5.3 Registro de Cambios de Nombre y Otra Información de Identidad para Empleados Actuales

Durante el proceso de nueva verificación o recontratación, si un empleado ha tenido un cambio de nombre legal (como por ejemplo por matrimonio), debe ingresar su nuevo nombre legal en la casilla A de la Sección 3, como se muestra en las Secciones 5.1 y 5.2. Si cambió legalmente su nombre en cualquier otro momento, le recomendamos que actualice la casilla A tan pronto como se entere del cambio, para mantener la información correcta en el formulario.

Para ingresar un cambio de nombre legal en la Sección 3 sin nueva verificación o recontratación:

  • Ingrese el nuevo nombre del empleado en la casilla A, e
  • Ingrese su nombre, firma y fecha en la Sección 3.

En cualquiera de estas situaciones, debe tomar medidas para asegurarse de que el cambio de nombre del empleado sea correcto. Esto puede incluir pedirles que proporcionen documentación legal que demuestre el cambio de nombre, como un certificado de matrimonio. Haga una copia de ese documento para guardarlo con el Formulario I-9 en caso de una inspección. Usted podría encontrar situaciones que no sean un cambio de nombre legal en las que un empleado le informa (o usted tiene razones para creer) que su identidad es diferente de la que utilizó para completar su Formulario I-9. Por ejemplo, un empleado puede haber estado trabajando bajo una identidad falsa, ha obtenido posteriormente autorización de empleo bajo su verdadera identidad, y desea regularizar sus registros de empleo. En ese caso, usted deberá completar un nuevo Formulario I-9. Escriba la fecha original de contratación en la Sección 2 y adjunte el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 previamente completado y añada una explicación por escrito.

En los casos en que un empleado ha trabajado para usted con una identidad falsa, pero actualmente está autorizado para trabajar, las reglas del Formulario I-9 no requieren la terminación del empleo.

Además, puede haber otras leyes, obligaciones contractuales o políticas de la empresa que usted debe considerar antes de tomar acción. Por ejemplo, INA prohíbe la discriminación basada en el estatus de ciudadanía u origen nacional. Vea la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas, para obtener más información.

A los empleadores E-Verify:

  • Recomendamos que exhorte a sus empleados a registrar su cambio de nombre legal con la Administración del Seguro Social para evitar inconsistencias en E-Verify. Para obtener más información, visite e-verify.gov/es.
  • Si completa un nuevo Formulario I-9 basado en un cambio de nombre que no es legal, debe confirmar la nueva información del Formulario I-9 a través de E-Verify. Si no completa un nuevo Formulario I-9, no debe crear un nuevo caso de E-Verify.
  • Los contratistas federales que están sujetos a la cláusula del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR, por sus siglas en inglés) de E-Verify, y que eligen verificar a los empleados actuales por medio de un Formulario I-9 actualizado ya completado, están sujetos a reglas especiales respecto a cuándo deben completar un nuevo Formulario I- 9. Si usted elige actualizar el Formulario I-9 para los empleados actuales, debe completar un nuevo Formulario I-9 cuando un empleado cambia su nombre. Para obtener más información, vea la Guía Suplementaria de E-Verify (en inglés) para contratistas federales en e-verify.gov/es.

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