6.3 Registro de cambios de nombre y otra información de identidad para los empleados actuales
Durante la nueva verificación o contratación, si un empleado ha tenido un cambio de nombre legal (por ejemplo, al casarse), debe ingresar su nuevo nombre legal en los campos para nuevo nombre del Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, como se describe en las Secciones 6.1 y 6.2. Si cambió legalmente su nombre en cualquier otro momento, le recomendamos que actualice los campos para nuevo nombre en un campo posterior en la página del suplemento original o en una nueva página de suplemento, tan pronto como se entere del cambio, para que mantenga la información correcta en el formulario.
Para ingresar un cambio de nombre legal en el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación sin volver a verificar o recontratar:
- Ingrese el nuevo nombre del empleado en los campos para nuevo nombre.
- Ingrese su nombre y firme y feche el campo que completó en el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación.
En cualquier situación, debe tomar medidas para asegurarse de que el cambio de nombre del empleado sea correcto. Esto puede incluir pedirles que proporcionen documentación legal que muestre el cambio de nombre, como un certificado de matrimonio. Haga una copia de ese documento para guardarlo con el Formulario I-9 en caso de una inspección.
Puede encontrar situaciones distintas a un cambio de nombre legal en las que un empleado le informe (o usted tenga motivos para creer) que su identidad es diferente de la que utilizó para completar su Formulario I-9. Por ejemplo, un empleado puede haber estado trabajando bajo una identidad falsa, haber obtenido posteriormente una autorización de empleo bajo su verdadera identidad y desea regularizar sus registros de empleo. En ese caso, debe completar un nuevo Formulario I-9. Escriba la fecha de contratación original en la Sección 2 y adjunte el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 previamente completado e incluya una explicación por escrito.
En los casos en que un empleado haya trabajado para usted bajo una identidad falsa, pero demuestre la autorización actual para trabajar en Estados Unidos, las reglas del Formulario I-9 no requieren la terminación del empleo.
Además, es posible que haya otras leyes, obligaciones contractuales o políticas de la empresa que deba tener en cuenta antes de tomar medidas. Por ejemplo, el INA prohíbe la discriminación basada en la ciudadanía, el estatus migratorio y el origen nacional. Consulte la Sección 11.0, Discriminación Ilegal y Sanciones por Prácticas Prohibidas, para obtener más información.
Para empleadores de E-Verify:
- Sus empleados deben registrar su cambio de nombre legal con la SSA para evitar discrepancias en E-Verify. Para obtener más información, visite www.e-verify.gov/es.
- Si completa un nuevo Formulario I-9 basado en un cambio de nombre no legal, debe confirmar la nueva información del Formulario I-9 a través de E-Verify. Si no completa un nuevo Formulario I-9, no debe crear un nuevo caso de E-Verify.
- Los contratistas federales que están sujetos a la cláusula E-Verify del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) y que eligen verificar a los empleados existentes actualizando un Formulario I-9 ya completado están sujetos a reglas especiales con respecto a cuándo deben completar un nuevo Formulario I-9. Si elige actualizar el Formulario I-9 para los empleados actuales, debe completar un nuevo Formulario I-9 cuando un empleado cambie su nombre. Para obtener más información, consulte la Guía Suplementaria de E-Verify para contratistas federales, en e-verify.gov.