9.3 Inspección

INA autoriza específicamente a los oficiales de DHS, IER y DOL a inspeccionar los Formularios I-9, incluidas copias de los documentos de los empleados retenidos con el Formulario I-9 correspondiente. Los oficiales le avisarán con un mínimo de tres días hábiles de anticipación antes de comenzar una inspección. Debe tener los Formularios I-9 disponibles en la instalación donde los oficiales de DHS, IER o DOL soliciten verlos. También puede enviar los Formularios I-9 y los documentos de respaldo a la agencia en formato electrónico o copia impresa, si así lo solicitan.

Si almacena los registros del Formulario I-9 en un lugar fuera de la instalación, informe al oficial de inspección dónde se encuentra la instalación y haga los arreglos para la inspección. Los oficiales de inspección pueden realizar una inspección en una oficina de una agencia autorizada de Estados Unidos si se hacen los arreglos previos. Los reclutadores o agentes que refieren por pago que designan a un empleador para completar los procedimientos de verificación de empleo, pueden presentar copias o imágenes electrónicas impresas de los Formularios I-9 en una inspección. Si rechaza o demora una inspección, violará los requisitos de retención de DHS.

Durante una inspección, debe:

• Tener disponibles y presentar solo los Formularios I-9 y los documentos de respaldo que el oficial de inspección solicite específicamente. Los documentos de respaldo incluyen copias de los documentos del Formulario I-9 almacenados con los Formularios I-9 y los registros de auditoría asociados que muestran las acciones realizadas dentro o en el sistema durante un período de tiempo determinado.
• Proporcionar al oficial de inspección el hardware, el software, el personal y los documentos apropiados necesarios para ubicar, recuperar, leer y reproducir cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente, cualquier documento de respaldo y sus registros de auditoría asociados, informes y otros datos utilizados para mantener la autenticidad, integridad y confiabilidad de los registros.
• Si se solicita, entregue al oficial de inspección cualquier expediente de resumen electrónico razonablemente disponible u obtenible (como hojas de cálculo) que contenga todos los campos de información en cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente.

Si usted es un empleador de E-Verify y recibe una solicitud de inspección, debe proporcionar los Formularios I-9 que contienen números de verificación de casos de E-Verify. Si no incluyó los números de caso de E-Verify en el Formulario I-9, proporcione las páginas de detalles del caso de E-Verify durante la inspección.