4.0 Completar la Sección 2 del Formulario I-9

Dentro de tres días hábiles a partir de la fecha de inicio en el empleo, el empleado deberá presentarle a usted o su representante autorizado un documento original o documentos (o un recibo aceptable) que demuestren su identidad y autorización de empleo. Por ejemplo, si un empleado comenzó en el empleo un lunes, usted debe revisar la documentación del empleado y completar la Sección 2 en o antes del jueves de esa semana. Sin embargo, si contrata a una persona por menos de tres días hábiles, debe completar la Sección 2 a más tardar al finalizar el primer día de empleo. Usted debe permitirle al empleado elegir qué documento presentará de las Listas de Documentos Aceptables del Formulario I-9. Usted no puede especificar qué documento(s) de la lista presentará un empleado.

Examine físicamente cada documento original que el empleado presente para determinar si el documento parece razonablemente genuino y estar relacionado con la persona que lo presenta. Usted o su representante autorizado deben examinar estos documentos en presencia del empleado que los presenta. Examine un documento seleccionado de la Lista A, o una combinación de un documento seleccionado de la Lista B y un documento seleccionado de la Lista C. Si un empleado presenta un documento de la Lista A, no solicite al empleado presentar documentos de la Lista B o de la Lista C. Si un empleado presenta los documentos de la Lista B y la Lista C, no solicite al empleado presentar un documento de la Lista A. Si usted participa en E-Verify y el empleado presenta una combinación de documentos de la Lista B y Lista C, entonces el documento de la Lista B debe contener una fotografía. Para más información, visite www.e-verify.gov/es.

Ciertas tarjetas de Seguro Social están restringidas y no son documentos aceptables de la Lista C si en la tarjeta aparece:

• “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION” (Válido para Trabajar Solo con Autorización DHS)
• “NOT VALID FOR EMPLOYMENT” (No es Válida para Empleo)
• “VALID FOR WORK ONLY WITH INS AUTHORIZATION” (Válido para Trabajar Solo con Autorización de INS).

Si su empleado presenta una tarjeta de Seguro Social restringida, pídale que le proporcione un documento diferente de la Lista C o un documento de la Lista A.

Debe aceptar cualquier documento de las Listas de Documentos Aceptables que parezcan razonablemente genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta. Puede despedir a un empleado que no presente un documento o documentos aceptables (o un recibo aceptable de un documento) dentro de tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio en el empleo. Si usted no completa correctamente el Formulario I-9, corre el riesgo de violar la sección 274A de INA, y estar sujeto a penalidades monetarias civiles.

Ingrese título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de caducidad (si corresponde) en la Sección 2, con la información de los documentos originales que presentó el empleado. Si elige hacer copias de los documentos, debe hacerlo para todos los empleados, independientemente de su origen nacional o estatus de ciudadanía, o de lo contrario podría violar las leyes contra la discriminación. Sin embargo, si participa en E-Verify y el empleado presenta un pasaporte de Estados Unidos, una tarjeta de pasaporte, una tarjeta de residente permanente (Tarjeta Verde o Green Card) o una tarjeta de autorización de empleo, debe retener una copia con el Formulario I-9. Devuelva los documentos originales a su empleado.

La misma persona que examinó los documentos del empleado también debe completar las casillas en la parte de certificación, y luego firmar y fechar la Sección 2, como se muestra en las figuras que siguen.

En la parte superior de la Sección 2, ingrese el apellido, el nombre y la inicial del segundo nombre del empleado exactamente como aparece en la Sección 1. Ingrese el número que coincide con la casilla de ciudadanía o inmigración que el empleado seleccionó en la Sección 1.

Ingrese el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de caducidad de los documentos originales que presentó el empleado. Puede usar abreviaturas comunes para el título del documento o la autoridad emisora, por ejemplo, "DL" para la licencia de conducir y "SSA" para la Administración del Seguro Social, o las sugeridas en las instrucciones del formulario.

El espacio “Additional Information” (Información adicional) es para las anotaciones del Formulario I-9, tales como:

• Anotaciones que describen extensiones de la autorización de empleo o la fecha de caducidad de un documento para personas en ciertas categorías de no inmigrantes, o bajo el Estatus de Protección Temporal (TPS). Para obtener más información, consulte la Sección 4.4, Extensiones Automáticas de Documentos de Autorización de Empleo (EAD) en ciertas circunstancias, y la Sección 6, Evidencia de Estatus para Ciertas Categorías.
• Información de documentos adicionales que los empleados no inmigrantes F-1 o J-1 pueden presentar, incluido el número de estudiante y visitante de intercambio (SEVIS) y la fecha de finalización del programa del Formulario I-20, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Estudiante No Inmigrante, o DS-2019, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Visitante de Intercambio (J-1), según se requiera.
• Información del documento de reemplazo si se presentó previamente un recibo.
• Discrepancias que los participantes de E-Verify deben tener en cuenta al participar en el programa IMAGE.
• Cualquier otro comentario o anotación opcional necesaria para su proceso empresarial, como las fechas de terminación de empleo, las fechas de retención de formularios y los números de verificación de casos de E-Verify.

Ingrese el primer día de empleo remunerado u otra remuneración en el espacio “The employee’s first day of employment” (Primer día de empleo del empleado; mm/dd/aaaa). El formato requerido es mes, día y año. Los reclutadores y los agentes que refieren por pago no ingresan el primer día de empleo del empleado.

Las agencias de empleo pueden optar por usar la fecha en que un empleado es asignado al empleo, o la fecha en que el nuevo empleado ingresa en el grupo de trabajo, como el primer día de empleo.

El empleador o el representante autorizado firma y fecha la Sección 2 en los espacios proporcionados, para dar fe de haber examinado físicamente los documentos que presentó el empleado. Ingrese también el título, apellido, nombre y el nombre de la empresa u organización del empleador.

Ingrese la dirección, ciudad o pueblo, estado y código postal de la empresa.