9.0 Corregir Errores o Información Faltante en el Formulario I-9
Los empleadores deben asegurarse de que todas las partes del Formulario I-9 estén debidamente completadas y pueden estar sujetos a sanciones según la ley federal si el formulario no se completa correctamente.
Si descubre un error o falta información en la Sección 1 del Formulario I-9 de un empleado, debe pedirle al empleado que corrija el error o agregue la información que falta. Solo los empleados, o su preparador y/o traductor, pueden corregir los errores u omisiones cometidos en la Sección 1.
Haga que el empleado:
- Trace una línea a través de la información incorrecta;
- Ingrese la información correcta o faltante; y
- Escriba sus iniciales y fecha de la corrección.
Debe adjuntar una explicación por escrito de por qué faltaba información o era necesario corregirla. Si el empleo del empleado ha terminado, adjunte al formulario actual una declaración firmada y fechada que identifique el error u omisión y explique por qué no se pudieron hacer correcciones como, por ejemplo, si el empleado ya no trabaja para usted.
Si el empleado está ubicado de forma remota, debe desarrollar el proceso de trabajo apropiado para permitirle corregir o ingresar la información faltante.
Correcciones realizadas por un preparador y/o traductor que ayudó con la sección 1
Al descubrir un error o información faltante, el preparador y/o traductor debe:
- Trazar una línea a través de la información incorrecta;
- Ingresar la información correcta o faltante; y
- Escribir sus iniciales y fecha de la corrección;
o
- Trazar una línea a través de la información incorrecta;
- Hacer que el empleado proporcione la información correcta o faltante; y
- Hacer que el empleado escriba sus iniciales y fecha de la corrección.
Si el preparador y/o traductor es la misma persona que completó el campo de Certificación de Preparador y/o Traductor en el Suplemento A, Certificación de Preparador y/o Traductor para la Sección 1 cuando el empleado completó inicialmente el Formulario I-9, no debe completar un segundo campo de certificación. Si el preparador y/o traductor no completó previamente el campo de certificación, debe:
- Completar el campo de certificación en el Suplemento A; o
- Si el campo de certificación fue completado previamente por un preparador y/o traductor diferente:
- Ingrese la información del nuevo preparador y/o traductor (e indique “para correcciones”) en el siguiente campo de certificación en el Suplemento.
Corrección de la Sección 2 y el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación
Solo el empleador (o su representante autorizado) puede hacer correcciones en la Sección 2 o el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación. Si descubre un error o falta información, debe:
- Trazar una línea a través de información incorrecta;
- Ingresar la información correcta o faltante; y
- Escribir sus iniciales y fecha en la corrección o la información faltante.
Debe adjuntar una explicación por escrito de por qué faltaba información o era necesario corregirla. Si no ingresó la fecha en que completó la Sección 2 y/o el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, no debe retroceder la fecha del formulario. En su lugar, ingrese la fecha actual y escriba sus iniciales en el campo de fecha.
Para corregir varios errores en una sección, usted puede volver a hacer la sección en un nuevo Formulario I-9 y adjuntarlo al formulario anterior. También puede completar un nuevo Formulario I-9 si contiene errores sustanciales (como secciones enteras que se dejaron en blanco o completó la Sección 2 a base de documentos inaceptables). Debe adjuntar una explicación por escrito al Formulario I-9 del empleado que describa por qué realizó cambios en un Formulario I-9 existente o por qué creó un nuevo Formulario I-9.
Si realiza algún cambio en el formulario, NO lo oculte. No debe borrar texto ni usar líquido corrector. Hacerlo puede resultar en que tenga que rendir cuentas bajo la ley federal de inmigración. Si realizó este tipo de cambios, le recomendamos que adjunte una explicación por escrito firmada y fechada de los cambios en el Formulario I-9.
Si utiliza un Formulario I-9 electrónico, su registro de auditoría debe reflejar todas las correcciones y adiciones realizadas a las Secciones 1 y 2, y los Suplementos A y B.