10.1 Formulario I-9 y Sistemas de Almacenamiento

Cree su propio Formulario I-9

USCIS ofrece un Formulario I-9 que se puede completar por computadora, pero no tiene capacidades electrónicas completas. Usted puede crear su propio Formulario I-9 electrónico si:

• Proporciona a los empleados las instrucciones para completar el formulario;
• Crea un formulario legible;
• No realiza cambios en el nombre, el contenido o la secuencia de los elementos de datos y las instrucciones que proporcionamos en nuestro sitio web;
• No inserta elementos de datos o lenguaje adicionales; y
• Conserva los formularios generados de acuerdo con los estándares especificados en 8 CFR 274a.2(e), (f), (g), (h) e (i), según corresponda.

También puede utilizar cualquier programa informático comercial o sistema de procesamiento automatizado de datos que cumpla con estos estándares. Asegúrese de que el programa o sistema no restrinja el acceso o el uso por parte de una agencia gubernamental de Estados Unidos.

Uso de un sistema de almacenamiento electrónico para el Formulario I-9

Usted puede conservar el Formulario I-9 de manera impresa o electrónica, o una combinación de ambas. Si completa un Formulario I-9 impreso, puede escanear y cargar el formulario original firmado, corregirlo o actualizarlo, y conservarlo electrónicamente. Puede destruir el formulario original impreso después de haberlo almacenado de forma segura en formato electrónico. Cualquier sistema electrónico que utilice para generar el Formulario I-9 o retener los Formularios I-9 completados debe incluir:

• Controles razonables para garantizar la integridad, precisión y confiabilidad del sistema;
• Controles razonables diseñados para prevenir y detectar la creación, adición, alteración, eliminación o deterioro no autorizado o accidental de un Formulario I-9 completado o almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza;
• Un programa de inspección y garantía de calidad que evalúe regularmente el sistema e incluya verificaciones periódicas del Formulario I-9 almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza; Un sistema de categorización que permita a los usuarios identificar y recuperar los registros mantenidos en el sistema; y
• La capacidad de reproducir copias impresas legibles.

Si usted elige completar o retener el Formulario I-9 electrónicamente, puede usar uno o más sistemas electrónicos de generación o almacenamiento, siempre que cualquier Formulario I-9 retenido en el sistema permanezca completamente accesible y cumpla con las regulaciones. Puede cambiar los sistemas siempre que cada sistema electrónico utilizado cumpla con los requisitos reglamentarios de rendimiento. Para cada sistema electrónico utilizado, debe mantener y poner a disposición, previa solicitud, descripciones completas de:

• El sistema, incluidos todos los procedimientos relacionados con su uso; y
• El sistema de categorización que identifica y recupera documentos y registros relevantes. No es necesario mantener bases de datos de categorización separadas para cada sistema si pueden lograr resultados comparables sin hacerlo.

Documentación de sus procesos comerciales del Formulario I-9

Si elige completar o conservar el Formulario I-9 electrónicamente, debe mantener (y poner a disposición previa solicitud) la documentación de los procesos comerciales que:

• Crean o generan el Formulario I-9 retenido;
• Modifican y mantienen el Formulario I-9 retenido; y
• Establecen la autenticidad e integridad de los formularios, como los resultados de auditorías.

Firma electrónica del Formulario I-9

Si completa el Formulario I-9 electrónicamente y lo firma de manera electrónica, su sistema para capturar firmas electrónicas debe:

• Permitir que las personas reconozcan que leyeron la certificación;
• Adjuntar la firma electrónica a un Formulario I-9 completado electrónicamente;
• Grabar la firma electrónica en el momento de la transacción;
• Crear y conservar un registro que verifique la identidad de la persona que produce la firma;
• A solicitud del empleado, proporcionar una confirmación impresa de la transacción; e
• Incluir un método para reconocer que ha dado fe de la información requerida en la Sección 2.

Si elige usar una firma electrónica para completar el Formulario I-9, pero no cumple con estos estándares, DHS puede determinar que no ha completado correctamente el Formulario I-9 y que está violando la sección 274A (a)(1)(B) de la INA (8 CFR Parte 274A.2(b)(2)).

Retención del Formulario Electrónico I-9 de forma segura

Si retiene el Formulario I-9 electrónicamente, debe implementar un programa efectivo de seguridad de registros que garantice que:

• Solo el personal autorizado tiene acceso a los registros electrónicos;
• Tiene un plan alterno para recuperar registros y protegerse contra la pérdida de información;
• El personal autorizado está capacitado para minimizar el riesgo de alterar o borrar de manera errónea o accidental los registros electrónicos; y
• El sistema crea un registro seguro y permanente cuando una persona crea, completa, actualiza, modifica, altera o corrige un registro electrónico. Este registro debe incluir la fecha de acceso, la identidad de la persona que accedió al registro electrónico y las acciones particulares que tomó.

Si su acción o inacción resulta en la alteración, pérdida o borrado de un registro electrónico, y usted sabía, o razonablemente debería haber sabido, que la acción o inacción podría tener ese efecto, se le puede encontrar en violación de la sección 274A(b)(3) de la INA (8 CFR 274a.2(g)(2)).