Retención del Formulario I-9
Los empleadores deben tener un Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo completado en el expediente de cada persona en su nómina (o de otra manera recibiendo remuneración) que está requerido a completar el formulario. Los empleadores también deben mantener el Formulario I-9 completado por un cierto tiempo después de que sus empleados dejen de trabajar para ellos. Nunca envíe por correo el Formulario I-9 al USCIS o al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE.UU.
Una vez que un empleado ya no trabaja para el empleador, el empleador debe determinar cuánto tiempo más mantendrá el Formulario I-9 del empleado.
Para calcular cuánto tiempo debe mantener el Formulario I-9 de un empleado, escriba lo siguiente:
| 1. Fecha en que el empleado comenzó a trabajar por pago | 1. ________________________ |
| A. Añadir 3 años a la fecha en la línea 1. | A. ______________________ |
| 2. La fecha de finalización del empleo | 2. _______________________ |
| B. Añadir 1 año a la fecha en la línea 2. | B. _____________________ |
| 3. ¿Qué fecha es posterior; A o B? | 3. _______________________ |
| C. Escriba la fecha posterior. | C. _____________________ |
El empleador debe retener el Formulario I-9 hasta la fecha en la Línea C.
El empleador está requerido a retener las páginas del formulario en las que el empleador y el empleado proveyeron datos. Si se hicieron copias de los documentos presentados por sus empleados, deben ser mantenidas con el Formulario I-9 correspondiente.
Usted también puede retener las páginas de instrucciones y Listas de Documentos Aceptables. El Formulario I-9 puede almacenarse en papel, microfilm, microficha o electrónicamente.
Completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, requiere recopilar información personal sobre los empleados. Los empleadores deben tener esto en cuenta al determinar cómo retener y almacenar el Formulario I-9 completado y cualquier documentación correspondiente para que la información personal no caiga en las manos equivocadas. Usted debe almacenar el Formulario I-9 completado y cualquier documentación correspondiente tal como copias de documentos de una manera que se adapte a sus necesidades de negocio y el requisito de hacer el Formulario I-9 disponible para inspección. No envíe por correo los Formularios I-9 a USCIS o al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE.UU.
Cómo almacenar el Formulario I-9:
- Interno o en una instalación de almacenamiento externo
- En un solo formato o una combinación de formatos, como:
- papel
- microfilm o microficha
- electrónico.
Oficiales del Departamento de Seguridad Nacional (en inglés), empleados de La Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER, por sus siglas en inglés) sobre Prácticas Injustas en el Empleo relacionadas con la Inmigración del Departamento de Justicia y empleados del Departamento de Trabajo (en inglés) pueden solicitar inspeccionar estos formularios.
Independientemente de cómo elija almacenar su Formulario I-9, debe poder presentarlos a funcionarios gubernamentales para su inspección dentro de 3 días hábiles a partir de la fecha en que se solicitaron los formularios.
El Formulario I-9 contiene información personal sobre los empleados. Al almacenar estos formularios (independientemente del formato que elija), USCIS recomienda que los empleadores proporcionen la protección adecuada para proteger la información de los empleados.
Almacenar el Original Formulario I-9 de Papel
Los empleadores que elijan mantener copias en papel de los documentos que sus empleados presentan pueden almacenarlos con el Formulario I-9 del empleado o con los registros de los empleados. Sin embargo, USCIS recomienda que los empleadores mantengan el Formulario I-9 separado de los registros de personal para facilitar una solicitud de inspección.
Almacenar el Formulario I-9 en Microfilm o Microficha
Los empleadores pueden mantener copias del Formulario I-9 original firmado en microfilme o microficha. Seleccione la película fotográfica que preservará la imagen y permitirá su acceso y uso durante todo el período de retención.
El microfilm o microficha debe:
- Exhibir un alto grado de legibilidad cuando se muestra en un lector (visualizador) o reproducido en papel e
- Incluir un índice detallado de todos los datos para que cualquier registro en particular al que se pueda tener acceso inmediatamente.
Si un oficial notifica a un empleador de una inspección, el empleador debe proporcionar el microfilm o microficha y un lector impresora que:
- Proporcione funciones de seguridad
- Está en condiciones limpias, debidamente mantenido y en buen estado de funcionamiento y
- Es capaz de mostrar e imprimir una página completa de información.
Una vez que los empleadores han preservado un Formulario I-9 en microfilm o microficha, pueden destruir los originales de papel.
Almacenar Electrónicamente el Formulario I-9
Los empleadores pueden utilizar un sistema de papel, un sistema electrónico o una combinación de sistemas de papel y electrónicos para almacenar el Formulario I-9. Un sistema de almacenamiento electrónico debe:
- Incluir controles para asegurar la integridad, exactitud y confiabilidad del sistema de almacenamiento electrónico.
- Incluir controles para detectar y prevenir la creación no autorizada o accidental de, adición a, alteración, supresión o deterioro de un Formulario I-9 almacenado completado electrónicamente, incluyendo la firma electrónica, si se utiliza.
- Incluir controles para asegurar un rastro de auditoría para que cualquier alteración o cambio en el formulario desde su creación sea almacenado electrónicamente y pueda ser accedido por un organismo gubernamental apropiado que inspeccione los formularios.
- Incluir un programa de inspección y control de calidad que evalúe periódicamente el sistema electrónico de generación o almacenamiento e incluya chequeos periódicos del Formulario I-9 almacenado electrónicamente, incluyendo la firma electrónica, si se utiliza.
- Incluir un índice detallado de todos los datos para que cualquier registro en particular pueda ser accedido inmediatamente.
- Producir un alto grado de legibilidad cuando se muestra en un terminal de video o se reproduce en papel.