Completando la Sección 1, Información y Verificación del Empleado
Al completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, usted debe poner a disposición de su empleado las instrucciones completas para completarlo y las Listas de Documentos Aceptables. Su empleado recién contratado debe completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 a más tardar el primer día de empleo.
Usted puede hacer que sus empleados completen el Formulario I-9:
- En su primer día de empleo (el inicio del empleo por salario u otra remuneración de una persona, conocida como fecha de contratación en los reglamentos del Departamento de Seguridad Nacional (DHS); o
- Antes de su primer día de contratación, si le ha ofrecido un trabajo a una persona y ésta ha aceptado la oferta.
Los empleados pueden tener ayuda para completar la Sección 1, incluyendo el uso de un traductor.
Responsabilidades del empleado en la Sección 1
Los empleados deben proporcionar su:
- Nombre legal completo
- Si el empleado tiene dos apellidos (nombres familiares), incluya ambos. Si el empleado tiene dos primeros nombres (nombres dados), incluya ambos.
- Si el empleado sólo tiene un nombre, escríbalo en el encasillado “Apellido”, y luego escriba "Desconocido" en el encasillado “Primer Nombre”.
- Si el empleado incluye un guion con su nombre o apellido, incluya el guion (-) entre los nombres.
- Incluya la inicial del medio, si el empleado tiene un segundo nombre.
- Otros apellidos usados, si corresponde (como nombre de soltera)
- Dirección actual, incluyendo nombre de la calle y número, ciudad, estado y código postal. Incluya el número de apartamento o letra, si corresponde.
- Fecha de nacimiento
- Marque en el encasillado correspondiente para indicar si es ciudadano estadounidense o nacional no ciudadano, residente permanente legal de los Estados Unidos, o un extranjero autorizado para trabajar en EE.UU.
- Número de Extranjero/Número USCIS, número de admisión del Formulario I-94 o número de pasaporte extranjero (incluyendo el país de expedición) y fecha en que expira la autorización de empleo (si corresponde)
- Firma y la fecha.
Adicionalmente los empleados pueden proporcionar su:
- Número de Seguro Social (esto es opcional a menos que el empleador utilice E-Verify)
- Dirección de correo electrónico (para que el empleado reciba notificaciones por correo electrónico si el empleado utiliza E-Verify)
- Número de teléfono
Los empleados deben firmar el formulario incluso si un preparador o traductor les ayuda. El preparador o traductor que ayude a su empleado debe proporcionar su nombre y dirección y debe firmar y fechar la certificación en el formulario. Si se usa más de un preparador o traductor, usted puede utilizar el Suplemento del Formulario I-9, Sección 1, Certificación del Preparador y/o Traductor, para documentar a cada preparador y/o traductor asistiendo a un empleado a completar la Sección 1 del Formulario I-9.
Si uno o más preparadores y/o traductores asisten al empleado a completar el formulario usando una computadora, entonces seleccione el número de áreas de certificación necesarias en la lista desplegable proporcionada. Cualquier área de certificación adicional generada resultará en una página adicional.
Cada preparador o traductor debe completar, firmar y fechar un área de certificación separada. Usted debe conservar las hojas de suplemento completadas con el Formulario I-9 completado por el empleado.
La fecha en que su empleado escriba junto a su firma debe coincidir con la fecha en que el preparador/traductor firmó el formulario.
Si no se utilizó un preparador y/o traductor, el empleado debe marcar la casilla "No utilicé un Preparador o Traductor”.
Responsabilidades del Empleador en la Sección 1
Usted Debe:
- Revisar la información que su empleado proporcionó en la Sección 1
- Asegurarse de que su empleado proporcionó información en todos los campos requeridos.
Nota: Sus empleados no están obligados a proporcionar un número de Seguro Social en la Sección 1. Sin embargo, se requiere un número de Seguro Social si utiliza E-Verify.
- Asegurarse de que su empleado firmó y fechó el formulario.
- Asegurarse de que la sección Preparador/Traductor haya sido completada, firmada y fechada si su empleado utilizó un preparador / traductor.
Además:
- Usted debe tener en cuenta si sus empleados indicaron en la Sección 1 que su autorización de empleo expirará.
- Usted tal vez tenga que volver a verificar la autorización de su empleado cuando expire. Usted deberá recordarle a sus empleados por lo menos 90 días antes de la fecha de expiración que tendrán que presentar un documento de la Lista A o Lista C para mostrar la autorización de empleo continuada con fines de una nueva verificación. Los empleados deben presentar estos documentos en o antes de la fecha de expiración de su actual autorización de empleo.
- Tenga en cuenta que la fecha de expiración para la autorización de empleo proporcionada por su empleado en la Sección 1 puede o no coincidir con la fecha de expiración del documento de la Lista A o Lista C que presenta esta persona para la Sección 2, Revisión del Empleador y Certificación. La fecha anterior debería utilizarse para fines de nueva verificación.