Errores comunes que todo empleador debe evitar

Errores Comunes y Cómo Evitarlos

Usted debe revisar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, inmediatamente después de ser completado para evitar estos errores comunes.

 En la Sección 1, los errores comunes cometidos por los empleados incluyen:

• El empleado no escribe el nombre, otros apellidos utilizados (tales como nombre de soltera), dirección o fecha de nacimiento
• El empleado no escribe el Número-A/ Número USCIS después de seleccionar "Un Residente Permanente Legal".
• El empleado no escribe el Número-A/ Número USCIS o el número de admisión del Formulario I-94 después de seleccionar "Un extranjero autorizado a trabajar hasta".
• El empleado no firma ni fecha la certificación.
• El empleado no completa la Sección 1 el primer día de empleo ("fecha de contratación", que significa el comienzo del empleo por salario u otra remuneración).  
• El empleado no marca una de las casillas que indica que es nacional no ciudadano de los Estados Unidos, un residente permanente legal o un extranjero autorizado a trabajar hasta una fecha especificada - o marca varias casillas que certifican más de uno de los antes mencionados.
• El empleado no marca la casilla "No utilicé un preparador o traductor" (si aplica).

En la Sección 1, los errores comunes cometidos por el preparador y/o traductor incluyen:

• El preparador y/o traductor para el empleado no marca la casilla "Un preparador y/o traductor asistió al empleado a completar la Sección 1" (si aplica).
• Cada preparador y/o traductor del empleado, si se utiliza más de uno, no completa las áreas de certificación separadas del preparador y/o traductor (si aplica).
• El preparador y/o traductor del empleado no escribe su nombre, dirección o firma en la casilla de certificación del preparador y/o traductor (si aplica).
• El preparador y/o traductor del empleado no escribe la fecha en la casilla de certificación del preparador y/o traductor (si aplica).

En la Sección 2, los errores comunes cometidos por los empleadores incluyen:

• El empleador no escribe el apellido, primer nombre, inicial del segundo nombre y la ciudadanía/ estatus de inmigración del empleado en el área "Información del Empleado de la Sección 1" en la parte superior de la Sección 2.
• El empleador no ingresa un documento aceptable de la Lista A o uno de los documentos aceptables de la Lista B y Lista C en el formulario.
• El empleador no provee el título del documento, autoridad emisora, número(s) o fecha de expiración de la documentación presentada.
• El empleador no provee el título, nombre o dirección de su empresa.
• El empleador no escribe la fecha de inicio del empleo (fecha de contratación).
• El empleador o el representante autorizado del empleador no firma, fecha o escribe su título, apellido o primer nombre en la certificación.
• El empleador no completa la Sección 2 al tercer día hábil después de la fecha en que el empleado comenzó el empleo, o si el empleado es contratado por 3 días hábiles o menos al momento en que comenzó el empleo.

En la Sección 3, los errores comunes cometidos por los empleadores incluyen:

• El empleador no escribe el apellido, primer nombre y la inicial del segundo nombre del empleado en el área "Nombre del Empleado de la Sección 1" en la parte superior de la Sección 3.
• El empleador no escribe el título, número o fecha de expiración del documento de la documentación aceptable presentada.
• El empleador no escribe la fecha de recontratación, si aplica.
• El empleador no escribe el nuevo nombre del empleado, si aplica.
• El empleador o el representante autorizado del empleador no firma, fecha ni escribe su nombre en la certificación.
• El empleador no completa la Sección 3 hasta después de que ha expirado la autorización de empleo del empleado.

Consejos Generales para Completar el Formulario I-9

Al completar el Formulario I-9, debe asegurarse de que:

• La información en el formulario es clara y se puede leer.
• La fecha introducida en la Sección 2 como la fecha en que el empleado comenzó el empleo coincide con la fecha en los registros de nómina.
• Marcas para resaltar, perforaciones y grapas no interfieran con la capacidad de un funcionario autorizado para leer la información en el formulario.
• Copias de la documentación retenida con el Formulario I-9 sean legibles, si se hacen copias de la documentación.
• Las abreviaturas utilizadas son ampliamente comprendidas. No utilice una abreviatura que no sea ampliamente conocida.
• Todas las secciones aplicables del formulario sean completadas.
• Se utilice la versión actual del Formulario I-9.
• La versión en inglés del formulario sea completado, a menos que el formulario sea completado en Puerto Rico. La versión en español está aprobada para uso solamente en Puerto Rico.
• Los empleados son tratados de manera no discriminatoria.