1.2 E-Verify: El Complemento de Verificación Basado en Internet del Formulario I-9
El Formulario I-9 ha sido la base del proceso de verificación de elegibilidad de empleo desde 1986, cuando los empleadores comenzaron a verificar la autorización de empleo y la identidad de los nuevos empleados bajo IRCA. Para mejorar la precisión e integridad de este proceso, USCIS opera un sistema electrónico de confirmación de elegibilidad de empleo llamado E-Verify.
E-Verify es un sistema basado en la internet que permite a los empleadores y otros participantes confirmar la elegibilidad de sus empleados recién contratados para trabajar en Estados Unidos al comparar electrónicamente la información en el Formulario I-9 del empleado con los registros disponibles en la Administración del Seguro Social (SSA) y DHS. E-Verify es gratuito y está disponible para participantes en los 50 estados, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, Guam, las Islas Vírgenes Estadounidenses y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte.
Los empleadores que participan en E-Verify aún deben completar un Formulario I-9 por cada empleado recién contratado en Estados Unidos. Los empleadores en E-Verify pueden aceptar cualquier documento o combinación de documentos de las Listas de Documentos Aceptables en el Formulario I-9, pero si el empleado elige presentar una combinación de la Lista B y C, el documento de la Lista B (solo identidad) debe tener una fotografía. Los empleados también deben proporcionar su número de Seguro Social en la Sección 1 del Formulario I-9 si su empleador está inscrito en E-Verify.
Si participa en E-Verify, después de completar un Formulario I-9 para su nuevo empleado, usted debe crear un caso en E-Verify que incluya información de las Secciones 1 y 2 del Formulario I-9 del empleado. Después de crear el caso, recibirá una respuesta de E-Verify con respecto a la autorización de empleo del empleado. En algunos casos, E-Verify proporcionará una respuesta de No Confirmación Tentativa (discrepancia). Esto no significa necesariamente que el empleado no esté autorizado para trabajar en Estados Unidos. Más bien, significa que E-Verify no puede confirmar inmediatamente la autorización del empleado para trabajar en Estados Unidos. En el caso de una discrepancia, usted debe notificar al empleado. Si el empleado desea tomar medidas para resolver la discrepancia, él debe comunicarse con la agencia correspondiente (DHS y/o SSA) dentro del período de tiempo prescrito establecido en la Confirmación de Fecha de Referido que usted proporcionará al empleado, y como se describe en el manual del usuario de E-Verify.
Al usar E-Verify, los empleadores participantes también deben seguir ciertos procedimientos que fueron diseñados para proteger a los empleados de acciones laborales injustas:
- Usted debe usar E-Verify para todas las nuevas contrataciones, tanto ciudadanos estadounidenses como no ciudadanos, y no puede usar el sistema de manera selectiva.
- Usted no puede usar E-Verify para preseleccionar a los solicitantes de empleo, verificar a los empleados contratados antes de convertirse en participante de E-Verify (excepto los contratistas con un contrato federal que requiera el uso de E-Verify) o volver a verificar a los empleados que tengan autorización de empleo temporal.
- Usted no puede despedir o tomar otras medidas adversas contra un empleado a base de una discrepancia.
E-Verify fortalece el proceso de verificación de elegibilidad de empleo del Formulario I-9 que todos los empleadores, por ley, deben seguir. Al agregar E-Verify al proceso existente del Formulario I-9, los participantes pueden tener el beneficio de saber que han dado un paso adicional para mantener una fuerza laboral legal.
Para obtener más información sobre E-Verify, incluida la inscripción, visite e-verify.gov o comuníquese con E-Verify al 888-464-4218.
Contratistas federales
El 14 de noviembre de 2008, el Consejo de Adquisiciones de Agencias Civiles y el Consejo de Reglamentos de Adquisiciones de Defensa emitieron una regla final que modifica el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) (caso FAR 2007-013, Verificación de Elegibilidad de Empleo). La regulación requiere que los contratistas con un contrato federal que contenga la cláusula FAR de E-Verify utilicen E-Verify para sus nuevas contrataciones y para todos los empleados (actuales y nuevos) asignados al contrato (48 C.F.R., Subparte 22.18). Los contratos federales emitidos a partir del 8 de septiembre de 2009, así como los contratos más antiguos que han sido modificados podrían contener la cláusula FAR de E-Verify.
Los contratistas federales que tengan un contrato federal que contenga la cláusula FAR de E-Verify deben seguir reglas especiales al completar y actualizar el Formulario I-9. Para obtener más información, consulte la guía suplementaria de E-Verify para contratistas federales, disponible en e-verify.gov.
Empleadores que utilizan procedimientos alternos para examinar la documentación del Formulario I-9
El Departamento de Seguridad Nacional emitió una regla final, en vigor a partir de XX de 2023, que permite al secretario autorizar procedimientos alternos para examinar los documentos que los empleados deben presentar para completar el Formulario I-9. En la misma fecha, a través de una Notificación en el Registro Federal, el secretario hizo efectiva la “Alternativa Opcional 1 al Examen Físico de Documentos Asociado con la Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9)”. Este procedimiento alterno permite a los empleadores que están inscritos en E-Verify y que completan ciertos pasos, examinen de manera remota los documentos del Formulario I-9. Para obtener más información, consulte la Sección 4.0: Cómo Completar la Sección 2 del Formulario I-9, Central I-9 e E-Verify.gov.