la recontratación o re verificación, USCIS recomienda que actualice el Formulario I-9 con el nuevo nombre en el espacio proporcionado en la Sección 3 del Formulario I-9 para que mantenga la información correcta en el formulario. En cualquier situación, debe tomar pasos para estar razonablemente seguro de la identidad del empleado y la veracidad de la pretensión del empleado de un cambio legal de nombre. Estos pasos pueden incluir pedir al empleado la razón del cambio legal de nombre y proporcionar documentación de un cambio legal de nombre para guardar con el Formulario I-9, de modo que su información esté bien documentada en el caso de una inspección del Formulario I- 9.

Usted puede encontrar situaciones distintas a un cambio legal de nombre cuando un empleado le informe (o tiene razones para creer) que su identidad es diferente a la que utilizó anteriormente para completar el Formulario I-9. Por ejemplo, un empleado puede haber estado trabajando bajo una identidad falsa, ha obtenido posteriormente autorización para trabajar bajo su verdadera identidad, y desea regularizar sus registros de empleo. En ese caso, usted debería completar un nuevo Formulario I-9. Escriba la fecha original de contratación en la Sección 2 y adjunte el nuevo Formulario I-9  al Formulario I-9 previamente completado y añada una explicación por escrito.

En los casos en que un empleado ha trabajado para usted utilizando una identidad falsa, pero está actualmente autorizado para trabajar, las reglas del Formulario I-9 no requieren el despido del empleo.

Además, puede que existan otras leyes, obligaciones contractuales o políticas de la empresa que usted debe considerar antes de tomar acción. Por ejemplo, la INA prohíbe la discriminación basada en estatus de ciudadanía u origen nacional. Vea la Sección 11.0 Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas, para más información.

Para los empleadores en E-Verify:

  • USCIS le recomienda que exhorte a sus empleados a registrar su cambio legal de nombre con la Administración del Seguro Social para evitar inconsistencias en E-Verify.
  • Si completa un nuevo Formulario I-9  en una situación de nueva identidad como  descritas anteriormente, por ejemplo como cuando un cambio de nombre en la información del Formulario I-9 no es un cambio legal de nombre, usted deberá confirmar la información del nuevo Formulario I-9  a través de E-Verify. Si usted no completa un nuevo Formulario I-9, no debe crear un nuevo caso de E-Verify.
  • Los contratistas federales que están sujetos a la cláusula del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) de E-Verify y que eligen verificar a los empleados existentes mediante la actualización de un Formulario I-9 ya completado, están sujetos a reglas especiales respecto a cuándo deben completar un nuevo Formulario I-9 . Los empleadores que eligen actualizar el Formulario I-9 para los empleados existentes deben completar un nuevo Formulario I-9  cuando un empleado cambia su nombre. Para más información, vea la Guía Suplementaria de E-Verify para Contratistas Federales, en uscis.gov/es/e-verify.

CHAPTERS

Última Revisión/Actualización: