7.0 Reglas para la Continuación de Empleo y Otras Reglas Especiales

Usted debe completar un nuevo Formulario I-9 cuando se realiza una contratación, a menos que vuelva a contratar a un empleado dentro de tres años posteriores a la fecha del Formulario I-9 anterior del empleado. Sin embargo, en ciertas situaciones, no se considera que se haya contratado a pesar de una interrupción en el empleo. En caso de una interrupción en el empleo, debe determinar si el empleado continúa en su empleo y tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento.

Estas situaciones constituyen un empleo continuo:

  • Ausencias autorizadas pagadas o no pagadas aprobadas a causa de una enfermedad o embarazo del empleado; licencia de maternidad o paternidad; vacaciones, estudio, asuntos sindicales; enfermedad o discapacidad de un miembro de la familia u otro permiso temporal que usted haya aprobado;
  • Promociones, degradaciones o aumentos salariales;
  • Despido temporal por falta de trabajo;
  • Huelgas o conflictos laborales;
  • Restablecimiento después de la suspensión disciplinaria por terminación indebida que fue encontrada como injustificada por cualquier tribunal, árbitro u organismo administrativo, o resuelta de otro modo mediante restablecimiento o acuerdo;
  • Transferencia desde una unidad distinta de un empleador a otra unidad distinta del mismo empleador para la cual se puede transferir el Formulario I-9 del empleado a la unidad a la que se transfiere al empleado;
  • Empleo de estación;
  • Empleo continuo con un empleador relacionado, sucesor o por reorganización, siempre que obtenga y mantenga registros y Formularios I-9 del empleador anterior. Un empleador relacionado, sucesor o reorganizado incluye:
    • El mismo empleador en otra instalación;
    • Un empleador que aún emplea a cualquier empleado de la fuerza laboral de otro empleador, y ambos empleadores pertenecen a la misma asociación de empleadores múltiples y el empleado continúa en la misma unidad de la empresa bajo el mismo acuerdo empresarial colectivo. Para estos fines, cualquier agente designado para completar y mantener el Formulario I-9 debe ingresar la fecha de contratación y / o terminación del empleado cada vez que un empleador de una subsidiaria de la misma empresa contrata y / o despide al empleado.
    • Los empleadores que han adquirido o se han fusionado con otra compañía tienen dos opciones:
      • Opción A: Tratar a todos los empleados adquiridos como nuevas contrataciones y completar un nuevo Formulario I-9 para cada persona. Ingrese la fecha efectiva de adquisición o fusión como el primer día de empleo del empleado en la Sección 2 del nuevo Formulario I-9. Si elige la Opción A, evite la discriminación al completar un nuevo Formulario I-9 para todos sus empleados adquiridos, sin tener en cuenta el estatus de ciudadanía real o percibida u origen nacional.
      • Opción B: Tratar a todas las personas adquiridas como empleados que continúan en su estatus de empleo ininterrumpido y retener el Formulario I-9 del empleador anterior para cada empleado adquirido. Usted será responsable de cualquier error u omisión en el Formulario I-9 completado anteriormente. Usted y / o el empleado deben hacer cualquier corrección al Formulario I-9 actual del empleado adquirido. Para obtener más información, vea la Sección 8: Corrección del Formulario I-9.

Los empleados contratados el 6 de noviembre de 1986 o antes, que continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento, están exentos de completar el Formulario I-9 y no pueden ser verificados en E-Verify. Para obtener ayuda con esta determinación, vea 8 CFR 274a.2 (b) (1) (viii) y 8 CFR 274a.7. Si determina que un empleado contratado el 6 de noviembre de 1986 o antes no continúa en su empleo o no tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento, le puede solicitar al empleado que complete un Formulario I-9.

Los contratistas federales con la cláusula FAR de E-Verify están sujetos a reglas especiales con respecto a la verificación de los empleados actuales. Para obtener más información, vea la Guía Suplementaria de E-Verify para contratistas federales en e-verify.gov.

Para determinar si un empleado que continúa su empleo tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento, debe considerar varios factores, que incluyen (entre otros) si:

  • La persona fue empleada de manera regular y sustancial. Puede determinar la "base regular y sustancial" al comparar otros trabajadores que son empleados de manera similar por el empleador.
  • La persona cumplió con la política establecida y publicada por el empleador con respecto a su ausencia;
  • El historial pasado del empleador de contratar nuevamente a los empleados para empleo indica la probabilidad de que la persona en cuestión reanude el empleo con el empleador dentro de un tiempo razonable;
  • Otro trabajador no ha tomado permanentemente la posición anterior de la persona;
  • La persona no ha buscado u obtenido beneficios durante su ausencia del empleo que son inconsistentes con la expectativa de reanudar el empleo dentro de un tiempo razonable;
  • Su situación financiera le permite a la persona reanudar el empleo dentro de un tiempo razonable, y
  • La comunicación oral y / o escrita entre usted, sus empleados de supervisión y la persona indica que la persona probablemente reanudará su empleo dentro de un tiempo razonable.

Inspeccione el Formulario I-9 previamente completado (y, si es necesario, actualice el formulario o vuelva a verificar al empleado) y almacene el formulario como si no hubiese habido interrupción en el empleo.

Si determina que su empleado fue despedido y ahora es recontratado, y la recontratación ocurre dentro de tres años a partir de la fecha en que se completó el Formulario I-9 original, tiene la opción de completar un nuevo formulario o utilizar la información provista en el formulario original.

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