9.0 Retención del Formulario I-9

¿Cuánto Tiempo debo Retener un Formulario I-9?

Debe mantener un Formulario I-9 completo en los expedientes para cada empleado en su nómina (o de otra manera que reciba remuneración) que fue contratado después del 6 de noviembre de 1986 (o antes del 27 de noviembre de 2009, si está empleado en el CNMI). Nunca deseche el Formulario I-9 de un empleado actual; debe retenerlo durante el tiempo que el empleado trabaje para usted y durante un cierto tiempo después de que deje de trabajar para usted. Este requisito aplica incluso si el empleado termina el empleo poco después de que lo contrató.

Nunca envíe el Formulario I-9 a USCIS o al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos.

Solo cuando un empleado deja de trabajar para usted, debe calcular cuánto tiempo más debe retener su Formulario I-9. Las regulaciones federales establecen que debe retener un Formulario I-9 por cada persona que contrate durante tres años después a partir de la fecha de contratación, o un año después a partir de la fecha de finalización del empleo, lo que sea más tarde.

Para calcular cuánto tiempo debe retener el Formulario I-9 de un empleado anterior:

  • Si trabajó durante menos de dos años, retenga su formulario durante tres años después de la fecha que ingresó en la casilla “Primer día de empleo”.
  • Si trabajó durante más de dos años, retenga su formulario durante un año después de la fecha en que dejó de trabajar para usted.

Puede retener el Formulario I-9 impreso, en microfilm o microficha, o electrónicamente. Solo necesita retener las páginas en las que usted y su empleado escribieron información: por ejemplo, no necesita mantener la página “Listas de Documentos Aceptables” o las instrucciones.

La documentación insuficiente o incompleta es una violación de la sección 274A (a) (1) (B) de INA (8 CFR Parte 274a .2 (f) (2)).

Retención del Formulario I-9 Impreso (en papel)

Puede retener formularios impresos completos con firmas manuscritas originales en el lugar o en una instalación de almacenamiento fuera del lugar durante el período de retención requerido, siempre que pueda presentar los Formularios I-9 dentro de tres días hábiles luego de una solicitud de inspección de DHS, la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia, la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) o los oficiales del Departamento de Trabajo de Estados Unidos (DOL).

Retención del Formulario I-9 en Microfilm y Microficha

Puede retener copias de formularios impresos completos con firmas manuscritas originales en microfilm o microficha. Cuando use microfilm o microficha:

  • Seleccione material de película que preservará la imagen y permitirá su acceso y uso durante todo el período de retención, que podría ser de más de 20 años, dependiendo del empleado y su empresa;
  • Use equipos bien mantenidos para crear y ver los Formularios I-9 claros y legibles y reproducir copias impresas legibles para los oficiales que inspeccionan sus formularios;
  • Coloque índices en los primeros fotogramas del primer rollo de película o en los últimos fotogramas del último rollo de película de una serie. Para microfichas, colóquelas en los últimos cuadros de la última banda de una serie.

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