7.1 Otras Reglas Especiales para Algunos Empleadores

Miembros de Asociaciones de Empleadores

Aplican reglas especiales a los empleadores que son miembros de una asociación de dos o más empleadores que tienen un acuerdo de negociación colectiva con una o más organizaciones de empleados. En este caso, cumplirá con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para su empleado si:

  • El empleado es miembro de una unidad de negociación colectiva y está empleado bajo un acuerdo de negociación colectiva como se describe anteriormente, y
  • Otro empleador que es miembro de la misma asociación de empleadores (o un agente de la asociación de empleadores) ha cumplido previamente con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para esta persona dentro de tres años (o, si es menos, por el período de tiempo que la persona está autorizada para ser empleado en Estados Unidos).

Aplican penalidades por emplear a extranjeros a sabiendas de que no están autorizados para trabajar en Estados Unidos.

Agencias Estatales de Empleo

Una agencia estatal de empleo, también conocida como agencia estatal de la fuerza laboral, se define en 8 CFR 274a.1 como cualquier unidad del gobierno estatal designada para cooperar con el Servicio de Empleo de Estados Unidos en la operación del sistema de servicio público de empleo.

Las agencias estatales de empleo tienen la opción de completar el Formulario I-9 de las agentes que refieren para un empleo. Las agencias que lo hagan deben emitir un certificado de elegibilidad de empleo al empleador que debe recibirse dentro de 21 días hábiles posteriores a la fecha de contratación de la persona referida. La persona referida no puede presentar el certificado.

Formulario I-9

Para completar el Formulario I-9, la agencia debe seguir las instrucciones en este manual, excepto que debe dejar en blanco el primer día de empleo del empleado en la Sección 2, y no debe aceptar recibos en lugar de documentos.

No están obligados a completar el Formulario I-9 y emitir un certificado para una persona referida que es contratada por tres días o menos. Si eligen completar el Formulario I-9 para estas personas, deben ser consistentes y completar el Formulario I-9 para todas las personas contratadas por tres días o menos. Deben notificar a sus empleados su política en estas circunstancias. Si la agencia decide no verificar la elegibilidad de empleo o emitir certificaciones, debe indicarle que complete el Formulario I-9 para estas personas. Esta notificación puede incluirse en la orden de empleo o formulario de referido que reciba de parte de la agencia.

Referidos

Después de que la agencia y la persona referida completen el Formulario I-9, la agencia debe proporcionarle una orden de empleo u otro referido apropiado a nombre de la persona referida. La orden de empleo sirve como evidencia de que la agencia completó el Formulario I-9 de la persona referida. La agencia puede proporcionarle la orden de empleo por teléfono.

La orden de empleo u otros referidos, incluidas las autorizaciones telefónicas, proporcionan:

  • Nombre de la persona referida;
  • Fecha de referido;
  • Número de orden de empleo u otro número de identificación;
  • Nombre y cargo del oficial de la agencia, y
  • Dirección y número de teléfono de la agencia.

Estándares de Certificación

Las agencias deben emitir un certificado impreso con membrete oficial de la agencia y firmado por un oficial designado. Los certificados deben incluir la siguiente información:

  • Fecha de emisión;
  • Nombre y dirección del empleador;
  • Nombre y fecha de nacimiento de la persona referida;
  • Posición o tipo de empleo para la persona referida;
  • Número de orden de empleo;
  • Documentos de la Sección 2 del Formulario I-9, incluidos el título y el número;
  • Certificación de que la agencia cumplió con 8 CFR 274 (a) (1) (B) para verificar la identidad de la persona referida y la elegibilidad de empleo, y determinar, según el mejor conocimiento de la agencia, que la persona está autorizada para trabajar en Estados Unidos;
  • Cualquier restricción, condición, fecha de caducidad u otras limitaciones relacionadas con la autorización de empleo de la persona o una declaración que afirme que no hay restricciones;
  • Una declaración de que el empleador no está obligado a verificar la identidad de la persona o la elegibilidad de empleo, pero que debe retener la certificación en lugar del Formulario I-9;
  • Un espacio o línea para que la persona referida, bajo pena de perjurio, firme su nombre frente al empleador cuando el empleador reciba la certificación; y
  • Una declaración de que la falsificación, emisión no autorizada o la alteración de la certificación constituyen una violación de la ley federal bajo el Título 18, U.S.C. 1546.

Si una persona previamente referida y certificada regresa dentro de tres años luego de completar el Formulario I-9, la agencia debe revisar el Formulario I-9 del empleado. Si la persona aún tiene empleo autorizado, la agencia no necesita completar un nuevo Formulario I-9 antes de emitir un nuevo certificado. No se requiere un nuevo certificado cuando una persona es referida y recontratada por el mismo empleador. La agencia debe volver a verificar la autorización de empleo de la persona en la Sección 3, si ha caducado antes de emitir un nuevo certificado. Vea la Sección 5.1, Verificación de la Autorización de Empleo de Empleados Actuales, para obtener más información.

Si la persona referida regresa para obtener otros referidos y la agencia completó su Formulario I-9 hace más de tres años, la agencia debe completar un nuevo Formulario I-9.

Retención de documentos

La agencia debe tener un Formulario I-9 y una copia del certificado para cada empleado referido en la nómina de un empleador.

La agencia de empleo estatal debe retener el Formulario I-9 y el certificado por tres años a partir de la fecha en que la persona fue referida la agencia por última vez, y contratada por el empleador. El empleador debe retener una copia del certificado durante tres años después de que la persona referida sea contratada, o un año después de que la persona deje de trabajar para el empleador, lo que ocurra más tarde.

Empleadores de Personas Referidas por una Agencia Estatal de Empleo

Si una agencia le envía a un empleado potencial con una orden de empleo, otro formulario de referido apropiado o un referido autorizado telefónicamente, y la agencia le envía un certificado dentro de 21 días hábiles posteriores al referido, no tiene que verificar los documentos o completar un Formulario I -9 si contrata a esa persona.

Certificación

Después de contratar a una persona referida y al recibir el certificado emitido por la agencia estatal de empleo, debe:

  • Revisar la información de identificación para asegurarse de que se relaciona con la persona contratada;
  • Observar que la persona firma el certificado en el momento en que lo recibe;
  • Cumplir con los requisitos de la nueva verificación mediante:
    • Actualizar el certificado al caducar a partir de la fecha de autorización de empleo si es necesario, o
    • Ya no emplea a la persona si caducó la fecha de autorización de empleo en el certificado.

Vea la Sección 5.1, Autorización de Verificación de Empleo de los Empleados Actuales, para obtener información sobre la verificación. Como recordatorio, la nueva verificación se hará en el certificado de su empleado y no en la Sección 3 del Formulario I-9.

La agencia de su estado no está obligada a completar el Formulario I-9 ni a emitir certificados para sus empleados que son contratados por tres días o menos. Si esta es la política de su agencia estatal, debe completar el Formulario I-9 para estos empleados.

Recontratación / Nueva verificación

No necesita volver a verificar a un empleado si:

  • Volverá a contratar al empleado dentro de tres años posteriores a la fecha de emisión de su certificado inicial, y
  • Determina que el certificado pertenece al empleado y que aún permanece autorizado para empleo.

Si revisa el certificado y determina que el empleado no parece estar autorizado para el empleo, vuelva a verificar al empleado y actualice el certificado. Esto significa que el empleado debe presentar documentos adicionales para demostrar que tiene autorización de empleo. Vea la Sección 12.1, Documentos de la Lista A que Demuestran Identidad y Autorización de Empleo, o la Sección 12.3, Documentos de la Lista C que Demuestran Autorización de empleo, para ver los Documentos Aceptables para la Nueva verificación.

No vuelva a verificar los siguientes documentos después que caduquen:

  • Pasaporte estadounidense;
  • Tarjeta de pasaporte de Estados Unidos.
  • Formulario I-551, Registro de Extranjero / Tarjeta de Residente Permanente, y
  • Documentos de la Lista B.

Si no vuelve a verificar la autorización de empleo de un empleado y aún emplea a la persona después de que su autorización de empleo haya caducado, violará INA 274A (a) (2) y podría estar sujeto a penalidades  según lo dispuesto en la Sección 10.0, Discriminación Ilícita y Penalidades por Prácticas Prohibidas

Retención de Documentos

Debe documentar cualquier referido telefónico de empleo autorizado como evidencia de la orden de empleo. Retenga referidos para empleo donde conserve sus Formularios I-9.

Debe tener un certificado para cada persona referida que esté en su nómina y retenerlo durante cierto tiempo después de que dejen de trabajar para usted. La retención de certificados para una persona referida recontratada se calcula a partir de la última fecha de contratación. Para calcular cuánto tiempo debe guardar un certificado:

  • Si trabajaron por menos de dos años, retenga el certificado por tres años después a partir de la fecha en que los contrató.
  • Si trabajaron por más de dos años, retenga su certificado por un año después a partir de la fecha en que dejen de trabajar para usted.

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