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Preguntas y Respuestas Relacionadas con COVID-19

Las preguntas y respuestas a continuación se relacionan con el anuncio del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) del 20 de marzo de 2020 relativo a la flexibilidad en los requisitos de cumplimiento relacionados con el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, en para los empleadores y empleados que toman precauciones de proximidad física debido al COVID-19.

Preguntas y Respuestas sobre los Requisitos del Formulario I-9

¿Puede proporcionar una descripción general de los cambios en los requisitos del Formulario I-9 debido al COVID-19 y también explicar qué se quedó igual? - Última actualización 06/16/2020

Sí, aquí está la descripción general:

  • El empleado completa la Sección 1 a más tardar el primer día de empleo.

No hay cambios en los requisitos actuales.

  • El empleador completa la Sección 2 dentro de los tres días laborales posteriores al primer día de empleo de su empleado.

No hay cambios en los requisitos actuales para los empleados que están físicamente presentes en un lugar de trabajo.

Los empleadores y lugares de trabajo que operan de forma remota pueden seguir el comunicado de prensa de DHS que anunció flexibilidad en los requisitos relacionados con el Formulario I-9.

Si los empleadores realizan inspecciones de forma remota (por ejemplo, a través de un enlace de vídeo, fax o correo electrónico, etc.), deben obtener, inspeccionar y conservar copias de los documentos de la Sección 2 dentro de tres días laborales posteriores a la contratación. En e la casilla “Additional Information” (Información Adicional), los empleadores pueden indicar que se completó la inspección remota y cuándo la completaron. Debe realizarse una inspección física después de que se reanuden las operaciones normales. Los empleadores deben ingresar “COVID-19”, la fecha de la inspección física y quién la realizó en la casilla “Additional Information” (Información Adicional). Para obtener más información, consulte nuestras simulaciones del Formulario I-9 para ver ejemplos visuales en inglés, de cómo se debe anotar la inspección remota y física.

Como recordatorio, el empleador puede designar a un representante autorizado para completar la Sección 2 o 3 del Formulario I-9 en nombre de la empresa, incluidos los oficiales de personal, capataces o encargados de construcción, agentes o notarios públicos. El Departamento de Seguridad Nacional no requiere que el representante autorizado tenga acuerdos específicos u otra documentación para propósitos del Formulario I-9. Si un representante autorizado completa el Formulario I-9 en nombre del empleador, el empleador aún es responsable de cualquier infracción relacionada con el formulario o el proceso de verificación.

 

  • El empleador examina físicamente los documentos de su empleado con su empleado presente.

DHS ha anunciado cambios a estos procedimientos en determinadas circunstancias. Consulte el comunicado de prensa que anunció la flexibilidad para cumplir con los requisitos relacionados con el Formulario I-9.

  • El empleador completa la Sección 3, Reverificación.

DHS ha anunciado cambios a estos procedimientos. La capacidad de inspeccionar documentos de forma remota para algunos empleadores también se aplica a la reverificación. Consulte el comunicado de prensa del 20 de marzo para obtener detalles sobre la inspección remota.

Si actualiza la Sección 3, escriba “COVID-19” en el margen o anótelo en la casilla “Additional Information” (Información Adicional).

No hay cambios en los requisitos actuales para los empleados que están físicamente presentes en un lugar de trabajo.

AVISO: Si anteriormente escribió “COVID-19 EXT” en el margen o en la casilla “Additional Information” (Información Adicional) al completar la Sección 3 de un Formulario I-9, no es necesario que corrija esta anotación.

¿Se flexibilizará o ampliará el requisito de tres días para completar un Formulario I-9?

No.

Una vez que las operaciones vuelvan a la normalidad, ¿cuál es la responsabilidad de los empleadores? - Última actualización 06/16/2020

Las guías establecen que una vez que se reanuden las operaciones normales, el empleado debe informar al empleador para la verificación en persona de la identidad y la documentación de elegibilidad laboral. El empleador debe examinar físicamente la identidad original del empleado y la documentación de autorización de empleo en presencia del empleado. Después de la revisión de documentos, ingrese en la casilla “Additional Information” (Información Adicional) “COVID 19” como el motivo de la demora en la inspección física, los “documentos examinados físicamente” y la fecha y quién realizó la inspección física.

Consulte nuestras simulaciones del Formulario I-9 para ver ejemplos visuales, en inglés, de cómo se debe anotar la inspección remota y física.

Muchos estados han extendido la fecha de vencimiento de las identificaciones estatales y / o licencias de conducir. ¿Cómo se debe documentar la extensión en la Sección 2? - Última actualización 06/16/2020

Si la identificación estatal o la licencia de conducir del empleado vencieron el 1 de marzo de 2020 o después, y el estado extendió la fecha de vencimiento del documento debido al COVID-19, entonces es aceptable como un documento de la Lista B para el Formulario I-9. Ingrese la fecha de vencimiento del documento en la Sección 2 e ingrese "COVID-19 EXT" en la casilla “Additional Information” (Información Adicional). Los empleadores también pueden adjuntar una copia de la página web del departamento estatal de vehículos motorizados u otra notificación que indique que sus documentos han sido han extendidos.

Los empleadores pueden confirmar que un estado ha extendido automáticamente la fecha de vencimiento de sus identificaciones estatales y licencias de conducir a través del sitio web de la Administración de Vehículos Motorizados o el Departamento de Vehículos Motorizados del estado.

El anuncio de DHS del 20 de marzo permite la inspección remota de documentos y proporciona una anotación "COVID-19" en la casilla "Información adicional" de la Sección 2. ¿Cómo deberían los empleadores manejar esta anotación si usan un Formulario I-9 electrónico que no tiene esta casilla?

El empleador puede adjuntar física o electrónicamente una nota al Formulario I-9 de un empleado al ingresar la información que las guías de ICE solicita en la casilla “Additional Information” (Información Adicional) del Formulario I-9. Cualquier anotación debería explicar claramente la situación y estar firmada y fechada por el empleador.

¿Qué pasa si el empleado presenta un documento diferente en el momento de la inspección física? - Actualizado 06/19/2020

El empleador puede:

  • Completar la Sección 2 en un nuevo Formulario I-9 y adjuntarlo al Formulario I-9 utilizado para la inspección remota; o
  • Proporcionar información sobre el nuevo documento en la casilla “Additional Information” (Información Adicional) y escribir que el empleado presentó este documento durante la inspección física.

(Como mejor práctica, DHS recomienda la opción 1).

¿Qué pasa si el documento era válido durante la inspección remota y ahora ha caducado durante la inspección física? - Actualizado 06/19/2020

Si el documento del empleado no está vencido en el momento de la inspección remota, el empleador no debe solicitar un nuevo documento y puede proceder con la inspección física siguiendo las guías de DHS.

Preguntas y Respuestas de E-Verify

¿Puede aclarar cómo funciona la inspección remota para E-Verify?

De forma temporal, debido al COVID-19, los empleadores y los lugares de trabajo que operan de forma remota tienen la opción de inspeccionar los documentos del Formulario I-9 de forma remota. Los empleadores que eligen la opción de inspección remota pueden inspeccionar los documentos de la Sección 2 a través de un enlace de video, fax, correo electrónico, etc. Los empleadores deben obtener, inspeccionar de forma remota y conservar copias de los documentos de identidad y elegibilidad de empleo que proporcionan sus empleados, dentro de tres días laborales para fines de completar la Sección 2.

 

Después de inspeccionar los documentos del empleado de forma remota y determinar si los documentos parecen razonablemente genuinos y se relacionan con el empleado, deben crear un caso de E-Verify para el empleado. Aún deben seguir las guías actuales y crear el caso de E-Verify para su nueva contratación dentro de tres días laborales a partir de la fecha de contratación. Los empleadores deben usar la fecha de contratación del Formulario I-9 del empleado al crear el caso E-Verify. Si la creación del caso se retrasa debido a las precauciones por COVID-19, seleccione "Other” (Otro) de la lista desplegable e ingrese "COVID-19" como la razón específica.

En el anuncio de DHS del 20 de marzo, la opción de inspección remota solo se aplica a los trabajadores remotos. ¿Qué sucede si tengo empleados que trabajan de forma remota y se reportan en persona para trabajar?

Las guías actuales de DHS permiten flexibilidad solo al completar un Formulario I-9 para un nuevo empleado que solo trabaja de forma remota, pero como se indica en el párrafo 5 del comunicado de prensa de DHS, "... si los empleados recién contratados o los empleados existentes están sujetos a los protocolos de cuarentena o bloqueo por COVID-19, DHS evaluará esto caso por caso ".

Si un empleado presentó un recibo de una agencia que ahora está cerrada debido al COVID-19, ¿cómo debe proceder el empleador después de 90 días si no se ha recibido el documento?

Aunque muchas agencias federales y estatales están cerradas al público, las operaciones internas continúan. Los empleados deben usar las líneas telefónicas de servicio al cliente, los correos electrónicos para comunicarse con el servicio al cliente y otros portales en línea que las agencias federales y estatales puedan tener disponibles.

Este es un asunto continuo. DHS volverá a evaluar esta política si es necesario.

Si un empleado presenta una licencia de conducir vencida (pero que nuestro estado ha extendido automáticamente debido al COVID-19), ¿qué fecha de vencimiento debo usar al crear el caso E-Verify?

Si un estado ha extendido automáticamente la licencia de conducir del empleado debido al COVID-19, los empleadores deben ingresar la fecha de vencimiento real impresa en el documento del empleado al crear el caso E-Verify.

 

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