Auto-auditorías y Corrección de Errores

Formulario I-9 en inglés

Se han emitido varias versiones del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, desde que el formulario se publicó por primera vez en 1987. No todas las versiones son válidas para su uso. Para determinar si usted utiliza la versión correcta del Formulario I-9, verifique la fecha de revisión impresa en la esquina inferior izquierda del formulario y no la fecha de vencimiento impresa en la parte superior del formulario.

Actualmente, solo los formularios que muestran la siguiente fecha de revisión son válidos:

Rev. 10/21/2019

A continuación, se muestran las fechas en que se revisó el Formulario I-9. Una "N" junto a la fecha de revisión significa que el Formulario I-9 con fechas de revisión anteriores ya no se puede usar para verificar la elegibilidad de empleo. Una "Y" junto a la fecha de revisión significa que el formulario es válido hasta que USCIS emita un nuevo formulario con una fecha de revisión que contenga una "N".

Fecha de Revisión

Rev. 10/21/2019*

Rev. 07/17/2017 N*

Rev. 11/14/2016 N

Rev. 03/08/13 N

Rev. 08/07/09 Y

Rev. 02/02/09 N

Rev. 06/16/08 N**

Rev. 06/05/07 N

Rev. 03/26/07 N

Rev. 05/31/05 Y

Rev. 11/21/91 N

Rev. 05/21/90

Rev. 05/07/87

Rev. 03/20/87

* Versión válida actualmente.

** USCIS publicó por error un Formulario I-9 en su sitio web cuyas fechas de revisión y caducidad se actualizaron, pero no se hicieron cambios. Este formulario incorrecto se publicó en el sitio web el 16 de junio de 2008 y se eliminó el 26 de junio de 2008.

Formulario I-9 en Español

La versión en español del Formulario I-9 solo puede ser completada para fines oficiales por los empleadores en Puerto Rico. Los empleadores en Puerto Rico completan y conservan la versión en español o la versión en inglés del Formulario I-9 para sus registros. Los empleadores en Estados Unidos que consisten en los 50 estados y otros territorios de EE. UU. pueden usar la versión en español como guía de traducción para los empleados de habla hispana, pero deben completar y mantener la versión en inglés para sus registros.

El Formulario I-9 en español tiene las mismas fechas de revisión que el formulario en inglés. Siga las instrucciones anteriores para determinar si utiliza el formulario correcto.

Formulario I-9 CNMI

Desde el 28 de noviembre de 2009 hasta el 27 de noviembre de 2011, los empleadores que contratan personas en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI, por sus siglas en inglés) utilizaron el Formulario I-9 CNMI para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada empleado recién contratado. El 28 de noviembre de 2011, los empleadores de CNMI comenzaron a usar el Formulario I-9 estándar.

Dos versiones del Formulario I-9 CNMI fueron aceptables para su uso durante ese tiempo. Se pueden identificar por sus fechas de revisión, indicadas en la esquina inferior derecha del formulario:

Rev. 6/27/10 Y

Rev. 11/12/09

Para corregir el formulario se debe:

• Trazar una línea a través de la información incorrecta
• Escribirla información correcta
• Inicializar y fechar la corrección.

Para corregir múltiples errores en el formulario, puede rehacer la sección en un nuevo Formulario I-9 y adjuntarlo al formulario antiguo. Un nuevo Formulario I-9 también puede ser completado si errores mayores (como secciones enteras dejadas en blanco o la Sección 2 completada sobre la base de documentos inaceptables) necesitan ser corregidos. Se debe incluir una nota en el archivo con respecto a la razón por la cual usted hizo cambios a un Formulario I-9 existente o completó un nuevo Formulario I-9.

Asegúrese de no ocultar ningún cambio realizado en el formulario (aparte de simples errores de anotación al copiar información del documento). Hacerlo puede conducir a mayores consecuencias bajo la ley federal de inmigración.

Si ha hecho cambios en el Formulario I-9 con líquido de corrección, le recomendamos que adjunte una nota firmada y fechada al Formulario I-9 corregido en la que explica lo ocurrido.

El Servicio de Inmigración y Aduanas de EE.UU. y la Oficina del Consejero Especial para Prácticas Injustas en el Empleo Relacionadas con la Inmigración han proporcionado una guía conjunta para ayudar a los empleadores a realizar auditorías internas. Las auditorías permiten a los empleadores asegurarse de que los Formularios I-9 han sido completados correctamente y a hacer correcciones si se encuentran errores. Aprenda más acerca de la Guía para Empleadores que Realizan Auditorías Internas del Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleo (en inglés).

Debe revisar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, inmediatamente después de completarlo para evitar estos errores comunes.

En la Sección 1, los errores comunes cometidos por los empleados incluyen:

• El empleado no ingresa el nombre, otros apellidos utilizados (como el apellido de soltera), la dirección o la fecha de nacimiento.
• El empleado no ingresa el número A / número USCIS después de seleccionar “A Lawful Permanent Resident.” (Residente permanente legal).
• El empleado no ingresa el Número A / Número USCIS o el número de admisión del Formulario I-94 después de seleccionar “An alien authorized to work until” (extranjero autorizado para trabajar hasta).
• El empleado no firma ni fecha la certificación.
• El empleado no completa la Sección 1 antes del primer día de empleo ("fecha de contratación", es decir, el comienzo del empleo por salario u otra remuneración).
• El empleado no marca una de las casillas que indican que es ciudadano o no ciudadano de Estados Unidos, residente permanente legal o extranjero autorizado para trabajar hasta una fecha específica, o marca varias casillas que para establecer más de un ítem anterior.
• El empleado no marca la casilla “I did not use a preparer or translator” (no utilicé un preparador o traductor) (si corresponde).

En la Sección 1, los errores comunes cometidos por el preparador y / o el traductor incluyen:

• El preparador y / o traductor del empleado no marca la casilla “A preparer and/or translator assisted the employee in completing Section 1” (Un preparador y / o traductor ayudó al empleado a completar la Sección 1) (si corresponde).
• Cada preparador y / o traductor para el empleado, si se usa más de uno, no completa áreas separadas de certificación de preparador y / o traductor (si corresponde).
• El preparador y / o traductor del empleado no ingresa su nombre, dirección o firma en la casilla de certificación del preparador y / o traductor (si corresponde).
• El preparador y / o traductor del empleado no ingresa la fecha en la casilla de certificación del preparador y / o traductor (si corresponde).

En la Sección 2, los errores comunes cometidos por los empleadores incluyen:

• El empleador no ingresa el apellido, nombre, inicial del segundo nombre o estatus de ciudadanía / inmigración del empleado en el área "Información del empleado de la Sección 1" en la parte superior de la Sección 2.
• El empleador no ingresa el documento aceptable de la Lista A o los documentos aceptables de la Lista B y la Lista C en el formulario.
• El empleador no ingresa el título del documento, la autoridad emisora, el número o la fecha de vencimiento de la documentación presentada.
• El empleador no ingresa su título comercial, nombre o dirección.
• El empleador no ingresa la fecha en que comenzó el empleo (fecha de contratación).
• El empleador o el representante autorizado del empleador no firma, fecha o ingresa su título, apellido o nombre en la certificación.
• El empleador no completa la Sección 2 al tercer día laboral después de la fecha en que el empleado comenzó a trabajar o, si el empleado es contratado por 3 días laborales o menos, en el momento en que el empleado comenzó a trabajar.

En la Sección 3, los errores comunes cometidos por los empleadores incluyen:

• El empleador no ingresa el apellido, el nombre y la inicial del segundo nombre del empleado en el área “Employee Name from Section 1” (Nombre del empleado de la Sección 1) en la parte superior de la Sección 3.
• El empleador no ingresa el título, número o fecha de vencimiento del documento para la documentación aceptable presentada.
• El empleador no ingresa la fecha de recontratación, si corresponde.
• El empleador no ingresa el nuevo nombre del empleado, si corresponde.
• El empleador no firma, fecha o ingresa su nombre en la certificación.
• El empleador no completa la Sección 3 hasta después de que la autorización de trabajo del empleado haya expirado.

Consejos Generales para Completar el Formulario I-9

• Al completar el Formulario I-9, debe asegurarse de que:
• La información en el formulario es clara y legible.
• La fecha ingresada en la Sección 2 como la fecha en que el empleado comenzó a trabajar coincide con la fecha en los registros de nómina.
• Las marcas resaltadas, los agujeros y las grapas no interfieren con la capacidad de un oficial autorizado para leer la información en el formulario.
• Las copias de la documentación retenida con el Formulario I-9 son legibles, si se hacen copias de la documentación.
• Las abreviaturas utilizadas son ampliamente entendidas. No use una abreviatura que no sea ampliamente conocida.
• Se completan todas las secciones aplicables del formulario.
• Se utiliza la versión actual del Formulario I-9.
• Se completa la versión en inglés del formulario, a menos que el formulario se complete en Puerto Rico. La versión en español está aprobada para su uso solo en Puerto Rico.
• Los empleados son tratados de manera no discriminatoria.