Completando la Sección 3, Actualizando y volviendo a verificar

Completar La Seccion 3,

Nueva Verificación Y Recontrataciones

Los empleadores deben completar la Sección 3 cuando:

  • La autorización de empleo o la documentación de la autorización de empleo de su empleado haya expirado ("nueva verificación").

Los empleadores pueden completar la Sección 3 cuando:

  • Su empleado es recontratado dentro 3 años desde la fecha en que el Formulario I-9 fue originalmente completado.
  • Su empleado tiene un cambio de nombre legal.

Al completar la Sección 3, también debe completar los campos de apellido, primer nombre e inicial del segundo nombre en el área de “Información del Empleado” de la Sección 1 en la parte superior de la Sección 2.

Nueva Verificación

Cuando expire la autorización de empleo de su empleado o, en la mayoría de los casos, la documentación de autorización de empleo (vea más abajo para más información), usted debe volver a verificar la información de su empleado para asegurarse de que aún está autorizado para trabajar. Para averiguar si la autorización de empleo de su empleado expira, busque en la Sección 1 la fecha en que expira la autorización de empleo y en la Sección 2 la fecha en que expira el documento de autorización de empleo.

La fecha de expiración de la autorización de empleo proporcionada por su empleado en la Sección 1 puede que no coincida con la fecha de expiración del documento registrada en la Lista A o Lista C en la Sección 2. La fecha anterior debe usarse para determinar cuándo es necesario volver a verificar.

Le sugerimos que le recuerde a los empleados por lo menos 90 días con anticipación a la fecha de la nueva verificación, que se les requerirá presentar un documento de la Lista A o Lista C (o recibo aceptable) mostrando la autorización de empleo continuada a más tardar en la fecha en que su autorización de empleo o documentación, lo que sea más temprano, expira. Si su empleado tiene un Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo, pendiente con USCIS, y la solicitud ha estado pendiente por 75 días, su empleado puede llamar al Centro de Contacto de USCIS o programar una cita de InfoPass en una oficina local para solicitar procesamiento acelerado.

LOS EMPLEADORES NO DEBEN VOLVER A VERIFICAR:
  • Ciudadanos estadounidenses y nacionales no ciudadanos
  • Residentes legales permanentes que presentaron un Formulario I-551, Residente Permanente o Tarjeta de Registro de Extranjero, para la Sección 2. Esto incluye a residentes condicionales.
  • Documentos de la Lista B.

A menos que no aplique  una nueva verificación (para las situaciones indicadas anteriormente), entonces cuando su autorización de empleo o documentación de autorización de empleo expire, su empleado debe presentar documentos no expirados de la Lista A o Lista C que muestren autorización para trabajar. Los recibos por un documento perdido, robado o dañado son aceptables para volver a verificar.

PARA COMPLETAR LA SECCIÓN 3, USTED DEBE:
  • Examinar los documentos no expirados para determinar si aparentan ser genuinos y estar relacionados con su empleado. Si usted piensa que el documento no aparenta ser razonablemente genuino o estar relacionado con su empleado, permita que su empleado presente otra documentación de las Listas de Documentos Aceptables.
  • Registrar el título del documento (o recibo), número del documento y fecha de expiración, si alguna.
  • Firme y feche la Sección 3.

Si usted anteriormente completó la Sección 3, o si la versión del formulario que utilizó para una verificación anterior ya no es válida, debe completar la Sección 3 de un nuevo Formulario I-9 utilizando la versión más reciente y adjuntarla al Formulario I-9 previamente completado.

Recontrataciones

Si usted vuelve a contratar a su empleado dentro de 3 años a partir de la fecha en que se completó anteriormente el Formulario I-9, usted puede completar un nuevo Formulario I-9 para su empleado o completar la Sección 3 del Formulario I-9 previamente completado.

PARA COMPLETAR LA SECCIÓN 3 PARA RECONTRATACIONES, USTED DEBE:
  • Confirmar que el Formulario I-9 original se relaciona con su empleado
  • Revisar el Formulario I-9 original para determinar si su empleado aún está autorizado para trabajar, incluyendo si la documentación de autorización de empleo presentada en la Sección 2 (Lista A o Lista C) ha expirado (o se ha extendido automáticamente). Utilice las directrices para determinar si es necesario volver a verificar.
  • Si su empleado aún está autorizado para trabajar y su documentación de autorización de empleo todavía es válida, provea la fecha del recontratado en el espacio proporcionado en la Sección 3.
  • Si su empleado ya no está autorizado para trabajar o si la documentación de autorización de empleo ya ha expirado y se requiere una nueva verificación, solicite que el empleado presente un documento no expirado de la Lista A o Lista C. No vuelva a verificar el documento de la Lista B (identidad) de un empleado. Provea la información del documento y la fecha de recontratación en los espacios proporcionados en la Sección 3. Si la versión actual del Formulario I-9 es diferente del Formulario I-9 completado anteriormente, debe completar la Sección 3 en la versión actual.
  • Firme y feche la Sección 3.

Proveer fechas en la Sección 3

LA SECCIÓN 3 INCLUYE TRES ESPACIOS PARA ESCRIBIR FECHAS:
  • Si recontrata a un ex empleado: provea la fecha de recontratación en la que su empleado comienza el empleo por salario u otra remuneración, la cual puede ser una fecha futura, si es necesario, en el Bloque B.
  • Si vuelve a verificar a su empleado: provea la fecha en que expira el nuevo Documento de Autorización de Empleo en el Bloque C.
  • Al completar la Sección 3 por cualquier motivo: provea la fecha en que usted completa y firma la certificación.
Section 3 Form I-9

Registrar Cambios de Nombre y Otra Información de Identidad para Empleados Actuales

No se requiere que usted actualice el Formulario I-9 cuando su empleado tenga un cambio legal de nombre. Sin embargo, se recomienda que mantenga la información correcta en los Formularios I-9 y tome en cuenta cualquier cambio de nombre en la Sección 3. Aunque los reglamentos del Formulario I-9 no requieren que los empleados presenten documentación para demostrar que han cambiado su nombre, usted debe tomar pasos para estar razonablemente seguro de la identidad de su empleado si es que ha habido un cambio de nombre legal. Tal cambio puede poner en duda su habilidad para continuar confiando en los documentos presentados anteriormente por su empleado, ya que esos están relacionados razonablemente con él. Estos pasos pueden incluir solicitar al empleado que proporcione documentación de un cambio legal de nombre para guardar con su Formulario I-9, de modo que sus acciones estén bien documentadas si el gobierno pide inspeccionar el Formulario I-9 de ese empleado.

Usted puede encontrarse con situaciones distintas a un cambio legal de nombre donde un empleado le informa que su identidad es diferente a cuando el Formulario I-9 fue previamente completado. Si su empleado le informa que el nombre, fecha de nacimiento o número de Seguro Social es sustancialmente diferente de lo que proporcionó previamente en el Formulario I-9, y no puede proporcionar evidencia que vincule la nueva información a la identidad previamente usada usted debe:

  • Completar un nuevo Formulario I-9
  • Escribir la fecha original de contratación en el espacio "Primer día de empleo del empleado (DD/MM/AAAA)" en la Sección 2 y
  • Adjuntar el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 previamente completado.
  • Si la información de la Sección 1 no ha cambiado sustancialmente, pero el empleado ha ofrecido evidencia diferente de autorización de empleo, entonces usted debe examinar la documentación para determinar si aparenta ser genuina y estar relacionada con el empleado que la presenta. Si es así, complete la Sección 3 del Formulario I-9 anterior. Si la versión actual del Formulario I-9 es diferente del Formulario I-9 previamente completado, debe completar la Sección 3 en la versión actual.

INFORMACIÓN ADICIONAL

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