2.0 Quién Debe Completar el Formulario I-9

Usted debe completar el Formulario I-9 cada vez que contrata a una persona para realizar labores o brindar servicios en Estados Unidos por salario u otra remuneración. Remuneración es cualquier cosa de valor dada a cambio de trabajo o servicios, incluidos alimentos y alojamiento. El requisito de completar el Formulario I-9 aplica a los nuevos empleados contratados en Estados Unidos después del 6 de noviembre de 1986, así como a los nuevos empleados contratados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte a partir del 28 de noviembre de 2009.

Asegúrese de que el empleado complete la Sección 1 del Formulario I-9 al momento de la contratación. “Contratación” significa el comienzo del empleo por salario u otra remuneración. El momento de contratación se anota en el formulario como el primer día de empleo. Los empleados pueden completar la Sección 1 antes del momento de la contratación, pero no antes de la aceptación de la oferta de trabajo. Revise el (los) documento(s) del empleado y complete la Sección 2 en su totalidad dentro de tres días hábiles desde la contratación. Por ejemplo, si el empleado comienza en el empleo el lunes, debe completar la Sección 2 en o antes del jueves.

Puede designar, emplear o contratar a cualquier persona que elija para completar, actualizar o hacer correcciones a la Sección 2 o 3 en su nombre. Esta persona se conoce como su representante autorizado. El representante autorizado debe realizar todas las tareas del empleador descritas en este manual y completar, firmar y fechar las secciones 2 o 3 en su nombre. Usted es responsable de cualquier violación en relación con el formulario o el proceso de verificación, incluidas las violaciones de las leyes de penalidades al empleador cometidas por su representante autorizado.

Los empleados no pueden actuar como representantes autorizados para presentar su propio Formulario I-9. Por lo tanto, los empleados no pueden completar, actualizar o hacer correcciones a la Sección 2 o 3 por sí mismos, o dar fe de la autenticidad de la documentación que presentan.           

Si a una persona trabajará por menos de tres días hábiles, las Secciones 1 y 2 deben completarse en su totalidad al momento de la contratación (o sea, el primer día de empleo).

No complete el Formulario I-9 para empleados que:

• Son contratados en o antes del 6 de noviembre de 1986, (o en o antes del 27 de noviembre de 2009 si el empleo está en CNMI, continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento;
• Son empleados para trabajo doméstico ocasional en una residencia privada de manera esporádica, irregular o intermitente;
• Son contratistas independientes;
• Son empleados por un contratista que proporciona servicios por contrato (como contratación de empleados o agencias temporales) y le están proporcionando servicios, o
• No están trabajando físicamente en suelo estadounidense.

Si trabaja por cuenta propia, no necesita completar el Formulario I-9 para usted mismo, a menos que sea un empleado de una entidad empresarial separada, como una corporación o sociedad. En ese caso, usted y cualquier otro empleado deben completar el Formulario I-9.

Nota: Usted no puede contratar a una persona a sabiendas de que no está autorizado para trabajar en Estados Unidos.