4.1 Conservar copias de los documentos que presenta su empleado
Puede hacer copias (o imágenes electrónicas) de la documentación que revisó, pero debe devolver la documentación original al empleado. Si hace copias, debe hacerlo de manera consistente para todas las nuevas contrataciones y los empleados nuevamente verificados, independientemente de su origen nacional, ciudadanía o estatus migratorio, o podría violar las leyes contra la discriminación.
Los empleadores que participan en E-Verify deben conservar una copia de ciertos documentos si el empleado decide presentarlos. Estos documentos incluyen el pasaporte de Estados Unidos, la tarjeta de pasaporte, la Tarjeta de Residente Permanente (también conocida como Tarjeta Verde o Green Card) o el Documento de Autorización de Empleo (EAD). Si usted es un empleador en E-Verify que elige copiar la documentación que no sea la que debe copiar para E-Verify, debe aplicar esta política de manera consistente con respecto a la caducidad del Formulario I-9 para todos los empleados.
Si elige examinar los documentos de los empleados de manera remota, debe conservar copias claras y legibles del anverso y reverso (si son de dos caras) de TODA la documentación del Formulario I-9 que un empleado presente de forma remota con el Formulario I-9 del empleado. Para obtener más guías sobre cómo examinar documentos de manera remota consulte la Sección 4.5 Examen Remoto de Documentos, Central I-9 e E-Verify.gov.
Siempre debe completar la Sección 2 revisando la documentación original, incluso si copia los documentos de un empleado después de revisar la documentación. Usted sigue siendo responsable de completar y retener el Formulario I-9.
Debe conservar copias y presentarlas con el Formulario I-9 en caso de una inspección por parte de DHS, el Departamento de Trabajo o el Departamento de Justicia.