9.2 Retención de copias de los documentos del Formulario I-9

Si usted elige copiar o escanear documentos que un empleado presenta al completar el Formulario I-9, debe retener las copias con su Formulario I-9 o su registro de empleado. Si está inscrito en E-Verify, debe copiar los siguientes documentos de la Lista A utilizados como parte de la comparación de fotografías:

  • Pasaporte estadounidense;
  • Tarjeta de pasaporte estadounidense;
  • Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente, y
  • Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo (EAD).

Hacer fotocopias de los documentos de un empleado no reemplaza completar el Formulario I-9. Incluso si retiene copias de documentos, aún debe completar y retener el Formulario I-9. Si no participa en E-Verify, no está obligado a hacer fotocopias de los documentos. Si elige retener copias de los documentos de un empleado por razones ajenas a los requisitos de E-Verify, debe hacerlo para todos los empleados, independientemente del origen nacional real o percibido o el estado de ciudadanía, o puede estar en violación de las leyes contra la discriminación.

Las copias o las imágenes electrónicas de los documentos deben poder recuperarse de acuerdo con los estándares de DHS sobre retención electrónica, documentación, seguridad y firmas electrónicas para empleadores y empleados, como se especifica en 8 CFR 274a.2 (b) (3).

Si hace copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe retenerlas con el Formulario I-9 correspondiente o con los registros del empleado de acuerdo con los estándares de retención de registros electrónicos especificados en 8 CFR 274a.2 (b) (3). Sin embargo, si hace copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe ponerlas a disposición en el momento de una inspección del Formulario I-9 por parte de DHS u otra agencia del gobierno federal.

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