9.1 Formulario I-9 y Sistemas de Almacenamiento

Cree su Propio Formulario I-9

USCIS ofrece un Formulario I-9 que se puede completar por computadora, pero no tiene capacidades electrónicas completas. Puede crear su propio Formulario I-9 electrónico siempre que:

• Proporcione instrucciones a los empleados para completar el formulario;
• Cree un formulario legible;
• No realice cambios en el nombre, contenido o secuencia de los elementos de datos e instrucciones que proporcionamos en nuestro sitio web;
• No inserte elementos de datos adicionales o lenguaje, y
• Retenga los formularios generados de acuerdo con los estándares especificados en 8 CFR 274a.2 (e), (f), (g), (h) e (i), según corresponda.

También puede utilizar cualquier programa informático empresarial o sistema automatizado de procesamiento de datos que cumpla con estos estándares. Asegúrese de que el programa o sistema no restrinja el acceso o el uso por parte de una agencia del gobierno de Estados Unidos.

Uso de un Sistema de Almacenamiento Electrónico para el Formulario I-9

Puede retener el Formulario I-9 por medio de un sistema impreso o electrónico, o una combinación de ambos. Si completa un Formulario I-9 de forma impresa, puede escanear y cargar el formulario original firmado, corregirlo o actualizarlo, y retenerlo electrónicamente. Puede destruir el formulario original impreso después de haberlo guardado de forma segura en un formato electrónico. Cualquier sistema electrónico que use para generar el Formulario I-9 o retener los Formularios I-9 completos debe incluir:

• Controles razonables para garantizar la integridad, precisión y confiabilidad del sistema;
• Controles razonables diseñados para prevenir y detectar la creación no autorizada o accidental de, además de, alteración, eliminación o deterioro de un Formulario I-9 completado o almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza;
• Un programa de inspección y garantía de calidad que evalúa regularmente el sistema e incluye controles periódicos del Formulario I-9 almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza;
• Un sistema de índice que permite a los usuarios identificar y recuperar registros mantenidos en el sistema, y
• La capacidad de reproducir copias impresas legibles.

Si elige completar o retener el Formulario I-9 electrónicamente, puede usar uno o más sistemas de generación o almacenamiento electrónico, siempre que cualquier Formulario I-9 retenido en el sistema permanezca totalmente accesible y cumpla con las regulaciones. Puede cambiar los sistemas siempre que el nuevo sistema cumpla con los requisitos reglamentarios de rendimiento. Para cada sistema electrónico utilizado, debe mantener y poner a disposición mediante previa solicitud, descripciones completas de:

• El sistema, incluidos todos los procedimientos relacionados con su uso, y
• El sistema de índice que identifica y recupera documentos y registros relevantes. No necesita mantener bases de datos de índices separados para cada sistema si puede lograr resultados comparables sin hacerlo.

Documentación de los Procesos del Formulario I-9 de su Empresa

Si elige completar o retener el Formulario I-9 electrónicamente, debe mantener (y poner a disposición mediante solicitud previa) documentación de los procesos administrativos como:

• Crear o generar el Formulario I-9 retenido;
• Modificar y mantener el Formulario I-9 retenido, y
• Establecer la autenticidad e integridad de los formularios, como los registros de auditoría.

Firma Electrónica del Formulario I-9

Si completa el Formulario I-9 electrónicamente con una firma electrónica, su sistema para capturar firmas electrónicas debe:

• Permitir que las personas reconozcan que leen la certificación;
• Adjuntar la firma electrónica a un Formulario I-9 completado electrónicamente;
• Incorporar la firma electrónica en el momento de la transacción;
• Crear y preservar un registro que verifique la identidad de la persona que produce la firma;
• A solicitud del empleado, proporcionar una confirmación impresa de la transacción, e
• Incluir un método para confirmar la información requerida en la Sección 2.

Si elige usar una firma electrónica para completar el Formulario I-9, pero no cumple con estos procedimientos estándares, DHS determinará que no ha completado correctamente el Formulario I-9 y estará en violación de la Sección 274A(a)(1)(B) de INA (8 CFR Parte 274a.2(b)(2)).

Retener el Formulario Electrónico I-9 de Forma Segura

Si retiene el Formulario I-9 electrónicamente, debe implementar un programa de seguridad de registros efectivo que garantice que:

• Solo el personal autorizado tiene acceso a los registros electrónicos;
• Tiene un plan de respaldo para recuperar registros para protegerse contra la pérdida de información;
• El personal autorizado está capacitado para minimizar el riesgo de alterar o borrar de manera errónea o accidental los registros electrónicos, y
• El sistema crea un registro seguro y permanente cuando una persona crea, completa, actualiza, modifica o corrige un registro electrónico. Este registro debe incluir la fecha de acceso, la identidad de la persona que accedió al registro electrónico y la acción particular que tomó.

Si su acción o inacción resulta en un registro electrónico alterado, perdido o borrado y usted tenía conocimiento, o debía haber tenido conocimiento razonable de que la acción o inacción podría tener ese efecto, entonces está en violación de la sección 274A(b)(3) de INA (8 CFR 274a.2(g)(2)).