¿Quién necesita utilizar el Formulario I-9?

¿Quien Necesita Utilizar El Formulario I-9?

Todos los empleadores deben completar y retener el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, por cada persona que contraten después del 6 de noviembre de 1986 en los Estados Unidos, siempre y cuando la persona trabaje por remuneración u otro tipo de pago.

En la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI), los empleadores completaron el Formulario I-9 CNMI por cada empleado contratado para empleo en la CNMI del 28 de noviembre de 2009 al 27 de noviembre de 2011. El Formulario I-9 estándar debe ser utilizado para los empleados contratados en o después del 28 de noviembre de 2011.

A CONTINUACIÓN, GUÍAS ADICIONALES PARA CIERTOS EMPLEADOS QUE CAEN BAJO ESTAS CATEGORÍAS ESPECIALES:
  • Empleados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte: Personas contratadas para empleo en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte.
  • Empleados de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall y Palau: Personas contratadas para empleo que son de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall y Palau.
  • Trabajadores domésticos: Personas que realizan cuidado de niños, tareas domésticas y/o mantenimiento de una casa o patio circundante en forma regular a cambio de salarios u otros beneficios, y que no son contratistas independientes o que prestan servicios de forma esporádica o para contratistas independientes o empresas separadas.
  • Menores: Personas menores de 18 años de edad.
  • Empleados con discapacidades: Personas con impedimentos físicos o mentales que limitan significativamente una o más actividades importantes de la vida diaria y son colocados en un empleo por una organización o asociación sin fines de lucro, o como parte de un programa de rehabilitación.
  • Beneficiarios del Estatus de Protección Temporal (TPS): Ciertos personas de países extranjeros específicos pasando por condiciones adversas extraordinarias y temporales tales como desastres naturales y guerras civiles.
  • Asilados y refugiados: Ciudadanos no estadounidenses que típicamente han dejado su propio país y no pueden o no quieren regresar debido a persecución o a temores fundados de persecución por motivos de raza, religión, nacionalidad, pertenencia a un grupo social en particular u opinión política.
  • Estudiantes Extranjeros: Personas que vienen temporalmente a los Estados Unidos con el propósito de finalizar un curso completo de estudio en un programa aprobado en una institución académica o vocacional, o una institución reconocida no académica. (Las instituciones académicas incluyen universidades, seminarios, conservatorios, escuelas secundarias académicas, escuelas primarias, otras instituciones y programas de formación lingüística).
  • Visitantes de intercambio: Personas que vienen temporalmente a los Estados Unidos como participantes en programas de intercambio administrados por el Departamento de Estado de los Estados Unidos.
  • Poseedores de E-Visa: Comerciantes de tratados e inversionistas que sean ciudadanos o nacionales de un país que tenga un tratado de comercio y navegación con los Estados Unidos y que vengan a los Estados Unidos bajo dicho tratado. Esta categoría también incluye a los trabajadores australianos de ocupación especializada.
  • Trabajadores del NAFTA (TN): Profesionales y otros trabajadores de Canadá y México que vienen temporalmente bajo el Tratado de Libre Comercio de América del Norte (NAFTA por sus siglas en ingles), el cual creó relaciones económicas y comerciales especiales para los Estados Unidos, Canadá y México.
  • Trabajadores temporales no inmigrantes: Personas que vienen legalmente a Estados Unidos como no inmigrantes para trabajar temporalmente en los Estados Unidos.
  • Fusiones y adquisiciones: Employers’ Las responsabilidades del Formulario I-9 de los empleadores pueden verse afectadas cuando son adquiridos por otra compañía o se fusionan con otra compañía.
  • Empleados que reanudan su trabajo tras una interrupción temporal del empleo: Se puede considerar que las personas continúan en el empleo (sin necesidad de un nuevo Formulario I-9) si, por ejemplo, vuelven a trabajar después de que se les otorgue un permiso con paga o sin paga, o luego de ser despedidos.

En algunos casos, los empleadores no necesitan completar o mantener un Formulario I-9.

Excepciones para Completar y Retener el Formulario I-9
SE REQUIERE QUE USTED COMPLETE Y RETENGA UN FORMULARIO I-9 POR CADA EMPLEADO QUE CONTRATE EN ESTADOS UNIDOS, EXCEPTO:
  • Personas contratadas en o antes del 6 de noviembre de 1986, que continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento. (Algunas limitaciones a esta excepción aplican.) También se exceptúan las personas contratadas en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI) en o antes del 27 de noviembre de 2009.
  • Personas empleadas para trabajo doméstico ocasional en una residencia privada sobre una base esporádica, irregular o intermitente.
  • Contratistas independientes o personas que le proporcionen mano de obra si están contratados por un contratista que presta servicios contractuales (por ejemplo, contratación de empleados o agencias temporales).
  • Personas que no trabajan físicamente en EE.UU..

La ley federal prohíbe a personas o empresas contratar un contratista independiente a sabiendas de que el contratista independiente no está autorizado a trabajar en EE.UU.

Contratado en o antes del 6 de noviembre de 1986

Si usted contrató a su empleado en o antes del 6 de noviembre de 1986 y todavía emplea a esa persona, generalmente no tiene que completar el Formulario I-9 de ese empleado. No se requiere que los empleadores en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI) llenen el Formulario I-9 para empleados contratados en la CNMI en o antes del 27 de noviembre de 2009, y que continúan en su empleo con el mismo empleador después de esa fecha.

Si su empresa se fusiona con otra compañía, podría ser que necesite completar el Formulario I-9 por un empleado de la empresa recién adquirida que fue originalmente contratado en o antes del 6 de noviembre de 1986. Aprender más acerca de fusiones y adquisiciones.

Servicios Domésticos Casuales
"SERVICIOS DOMÉSTICOS CASUALES " SE REFIERE A PERSONAS (TALES COMO AYUDANTES, NIÑERAS O PERSONAL DE LIMPIEZA) PAGADO POR USTED PARA AYUDAR EN O ALREDEDOR DE SU RESIDENCIA PRIVADA, SIEMPRE QUE LOS SERVICIOS SEAN:
  • Esporádicos, lo que significa que ocurren de vez en cuando, por separado o en casos aleatorios;
  • Irregular, lo que significa que la actividad carece de continuidad o regularidad o
  • Irregular, lo que significa que la actividad carece de continuidad o regularidad o

No se requiere llenar el Formulario I-9 para servicios domésticos casuales.

Contratistas Independientes

Un contratista independiente no es considerado un empleado para propósitos del Formulario I-9 y no necesita completar el mismo. Los contratistas independientes incluyen personas o entidades que llevan a cabo negocios independientes, que contratan para hacer un proyecto de acuerdo a sus propios medios y métodos, y están sujetos a control sólo en cuanto a los resultados del trabajo y no sobre qué y cómo se hará. Muchos factores son considerados al determinar si una persona o entidad es un contratista independiente.

LOS CONTRATISTAS INDEPENDIENTES SON PERSONAS O ENTIDADES QUE PUEDEN:
  • Contratar personas para realizar un trabajo según sus propios medios y métodos.
  • Proporcionar sus propias herramientas o materiales.
  • Ofrecer sus servicios al público en general.
  • Trabajar para varios clientes al mismo tiempo.
  • Tener una oportunidad de ganancias o pérdidas como resultado de mano de obra o servicios proporcionados.
  • Invertir en instalaciones para hacer todo o parte del trabajo.
  • Dirigir el orden en que se va a realizar el trabajo.
  • Determinar las horas durante las cuales se realizará el trabajo.
  • Están sujetos a control sólo en cuanto a los resultados, no sobre qué y cómo se hará el trabajo.

La persona o empresa que está contratando al contratista independiente no está requerido a completar el Formulario I-9 por el contratista. Sin embargo recuerde que la ley federal prohíbe a las personas o empresas contratar un contratista independiente a sabiendas de que el contratista independiente no está autorizado a trabajar en EE.UU.

Agencias de Trabajo Temporal o de Personal

En la mayoría de los casos, si su empresa utiliza una agencia de reclutamiento o de personal para reclutar trabajadores, esos trabajadores son empleados de esa agencia y prestan servicios a su empresa como contratistas independientes. La agencia completa el Formulario I-9 por cada trabajador que provee a su empresa, porque los trabajadores son considerados empleados de la agencia, no de su empresa.

UNA AGENCIA PUEDE COMPLETAR EL FORMULARIO I-9 ANTES DE QUE UNO DE SUS TRABAJADORES ACEPTE UNA ASIGNACIÓN PARTICULAR, INCLUSO SI:
  • Al trabajador no se la ha ofrecido o no ha aceptado una asignación real.
  • Existe la posibilidad de que ningún trabajo real pueda surgir del acuerdo.

INFORMACIÓN ADICIONAL

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